Dla firmy dowolnej wielkości wybór systemu zarządzania drukiem jest często kwestią określenia zakresu i częstotliwości potrzeb związanych z drukowaniem. Tak jak firma może potrzebować różnych dostawców w zależności od rodzaju oferowanych produktów lub usług, system zarządzania drukowaniem może się znacznie różnić. Zazwyczaj firma będzie musiała wykonać pewne wydruki we własnym zakresie lub zlecić je większej firmie drukarskiej w zależności od potrzeb lub projektów, które mają zostać zrealizowane, więc jest to coś, co można określić w sposób ciągły.
Wybór odpowiedniego rozwiązania dla potrzeb zarządzania drukowaniem może w dużej mierze zależeć od ilości wydruków, które mają być wykonywane regularnie w Twojej firmie. Jeśli okaże się, że spędzasz dużo czasu i pieniędzy na materiałach eksploatacyjnych lub często jeździsz do sklepu z artykułami biurowymi i chcesz ograniczyć wydatki, możesz rozważyć wdrożenie tańszego systemu zarządzania drukowaniem. Można to osiągnąć, badając różne rodzaje systemów i usług drukarek dostępnych dla firmy tego typu.
Małe firmy mogą wybrać outsourcing jako sposób zarządzania większymi projektami drukowania. Podczas gdy wewnętrzna sieć druku dobrze sprawdza się w przypadku codziennych potrzeb personelu w zakresie drukowania, w przypadku zarządzania większymi zadaniami często bardziej realistyczne ekonomicznie jest powierzenie pracy drukarni. Zaletą współpracy z outsourcingiem w zakresie zarządzania drukowaniem jest to, że oszczędza ona również czas i pomaga firmie dotrzymać ważnych terminów.
Duże firmy z większymi budżetami mogą tworzyć wewnętrzne systemy zarządzania drukiem, którymi można zarządzać w jednym centralnym obszarze w korporacyjnym budynku biurowym. Gdy potrzebne jest duże zadanie drukowania, praca ta może być obsługiwana przez wewnętrznego kierownika ds. druku, który będzie nadzorował pracę i upewniał się, że jest ona zgodna z najwyższymi standardami. Zarządzanie zadaniami drukowania w ten sposób ogranicza kosztowne marnowanie papieru, atramentu i czasu.
Innym sposobem wyboru najlepszego systemu zarządzania drukiem dla swojej firmy jest rozważenie korzyści płynących z korzystania z usług drukowania i marketingu online. Można to wykorzystać w połączeniu z systemem wewnętrznym, w którym część prac można zlecić firmie drukarskiej, a następnie w razie potrzeby wysłać do innych lokalizacji. Na przykład wiele firm korzysta ze specjalnej usługi drukowania, aby tworzyć materiały marketingowe, które można wysyłać bezpośrednio na konferencje poza siedzibą firmy lub do klientów na żądanie.