Zarządzanie dokumentami typu open source to rodzaj narzędzia lub systemu, który opiera się na oprogramowaniu komputerowym, które pomaga zarządzać zapisami lub innymi dokumentami. Ogólnie zarządzanie dokumentami to termin służący do śledzenia dokumentów papierowych lub elektronicznych. Systemy zarządzania dokumentami mogą być proste lub złożone. Mogą polegać na tradycyjnych papierowych systemach przechowywania lub nowej technologii przechowywania dużej ilości informacji.
Większość systemów zarządzania dokumentami ma kilka wspólnych cech. Systemy zarządzania dokumentami oceniają fizyczną przestrzeń dostępną do przechowywania rekordów, maksymalną pojemność sprzętu komputerowego, takiego jak serwer, oraz dostępne metody udostępniania dokumentów papierowych w formie elektronicznej. Obrazowanie lub skanowanie dokumentów do formatu cyfrowego jest często częścią nowoczesnego zarządzania dokumentami.
Oprogramowanie open source odnosi się do programów, które nie zawierają chronionego kodu źródłowego. Oznacza to, że każdy może przyjrzeć się, jak powstał program, lub zmodyfikować kod, aby dopasować go do własnych potrzeb. Oprogramowanie open source jest alternatywą dla oprogramowania zastrzeżonego, w którym kod źródłowy jest chroniony w celu zapobiegania „inżynierii wstecznej” i niepożądanej modyfikacji programu.
Systemy zarządzania dokumentami typu open source obejmują opcje, takie jak system zarządzania treścią typu open source (CMS). System zarządzania treścią stał się ogólnym zasobem do przechowywania danych w przedsiębiorstwie. Jest to kolejny ogólny termin, który tak naprawdę odnosi się do dowolnej metody zarządzania wspólnym przepływem pracy w firmie. Umożliwianie zdalnego dostępu i dostarczanie danych z jednej lokalizacji do drugiej jest bardzo często częścią tego, co CMS robi dla firmy. To tylko jedna z wielu opcji narzędzi typu open source, które mogą pomóc w promowaniu konkurencyjnego zarządzania dokumentami w firmie.
Zwolennicy oprogramowania open source wskazują, w jaki sposób ta opcja zmienia model biznesowy dla technologii korporacyjnej. Firmy, które wybierają systemy zarządzania dokumentami typu open source, mogą czerpać korzyści z bezpłatnych technologii, które zachęcają do proaktywnej inżynierii w miejscu pracy. Zarządzanie dokumentami typu open source może również zaoszczędzić pieniądze firmy.
Wielu dostawców technologii konkuruje o oferowanie produktów i usług związanych z zarządzaniem dokumentami typu open source. Należą do nich portal open source do przepływu danych lub kodowanie PHP typu open source lub programowanie w innych językach komputerowych, aby pomóc firmom dostosować różne elementy open source. Mogą one być niezbędne w promowaniu ogólnych rozwiązań IT dla każdej wielkości przedsiębiorstwa.