Promotor wydarzeń tworzy „szum” o wydarzeniach klientów, aby zachęcić ludzi do wzięcia w nich udziału. Wydarzeniem może być koncert, otwarcie nowej firmy, targi kariery, zawody sportowe lub wiele innych możliwości. Utalentowani promotorzy wydarzeń są wykwalifikowani w strategiach reklamowych i public relations. Przede wszystkim skuteczny organizator wydarzeń musi mieć umiejętność wymyślania kreatywnych pomysłów na projekty, które może zrealizować dzięki dobrym relacjom roboczym z innymi ludźmi.
Organizatorzy wydarzeń muszą współpracować z wieloma różnymi osobami we wszystkich częściach projektu promocji wydarzenia. Na przykład kreatywna strona projektu promocyjnego prawdopodobnie będzie wymagała od grafika i copywritera stworzenia materiałów reklamowych, które mogą obejmować kupony, plakaty lub broszury, a także reklamy w gazetach, radiu, telewizji lub w czasopismach. Utrzymywanie bliskiego kontaktu z osobami zajmującymi się księgowością jest ważne dla promotora wydarzenia, ponieważ zawsze musi dotrzymywać kreatywnych pomysłów zgodnie z ustalonym budżetem. Jest to ważna część pracy promotora wydarzeń, ponieważ firmy, które płacą promotorom wydarzeń za kreatywną promocję swoich wydarzeń, robią to z wcześniej ustalonym budżetem. Jeśli promotorzy przekroczą ten budżet, będą musieli zapłacić dodatkowe pieniądze, co zmniejszy ich zysk z projektu.
Mając na uwadze ograniczenia budżetowe, łatwo zrozumieć, dlaczego wiele promocji na wydarzenia obejmuje oferowanie niedrogich produktów, takich jak bezpłatne hot dogi, zamiast bezpłatnego steku na wielkie otwarcie nowego sklepu. Jeśli jednak wydarzeniem jest otwarcie restauracji ze stekami, promotorzy mogą stworzyć konkurs z nagrodami, takimi jak kolacja ze stekami dla dwóch lub czterech osób, ponieważ oferowanie darmowego steku wielu osobom byłoby zbyt drogie. Balony i malowanie twarzy to powszechne, niedrogie sposoby na zwrócenie uwagi na takie wydarzenie, jak festiwal społecznościowy. Jeśli promowanym wydarzeniem jest zbliżający się koncert, można wykorzystać reklamy radiowe i prasowe, mające na celu przyciągnięcie zainteresowania i uwagi odbiorców docelowych.
Organizator wydarzenia jest zazwyczaj osobą kontaktową. Jego nazwisko może pojawiać się w informacjach prasowych jako osoba, z którą należy się skontaktować, aby uzyskać więcej informacji na temat wydarzenia. Organizatorzy wydarzeń często aranżują reklamę w mediach, takich jak stacje telewizyjne i radiowe. Ponieważ biznes promocji wydarzeń jest tak konkurencyjny, promotor wydarzenia musi mieć doskonałe umiejętności ludzkie i budować relacje z klientami. Mogą pracować w firmie public relations, w agencji reklamowej specjalizującej się w promocjach lub jako niezależni wykonawcy na podstawie projektu.