Specjaliści ds. administracyjnych to profesjonaliści, którzy są przeszkoleni do wykonywania wszystkich typowych zadań związanych z asystentem administracyjnym, ale mają również umiejętności pozwalające na projektowanie i nadzorowanie projektów specjalnych. Zazwyczaj osoba na tym stanowisku przechodzi pewne szkolenie w zakresie informatyki, ma kwalifikacje do pisania lub redagowania kopii sprzedażowych i wykonuje szereg funkcji, które wykraczają poza zwykłe funkcje biurowe większości biur.
Specjaliści ds. administracyjnych są w stanie obsłużyć większość tradycyjnych zadań związanych z efektywnym funkcjonowaniem każdego biura biznesowego. W tym celu mogą obsługiwać pocztę przychodzącą i wychodzącą, zajmować się wypełnianiem dokumentów, odbierać połączenia telefoniczne lub organizować podróże dla kadry kierowniczej. Jednocześnie mogą zostać wezwani do rozwiązywania szeregu typowych problemów ze stacjami roboczymi, takich jak rozwiązywanie problemów z zablokowanym dyskiem twardym lub pomoc personelowi biurowemu w nauce nowych programów. Nie jest niczym niezwykłym, że specjalista ds. administracyjnych jest mocno zaangażowany w orientację nowych pracowników, a także w programy kształcenia ustawicznego dla obecnych pracowników.
Typowy specjalista ds. administracji prawdopodobnie ma przynajmniej trochę formalnego wykształcenia w zakresie informatyki i technologii. Ogólnie rzecz biorąc, specjalista będzie posiadał doskonałe umiejętności komunikacji ustnej i pisemnej, będzie miał tendencję do wykazywania cech przywódczych, które wchodzą w grę podczas prowadzenia projektu zespołowego, i będzie miał pewien stopień kreatywności, który można wykorzystać podczas projektowania i oceny nowych materiałów promocyjnych i kampanii reklamowych .
Czasami nazywany super asystentem administracyjnym, specjalista ds. administracyjnych może być atutem zarówno w małych, jak i dużych środowiskach biurowych. W małym biurze taki specjalista może obsłużyć szeroki zakres zadań, które w innym przypadku byłyby wykonywane przez inne osoby w dużym biurze. W większym biurze często będzie pełnił funkcję komplementu i wsparcia dla pracowników systemów informatycznych, działu księgowości, sił sprzedaży i ogólnej administracji.