Ogólnie rzecz biorąc, zarządzanie drukowaniem odnosi się do administrowania, monitorowania i konserwacji sprzętu drukarki, oprogramowania drukarki i usług związanych z dokumentami. Usługi zarządzania drukiem oferowane firmom mogą obejmować kontrolę sprzętu, oprogramowania i dokumentów lub ich kombinację. Firmy oferujące te usługi zazwyczaj zapewniają swoim klientom opcje na miejscu, online, zdalnie i na żądanie. Usługa zarządzania drukiem może być korzystna dla firmy, ponieważ obniża koszty związane z drukarką, zwiększa wydajność, minimalizuje błędy i usprawnia projekty.
Opcje na miejscu oferowane przez firmy zarządzające drukarkami zazwyczaj obejmują przeszkolonych techników, którzy mogą zapewnić dedykowane wsparcie grupie klientów w regionie. Klienci zazwyczaj dzwonią do centrum serwisowego, aby poprosić o pomoc w przypadku problemów ze sprzętem lub oprogramowaniem. Technik zazwyczaj najpierw próbuje rozwiązać problem z klientem przez telefon. Jeśli problemu nie da się łatwo rozwiązać, technik zwykle odwiedza witrynę. Usługa na miejscu jest zwykle dostępna w przypadku problemów ze sprzętem i oprogramowaniem, ale nie w przypadku zarządzania dokumentami. Podczas gdy niektóre zalety usługi na miejscu to dbałość o szczegóły i obsługa klienta dostosowana do klienta, wadami są zazwyczaj wyższy koszt obsługi i dłuższy czas oczekiwania na rozwiązanie problemu.
Wiele firm oferuje również swoim klientom usługi zarządzania drukiem online. Usługi online dotyczące oprogramowania drukarki i zarządzania dokumentami są zazwyczaj połączone z pomocą techniczną na miejscu w przypadku problemów ze sprzętem. W przypadku problemów z oprogramowaniem klient ze wsparciem online zwykle loguje się do istniejącego konta i inicjuje żądanie, na które następnie odpowiada za pośrednictwem czatu na żywo lub poczty e-mail.
W celu zarządzania dokumentami klienci zwykle logują się na swoje konto, zamawiają dokumenty, które chcą wydrukować, przesyłają niezbędne materiały do produkcji dokumentu, a następnie płacą za produkt. Produkt jest wtedy zazwyczaj dostarczany do firmy w ciągu kilku dni roboczych. Usługi zarządzania drukiem online są zazwyczaj atrakcyjną opcją dla dużych firm, które mogą mieć napięty czas pracy i mogą skorzystać z dodatkowej pomocy w realizacji kluczowych projektów. Często taniej może być zlecanie prac drukarskich na zewnątrz zamiast płacenia za dodatkowe zasoby i personel do wykonania pracy we własnym zakresie.
Zdalne usługi zarządzania drukowaniem zwykle obejmują obsługę sprzętu i oprogramowania drukarek sieciowych w dużych firmach. Firma serwisowa zwykle instaluje oprogramowanie monitorujące w sieci komputerowej firmy. Oprogramowanie zwykle sprawdza, czy nie ma błędów sprzętowych lub awarii, jednocześnie monitorując poziomy tonera w drukarce i wykorzystanie klienta. Usługi zdalnego zarządzania drukowaniem różnią się w zależności od używanego oprogramowania i poziomu kontroli wykonywanej przez firmę serwisową. Jeśli poziom kontroli nad zasobami drukarki firmy jest zbyt wysoki, klienci mogą być sfrustrowani i niezadowoleni z usługi.
Firmy oferujące usługi zarządzania drukowaniem na żądanie zazwyczaj mają zainstalowane specjalne oprogramowanie na swoich drukarkach sieciowych. Korzystając z oprogramowania, mogą zażądać pomocy technicznej dotyczącej oprogramowania drukarki i usług zarządzania dokumentami. Wsparcie na żądanie jest często droższe, ponieważ zasadniczo jest to dedykowana usługa zdalna. Zwykle duże firmy o większych potrzebach poligraficznych korzystają z usług na żądanie. Firmy z wieloma kluczowymi projektami, które muszą być zrealizowane w krótkich terminach, mogą szczególnie skorzystać z rozwiązania na żądanie.