Generalnie tylko rodzice lub prawni opiekunowie ucznia mają dostęp do szkolnych akt ucznia. Należą do nich rekordy szkoły podstawowej, gimnazjum i liceum. Podstawowym celem jest ochrona prywatności ucznia. Zwykle ujawnianie niektórych rodzajów informacji osobom trzecim bez zgody rodzica jest nielegalne. Niektóre wyjątki mogą być dokonane w nagłych wypadkach lub w innych nadzwyczajnych okolicznościach. Rodzice zazwyczaj mają prawo do informacji, nawet jeśli są rozwiedzeni i nie dzielą opieki nad dzieckiem.
W Stanach Zjednoczonych Ustawa o prawach do edukacji rodzinnej i prywatności (FERPA) jest ustawą federalną określającą prawa rodziców i uczniów, wraz z obowiązkami okręgów szkolnych, w odniesieniu do zapisów szkolnych. Istnieje również sekcja prawa zwana Ustawą o edukacji dla osób niepełnosprawnych (IDEA), która w szczególności odnosi się do praw dostępu rodziców do zapisów dotyczących edukacji specjalnej dziecka. Oprócz przestrzegania prawa federalnego, większość stanów uchwaliła własne zasady i przepisy dotyczące dostępu do dokumentacji szkolnej.
FERPA określa trzy podstawowe obowiązki okręgów szkolnych w zakresie dokumentacji edukacyjnej: Muszą przyznać rodzicom prawo do przeglądania dokumentacji swoich dzieci. Muszą również dać im prawo do poprawiania informacji zawartych w plikach, jeśli zajdzie taka potrzeba. Wreszcie, są zobowiązani do informowania rodziców, gdy ujawniają osobom trzecim informacje, które mogą zostać uznane za szkodliwe lub naruszające prywatność.
Oprócz ocen szkolnych większość akt szkolnych zawiera tak zwane informacje katalogowe. Są to dane osobowe ucznia, które nie zostałyby uznane za szkodliwe, gdyby zostały udostępnione osobie trzeciej. Naruszenie prywatności zazwyczaj nie stanowi problemu podczas ujawniania informacji katalogowych. Niektóre przykłady obejmują imię i nazwisko ucznia, adres domowy i dane kontaktowe oraz daty, w których uczęszczał do szkoły. W wielu przypadkach podawane są informacje o wzroście i wadze studentów w drużynach lekkoatletycznych, w celu rekrutacji na studia.
Rodzice zazwyczaj muszą złożyć pisemny wniosek o dostęp do dokumentacji szkolnej ich dziecka. Przepisy stanowe mogą się różnić, ale szkoły zwykle mają 45 dni na odpowiedź na prośbę. Rodzice nieposiadający opieki również mają prawo do informacji, ale szkoła niekoniecznie musi udzielać ich bezpłatnie. Mogą poprosić rodzica o osobiste przejrzenie dokumentacji szkolnej lub pobrać symboliczną opłatę za skopiowanie i wysłanie dokumentów do rodzica, który nie może podróżować do szkoły.
Gdy uczeń ukończy 18 lat lub zacznie uczęszczać do placówki policealnej, prawa rodziców przechodzą na ucznia. Istnieją jednak przypadki, w których rodzic zachowa prawo dostępu do szkolnych akt dziecka. Student może wyrazić zgodę na wgląd swoich rodziców do informacji finansowych, na przykład, jeśli jest uznawany za osobę pozostającą na utrzymaniu do celów podatkowych.