Rejestrator to pracownik biurowy, który pracuje, organizuje i przechowuje informacje, takie jak raporty, akta, protokoły posiedzeń, księgi rachunkowe i różną korespondencję. Jest on odpowiedzialny za prowadzenie dokumentacji w sposób uporządkowany i łatwo dostępny dla innych pracowników lub podmiotów zewnętrznych, takich jak prawnicy, którzy mogą potrzebować informacji. Księgi, akta i rachunki finansowe firmy muszą być prowadzone w aktualnym porządku przez księgowego dla celów podatkowych.
Ewidencja podatkowa musi być prowadzona i stale aktualizowana w sposób dokładny, łącznie z podziałami wydatków. Dokumenty finansowe, takie jak pokwitowania, są potrzebne do udowodnienia informacji zawartych w zeznaniach podatkowych firmy. Zarządzanie dokumentacją finansową firmy dzieli się na główne kategorie należności i zobowiązań. Należności to płatności dokonywane przez klientów, natomiast transakcje wymagające zapłaty to sprzęt i inne przedmioty kupowane przez firmę.
Prowadzący dokumentację musi prowadzić listę klientów, którzy zalegają z płatnościami, ponieważ stanowi to deficyt lub zmniejszenie tego, co firma powinna otrzymać za płatności zgodnie z jej fakturowaniem. Faktury wystawiane są w momencie otrzymania przez klienta towaru lub usługi i są kolejno numerowane. Klienci gotówkowi płacą faktury natychmiast, a ci, którzy mają rachunki kredytowe, płacą sumę konta co miesiąc lub w innym ustalonym harmonogramie. Prowadzący dokumentację muszą mieć pewność, że wszystkie faktury są rozliczane; wszelkie anulowane zamówienia klientów są oznaczone jako „nieważne”, podczas gdy wyciągi są wystawiane klientom kredytowym. Wyciągi to dokumenty wysyłane regularnie do klientów kredytowych, które zawierają kwoty, które zapłacili lub nie zapłacili na poczet faktur na ich kontach kredytowych.
Rejestratorzy kategoryzują gotówkę, sprzedaż, płace i zakupy firmowe na łatwe do zlokalizowania informacje, które pasują do ogólnego systemu, takiego jak skomputeryzowane oprogramowanie księgowe. W skomputeryzowanych systemach księgowych prowadzący rejestry mogą być odpowiedzialni za pobieranie informacji bankowych firmy do programów komputerowych. Tworzenie kopii zapasowych plików na wypadek pożaru biura lub innej sytuacji awaryjnej to kolejna częsta odpowiedzialność. W niektórych przypadkach prowadzący księgowość może nadal być zmuszony do zarejestrowania niektórych pokwitowań i pozycji w księdze księgowej. Rejestratorzy często odpowiadają za drobną gotówkę i śledzą zakupy materiałów biurowych.
Wydajny księgowy organizuje i segreguje przedmioty codziennie, zamiast pozwalać na gromadzenie się pokwitowań i informacji. Taka codzienna ewidencja jest główną częścią tego typu pracy pracownika biurowego, ale mogą być przydzielone inne prace administracyjne. Rejestratorzy często sporządzają protokoły na spotkaniach przed dystrybucją i późniejszym przechowywaniem informacji.