Metalowa szafka na akta to wszechobecny mebel, który można znaleźć w prawie każdym biurze i niektórych domach. Zostały zaprojektowane tak, aby były funkcjonalne i trwałe, ale mogą brakować różnorodności w wyglądzie, aby pasowały do wystroju pomieszczenia. Szafy mogą być trudne w utrzymaniu, ponieważ się starzeją, szybko wykazują oznaki zużycia, jeśli nie są wykonane z grubego, trwałego materiału. Produkcja jest problemem, ponieważ metalowa szafka na akta może być łatwo produkowana masowo, co powoduje, że niektóre projekty są jednorazowego użytku. Jednocześnie metalowa szafka na akta może być wykonana w sposób zapewniający elastyczną funkcjonalność, której szafka drewniana lub plastikowa może nie zapewniać.
Jedną z zalet metalowej szafki na akta, która również może być szkodliwa, jest materiał, z którego jest wykonana. Metal może być bardzo wszechstronny na etapie projektowania i produkcji szafy. Pozwala to na konstruowanie niektórych stylów szafek, takich jak pełne segregatory boczne. Metal jest również lżejszy i trwalszy niż inne materiały, umożliwiając produkcję wyższych i szerszych szafek bez nadmiernego obciążania z punktu widzenia transportu.
Metalowa szafka na akta ma również pewne wady ze względu na materiał, z którego jest wykonana. Najwyraźniej metal może być malowany i teksturowany tylko w określony sposób, co oznacza, że nie ma dużej różnorodności w wyglądzie szafek, które nie są wykonane na zamówienie. Metal może łatwo ulec wgnieceniu, powodując niedoskonałości wykończenia, których nie można łatwo naprawić, jeśli w ogóle. Konstrukcja większości szafek na dokumenty oznacza, że metal może być również niesamowicie głośny, gdy szuflady są otwierane i zamykane, ponieważ dźwięk będzie odbijał się echem w całym urządzeniu.
Fakt, że metalowa szafka na akta może być wykonana z cienkich arkuszy metalu, oznacza, że we wnętrzu będzie więcej miejsca do przechowywania w stosunku do zewnętrznej powierzchni mebli. W przypadku drewnianej szafki na dokumenty drewno musi mieć określoną grubość, aby podtrzymać konstrukcję, a zatem będzie mieć mniejszą powierzchnię do przechowywania od wewnątrz w stosunku do miejsca, jakie zajmuje w pomieszczeniu. Drewniana szafka na dokumenty również może być znacznie cięższa niż metalowa szafka na dokumenty o tym samym rozmiarze, co utrudnia jej przenoszenie.
Kolejną zaletą metalowej szafki na akta jest jej odporność na niektóre elementy. Specjalne ognioodporne metalowe szafki mogą być zaprojektowane i wyłożone betonem lub innymi związkami, które mogą chronić zawartość szafki przed wodą i ogniem. Nie mogą być wykonane z drewna lub plastiku, które są łatwopalne.