Η διατήρηση δεδομένων ήταν από καιρό σημαντική για την ευημερία σχεδόν κάθε τύπου επιχείρησης. Στο παρελθόν, αυτό σημαίνει τη διατήρηση αρχείων εγγράφων που θα μπορούσαν να ανακτηθούν όταν και όπως χρειαστεί, διατηρώντας συχνά αυτά τα αρχεία για δεκαετίες πριν τα απορρίψουμε. Σήμερα, η διατήρηση ηλεκτρονικών δεδομένων έχει διευκολύνει το έργο, μια ευτυχής συγκυρία, καθώς η διατήρηση εγγράφων είναι πιο σημαντική από ποτέ, εάν μια επιχείρηση επιθυμεί να προστατεύσει τα συμφέροντά της και τα συμφέροντα των πελατών της.
Υπάρχουν διάφοροι τύποι εγγράφων που πρέπει να συμπεριληφθούν σε κάθε τύπο προγράμματος διατήρησης δεδομένων. Όλες οι ηλεκτρονικές επικοινωνίες, ειδικά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα αρχεία και άλλα έγγραφα που προστατεύονται με κωδικό πρόσβασης, είναι απαραίτητα για τη διαδικασία διατήρησης. Μαζί με την ηλεκτρονική αλληλογραφία, κάθε είδους συμφωνίες, συμβάσεις ή άλλα έγγραφα που περιλαμβάνουν νομικές αξιώσεις από ή για την εταιρεία πρέπει να διατηρούνται ακόμη και μετά την αντικατάσταση αυτών των εγγράφων από νεότερες εκδόσεις. Όπως και στο παρελθόν, τα έντυπα έγγραφα όπως τα τιμολόγια και τα αρχεία πελατών, οι αιτήσεις υπαλλήλων και το περιεχόμενο των αρχείων προσωπικού και τα δεδομένα υγειονομικής περίθαλψης πρέπει επίσης να αρχειοθετηθούν με αποτελεσματικό τρόπο.
Ένας από τους σημαντικότερους λόγους για τη δημιουργία και τη διατήρηση ενός σταθερού προγράμματος διατήρησης δεδομένων έχει να κάνει με νομικά ζητήματα. Με απλά λόγια, κάθε έγγραφο που έχει να κάνει με τη λειτουργία της επιχείρησης θα μπορούσε να περιέχει πληροφορίες που θα βοηθούσαν την επιχείρηση σε περίπτωση αγωγής. Η αποθηκευμένη τεκμηρίωση διευκολύνει την ανακατασκευή σχετικών γεγονότων και χρονοδιαγραμμάτων και την απόδειξη των δηλώσεων των υπαλλήλων της εταιρείας σχετικά με το τι έκαναν και δεν έκαναν σε αυτό το συγκεκριμένο νομικό ζήτημα. Αν υποθέσουμε ότι το πρόγραμμα διατήρησης δεδομένων είναι εμπεριστατωμένο, η αποτελεσματική αρχειοθέτηση εγγράφων θα μπορούσε να εξοικονομήσει πολύ χρόνο και χρήμα στην επιχείρηση με κάθε είδους νομική ενέργεια, συμπεριλαμβανομένων θεμάτων που αφορούν φόρους, περιστατικά που αφορούν υπαλλήλους ή συμφωνίες που έχουν συναφθεί με πελάτες.
Μαζί με την παροχή πληροφοριών που θα μπορούσαν να είναι κρίσιμες για την επίλυση νομικού ζητήματος, οι καλές συνήθειες διατήρησης δεδομένων προσφέρουν επίσης τη δυνατότητα παροχής ανώτερης υποστήριξης στους πελάτες. Η ικανότητα ανίχνευσης γεγονότων που συνέβησαν χρόνια πριν με έναν συγκεκριμένο πελάτη μπορεί να ανοίξει το δρόμο για τη διαχείριση ενός ζητήματος που έχει έρθει στο προσκήνιο σήμερα ή πιθανώς να παρέχει έμπνευση για κάποιο νέο προϊόν ή υπηρεσία που μπορεί να είναι ελκυστικό για περισσότερους από έναν πελάτες. Η ικανότητα σύνταξης αναφορών από τα αρχειοθετημένα δεδομένα μπορεί να καταστήσει δυνατή την αναγνώριση τάσεων και να πυροδοτήσει ιδέες που δεν θα ήταν εμφανείς αλλιώς. Από αυτή την άποψη, η διατήρηση δεδομένων δεν αφορά μόνο τη δημιουργία και τη διατήρηση αρχείου του παρελθόντος, αλλά και τη δημιουργία ενός πόρου που μπορεί να συμβάλει στην ενίσχυση των προοπτικών της επιχείρησης στο μέλλον.
SmartAsset.