Firma, która zajmuje się sprzedażą dla ogółu społeczeństwa, zwłaszcza te, które działają wyłącznie online, może skorzystać z uzgadniania płatności. Kroki uzgadniania płatności mogą się różnić w zależności od rodzaju działalności i rodzajów należnych płatności lub sald. Firma pozyskująca płatności od konsumentów może stosować taktykę nieco inną niż płatności typu business to business. Takie kroki mogą obejmować dopasowanie danych faktury do dochodów w celu wykrycia rozbieżności, skontaktowanie się z winnymi płatności, a nawet uzgodnienie błędów z instytucjami finansowymi.
Wiele firm ręcznie rozlicza wszystkie płatności, które pochodzą od klientów lub z innych źródeł. Może to czasami spowodować utratę płatności lub danych, ale nadal jest preferowane przez tych, którzy nie chcą inwestować w oprogramowanie uzgadniające. Elektroniczne etapy uzgadniania płatności są zaprojektowane tak, aby system mógł automatycznie gromadzić i porównywać wszystkie odpowiednie raporty i wysyłać wyniki do odpowiedniej jednostki zarządzającej.
Po zebraniu danych kolejne etapy uzgadniania płatności obejmują sortowanie i przypisywanie wszystkich danych przez oprogramowanie komputerowe lub personel. Można to zrobić według produktu lub linii biznesowej lub dowolnych innych kryteriów określonych przez właścicieli firm, dzięki czemu odpowiednie dane są przechowywane razem. Następnie każdą część lub zbiór danych można przypisać do odpowiedniego pracownika, który się nimi zajmuje. Kolejne kroki zazwyczaj obejmują przeniesienie, za pomocą oprogramowania lub ręcznie, wszystkich tych danych do arkusza kalkulacyjnego lub innego tego typu systemu, dzięki czemu można łatwo przejrzeć wszystkie depozyty i obciążenia zwrotne.
Przetwarzanie kart kredytowych może być również krokiem w procesie uzgadniania płatności przez niektóre firmy. Obejmuje to transakcje oraz nazwiska, numery telefonów i adresy klientów. Dla większości firm ważne jest, aby mieć oprogramowanie lub hosting strony trzeciej, które mogą sobie z tym poradzić, aby prawidłowo przetwarzać płatności i przechwytywać informacje o karcie kredytowej. System może wtedy zdecydować za firmę, czy ma odpisać nieotrzymane płatności, czy też je ponownie przedstawić.
Kilka ostatnich kroków będzie wymagało interakcji międzyludzkich wyłącznie w celu oceny informacji wygenerowanych przez program uzgadniania płatności. Najczęściej personel generalnie nie jest zobowiązany do badania czegokolwiek i musi działać tylko na podstawie dostarczonych informacji. Działania te mogą obejmować kontaktowanie się z odbiorcami płatności lub składanie danych do przeglądów kwartalnych. Jeśli płatności nie można pogodzić, są one uważane za zaległe, aw większości firm stają się priorytetem i mogą poważnie wpłynąć na relacje biznesowe i relacje z klientami. Dla firm ważne jest, aby pogodzić wszystkie możliwe płatności, ale większość z nich ma wpisaną w budżet marżę na niespłacone długi.