Urzędnik ds. zamówień przetwarza zamówienia klientów. Może pracować w sklepie detalicznym lub hurtowni. Do pracy w charakterze urzędnika zazwyczaj wymagane jest posiadanie dyplomu ukończenia szkoły średniej lub jego odpowiednika, a także dobra obsługa klienta i umiejętności matematyczne. Urzędnicy ds. zamówień zwykle muszą rozumieć programy komputerowe do arkuszy kalkulacyjnych i pracować z różnymi rodzajami oprogramowania przetwarzającego.
Zamówienia klientów mogą być odbierane przez urzędnika telefonicznie, komputerowo lub pocztą. Ewentualnie przełożony może wydać polecenia urzędnikowi ds. zamówień do realizacji. Urzędnicy ds. zamówień lub przełożeni najpierw sprawdzają konto osoby lub firmy zamawiającej, aby upewnić się, że nie ma zaległych rachunków, a zatwierdzenie kredytu zostało autoryzowane.
Lista dostępnych zapasów jest rutynowo sprawdzana przez urzędników zamówień. Jeśli sprzedawca nie może wypełnić wszystkiego na zamówienie klienta z powodu braku towaru, należy postępować zgodnie z polityką firmy w tej sytuacji. W niektórych firmach sprzedawca musi powiadomić klienta, podczas gdy w innych urzędnicy ds. zamówień dodają uprzejmą notatkę z przeprosinami za brak towaru w magazynie i informują o zaległym zamówieniu. Zamówienie oczekujące to branżowy termin określający dostawę zamówienia klienta, którego aktualnie brak w magazynie, w późniejszym terminie. Jeśli zbyt wiele zamówień klientów wymaga zamówień zaległych, zarządzanie zapasami jest uważane za słabe i często cierpi na tym obsługa klienta.
Sprawdzanie cen to kolejny obowiązek większości pracowników zamówień. Urzędnik musi upewnić się, że faktura każdego klienta zawiera dokładną wycenę, ponieważ niektórzy klienci mogą mieć specjalne zniżki na zakupy hurtowe. Faktura to dokument firmowy, który zawiera ceny i ilość zakupionych produktów. Obejmuje podatki, a także koszty wysyłki lub inne opłaty. O ile firma nie jest mała, urzędnik ds. zamówień zwykle przekazuje faktury urzędnikowi zajmującemu się fakturowaniem; w mniejszych firmach pracownicy zamówień mogą przetwarzać każdą fakturę za pomocą systemu komputerowego.
Obsługa reklamacji klientów i śledzenie zamówień to niezbędne zadania dla urzędnika zamówień. Z tego powodu urzędnicy zamawiający muszą posiadać umiejętności obsługi klienta na najwyższym poziomie. Muszą spokojnie i sprawnie rozwiązywać problemy, takie jak brakujące przesyłki, niedokładna wycena czy otrzymanie przez klienta niewłaściwego towaru. Praca urzędnika zamówień może stać się gorączkowa, ponieważ może on być zmuszony do rozwiązania kilku problemów klientów w ciągu typowego dnia pracy.
Urzędnicy zamówieni pracują w większości branż. Ich pensje są bardzo zróżnicowane w zależności od ich obowiązków i lat doświadczenia. Niektórzy pracownicy porządkowi awansują na kierowników magazynów lub ekspertów technicznych w swojej branży. W większości pracownik zamówień pracuje w normalnych godzinach pracy i otrzymuje świadczenia, takie jak ubezpieczenie medyczne, plan emerytalny i dodatek urlopowy.