Istnieją cztery rodzaje usług biura wirtualnego: fizyczna przestrzeń biurowa, przekazywanie poczty, centrum telefoniczne i personel pomocniczy. Te opcje mają różne koszty i ważne jest, aby starannie wybrać firmę świadczącą usługi wirtualnego biura. Usługi te muszą być stale dostępne i zapewniać wysoki poziom usług.
Fizyczna przestrzeń biurowa w dzielnicy korporacyjnej to ważny pierwszy krok dla niezależnego lub domowego biznesu. Wiele firm rozpoczynających działalność wykorzystuje wspólną przestrzeń biurową, aby spotykać się z klientami, przeprowadzać rozmowy kwalifikacyjne na stanowiska telepracy i prowadzić wideokonferencje. Wszystkie te elementy wymagają profesjonalnej przestrzeni o określonym poziomie udogodnień i usług.
Przekazywanie poczty to jedna z najpopularniejszych opcji oferowanych przez firmę świadczącą usługi wirtualnego biura. Wiele firm nie chce zajmować się firmami prowadzonymi poza adresem zamieszkania. Podanie alternatywnego adresu poprawia profil Twojej firmy jako legalnej, rentownej firmy. Niektóre firmy mają siedziby w kilku największych miastach świata, takich jak Londyn, Nowy Jork i Tokio. Te alternatywne adresy pomagają umocnić Twoją firmę jako firmę o ugruntowanej pozycji.
Profesjonalnie zarządzane centrum telefoniczne zapewnia wszystkim dzwoniącym powitanie biznesowe i możliwość rozmowy z operatorem. Pilne wiadomości mogą być przekazywane bezpośrednio do Ciebie poza standardowymi godzinami pracy. Z tej usługi można również korzystać, gdy jesteś na spotkaniach, podróżujesz lub nie możesz odbierać połączeń telefonicznych.
Personel pomocniczy może mieć kluczowe znaczenie dla sukcesu Twojej nowej firmy. Niektóre firmy świadczące usługi wirtualnego oficera dysponują księgowymi, prawnikami, księgowymi i sekretarkami dostępnymi jako zasoby. Jeśli potrzebujesz ich usług, skontaktuj się z nimi bezpośrednio, aby umówić się na niezbędną pomoc. Posiadanie tych zasobów już wcześniej wybranych pozwala zaoszczędzić cenny czas i wysiłek. Współpracuj ściśle z innymi członkami firmy świadczącej usługi wirtualnego biura, aby łączyć zasoby i dzielić się umiejętnościami i usługami.
Przy wyborze tego typu firmy bardzo ważne jest sprawdzenie referencji. Porozmawiaj z co najmniej czterema obecnymi klientami i dwoma wcześniejszymi klientami. Dowiedz się, czy usługi są profesjonalne, spójne i dostępne w razie potrzeby. Określ, na czym polega proces rozwiązywania konfliktów i czy toczyły się przeciwko firmie sprawy sądowe w sprawach cywilnych.
Dokładnie zapoznaj się z umową i zapisz się na krótkoterminową dzierżawę, która nie przekracza trzech miesięcy. Ten okres czasu daje możliwość przetestowania usług i określenia, czy spełniają one Twoje potrzeby. Pozwala również dowiedzieć się, czy wirtualne biura pasują do Twojego stylu pracy, biznesu i osobistego.