Η ταμειακή λογιστική και η λογιστική σε δεδουλευμένη βάση είναι δύο παρόμοιες μέθοδοι διατήρησης ακριβών λογιστικών αρχείων. Ενώ οι δύο προσεγγίσεις μοιράζονται πολλές κοινές πτυχές, υπάρχουν δύο βασικές διαφορές που διακρίνουν κάθε μέθοδο από την άλλη. Ουσιαστικά, η διαφορά μεταξύ της ταμειακής λογιστικής και της λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση συνοψίζεται στον τρόπο με τον οποίο εφαρμόζονται οι χρεώσεις και οι πιστώσεις στη διαδικασία τήρησης βιβλίων.
Για να κατανοήσουμε τη διαφορά, είναι πρώτα απαραίτητο να ορίσουμε κάθε τύπο λογιστικής διαδικασίας. Η ταμειακή λογιστική, η οποία είναι επίσης γνωστή ως λογιστική σε ταμειακή βάση, επιτρέπει την αναγνώριση του εισοδήματος τη στιγμή που πραγματικά λαμβάνεται. Αυτό σημαίνει ότι το τιμολογημένο εισόδημα δεν υπολογίζεται ως περιουσιακό στοιχείο έως ότου ολοκληρωθεί η πληρωμή για το τιμολόγιο. Η ίδια προσέγγιση εφαρμόζεται και στις χρεώσεις, δεδομένου ότι τυχόν έξοδα που πραγματοποιήθηκαν δεν καταχωρούνται μέχρι να πληρωθούν.
Αντίθετα, η λογιστική σε δεδουλευμένη βάση αναγνωρίζει εισόδημα τη στιγμή που κερδίζεται. Καθώς τιμολογούνται αγαθά ή υπηρεσίες, τα τιμολόγια καταχωρούνται και υπολογίζονται ως περιουσιακά στοιχεία. Παραμένουν σε αυτή την κατάσταση μέχρι να πιστωθεί η ονομαστική αξία του τιμολογίου για κάποιο λόγο. Με τον ίδιο τρόπο, τυχόν έξοδα καταχωρούνται επίσης τη στιγμή που πραγματοποιούνται ή λαμβάνεται ένα τιμολόγιο για αυτά τα έξοδα και παραμένει ανοιχτό μέχρι να πληρωθούν τα έξοδα.
Οι περισσότερες επιχειρήσεις μεσαίου και μεγάλου επιπέδου σήμερα τείνουν να βασίζονται στη χρήση της μεθόδου του δεδουλευμένου και όχι στη λογιστική ταμειακή. Κάτι τέτοιο επιτρέπει σε μια επιχείρηση να προσδιορίσει με μια ματιά πόσα μετρητά υπάρχουν, πόσα εκκρεμούν επί του παρόντος σε εκκρεμή τιμολόγια και ποια τρέχοντα έξοδα αναμένουν πληρωμή. Ταυτόχρονα, πολλά άτομα τείνουν να ακολουθούν μια προσέγγιση λογιστικής μετρητών για τον εγχώριο προϋπολογισμό, τείνοντας να καταχωρούν εισόδημα κατά τη λήψη τους και να καταχωρούν πληρωμές για έξοδα όταν αποστέλλονται πραγματικά.
Μερικές φορές οι μικρές επιχειρήσεις εξακολουθούν να χρησιμοποιούν την προσέγγιση της λογιστικής ταμειακών ροών, η οποία μπορεί να περιπλέξει τα πράγματα όταν μια μικρή επιχείρηση προσεγγίζεται από άλλη οντότητα που έχει διατεθεί προς πώληση ή συγχωνεύεται με άλλη εταιρική οντότητα. Για το λόγο αυτό, είναι πάντα καλή ιδέα να μην υποθέτουμε ότι η μία μέθοδος ή η άλλη χρησιμοποιείται. Αφιερώνοντας χρόνο για να επαληθεύσετε τη μέθοδο που χρησιμοποιείται θα εξαλείψει μεγάλη σύγχυση και κακή επικοινωνία στο δρόμο.