Wiele organizacji publicznych, prywatnych i rządowych ma sprawy, które interesują media i opinię publiczną. Dla tych organizacji korzystne może być zapewnienie dobrych linii komunikacji z tymi grupami. Może to być prawdą, niezależnie od tego, czy dobrowolnie oferują informacje, czy też żądają od nich informacji. Osoba zatrudniana przez organizację do obsługi takiej odpowiedzialności jest często określana mianem specjalisty ds. relacji z mediami.
Istnieje wiele obowiązków, które można powierzyć komuś, kto specjalizuje się w media relations. Promowanie i ochrona wizerunku organizacji, w której pracuje, jest zwykle najwyższym priorytetem. Oznacza to, że będzie odpowiedzialna za generowanie pozytywnego wizerunku i przeciwdziałanie negatywnemu rozgłosowi, jeśli się pojawi.
Specjalista ds. relacji z mediami może być zmuszony do rezerwacji konferencji prasowych w imieniu organizacji. Wiąże się to z takimi obowiązkami, jak poinformowanie popularnych źródeł medialnych o wydarzeniu. Być może będzie musiała wybrać miejsce i lokalizację w tym miejscu, w którym odbędzie się konferencja prasowa. Może być również odpowiedzialna za nadzorowanie przygotowania materiałów promocyjnych do dystrybucji lub wydawanie przepustek dla wykwalifikowanych przedstawicieli prasy. Specjalista ds. relacji z mediami może być zmuszony do przemawiania na wydarzeniu lub może przygotowywać się do współpracy z koleżanką, taką jak specjalista ds. public relations.
Zanim inny członek organizacji przemówi publicznie, może być zmuszony do współpracy ze specjalistą ds. relacji z mediami. Może przygotować dla niego oświadczenie. Osoba ta może zdecydować się na przedstawienie własnych uwag, ale polegać na tym, że specjalista ds. mediów poinformuje go lub udzieli mu porady.
Czasami ludzie w organizacji muszą przekazywać informacje w bardziej osobisty sposób. W takim przypadku specjalista ds. relacji z mediami może umówić się na wywiad. Mogą to być programy telewizyjne, radiowe lub internetowe.
Specjalista ds. relacji z mediami zazwyczaj odpowiada za odpowiadanie na zapytania ze strony prasy lub innych osób, które mają pytania lub wątpliwości dotyczące organizacji. Może to obejmować badanie i badanie spraw organizacji, aby mogła dostarczyć dokładnych informacji. Gdy pojawiają się kwestie, które mogą wzbudzić duże zainteresowanie, zamiast czekać na kontakt, specjalista ds. mediów często przygotowuje komunikaty prasowe zawierające istotne informacje. Może być również odpowiedzialna za publikację tych komunikatów prasowych.
Może również być odpowiedzialna za nadzorowanie głosu organizacji. Może to obejmować zarządzanie treścią biuletynów, czasopism lub blogów. Może nie być zobowiązana do samodzielnego pisania wszystkiego, ale może być zobowiązana do upewnienia się, że opublikowana korespondencja spełnia określone kryteria i promuje określony wizerunek.