Oprogramowanie do składania dokumentów to inne określenie programu, którego można używać do wielokrotnego tworzenia dokumentów formularzy. Na przykład osoba, która regularnie korzysta ze standardowego listu biznesowego lub umowy, może tworzyć niestandardowe dokumenty bez konieczności wielokrotnego wprowadzania tych samych ogólnych informacji. Oprogramowanie to jest powszechnie używane w kancelariach prawnych, ale może być również wykorzystywane do tworzenia wielu innych rodzajów dokumentów. Na przykład wielu specjalistów z branż takich jak sprzedaż, ubezpieczenia i bankowość korzysta z tego oprogramowania do tworzenia umów i innych dostosowanych dokumentów. Formularze medyczne i rządowe to dodatkowe przykłady elementów, które można wygenerować za pomocą tych programów.
Dostępnych jest wiele rodzajów pakietów oprogramowania do tworzenia dokumentów, a także kilka aplikacji internetowych. Niektóre są bardziej odpowiednie do użytku w firmach prawniczych, ale inne programy mogą być wykorzystywane w prawie każdym biurze. Co więcej, większość firm niekoniecznie musi kupować określoną markę oprogramowania, w zależności od obszaru ich specjalizacji. Wiele programów umożliwia tworzenie różnego rodzaju profesjonalnych dokumentów.
Aby utworzyć nowy element, użytkownik zwykle odpowiada na szereg pytań stawianych przez program. Wprowadzone informacje są następnie wykorzystywane do wygenerowania niestandardowego formularza zawierającego wszystkie istotne dane. Jest na ogół bardziej zaawansowany niż standardowy szablon. Program jest raczej intuicyjny, ponieważ zapisuje pewne dane i wpina je w odpowiednie miejsca, nawet w później tworzonych dokumentach.
Istnieje kilka postrzeganych korzyści z używania oprogramowania do tworzenia dokumentów. Jednym z nich jest to, że może pomóc zaoszczędzić czas i promować wydajność. Użytkownicy mogą uniknąć tworzenia dokumentu od podstaw za każdym razem, gdy potrzebują nowego. Kolejną potencjalną zaletą dla urzędów jest jednolitość, dzięki czemu wszyscy pracownicy mogą korzystać z tego samego dokumentu, zamiast tworzyć własny. Takie narzędzia programowe mogą aktualizować ważne informacje, stale aktualizując odpowiednie dane z wielu źródeł, pomagając w ten sposób zmniejszyć ryzyko nadużyć.
Z drugiej strony niektórzy ludzie mogą uważać, że korzystanie z oprogramowania do tworzenia dokumentów ma wady. Mogą być przyzwyczajeni do tworzenia własnych dokumentów i dlatego nie chcą korzystać z ograniczonej zawartości tych nowych szablonów. Tego typu oprogramowanie może również zająć trochę czasu, aby nauczyć się, jak efektywnie korzystać, co wymaga początkowego zainwestowania czasu personelu.
Różne wersje tych pakietów oprogramowania są dostępne w sklepach z artykułami biurowymi oraz w sklepach internetowych. Ponadto niektóre organizacje członkowskie, takie jak American Academy of Estate Planning Attorneys (AAEPA), oferują pakiety oprogramowania do tworzenia dokumentów wyłącznie swoim członkom. Jeśli firma woli zamiast tego korzystać z jednej z aplikacji internetowych, kilka opcji można znaleźć, wyszukując w Internecie.