Ο όρος κεφαλαιουχική δαπάνη χρησιμοποιείται σε συνδυασμό με ένα χρηματικό ποσό που μπορεί να έχει διατεθεί από μια επιχειρηματική οντότητα για την εκτέλεση ενός έργου που προβλέπεται να αποφέρει σταθερή ταμειακή ροή που θα διαρκέσει πέρα από μια καθορισμένη περίοδο, συνήθως ένα έτος. Οι επιχειρήσεις γενικά έχουν πολλά έργα που περιλαμβάνονται στις κεφαλαιουχικές τους δαπάνες για μια οικονομική ή επιχειρηματική περίοδο και η διαδικασία απόφασης για τα συγκεκριμένα έργα που θα αναλάβουν σε σχέση με τους διαθέσιμους πόρους είναι γνωστή ως κεφαλαιουχικός προϋπολογισμός. Η σχέση μεταξύ της Καθαρής Παρούσας Αξίας (NPV) και του προϋπολογισμού κεφαλαίου προέρχεται από τη σημασία της χρήσης της ανάλυσης της NPV για τον προσδιορισμό της κερδοφορίας για ένα πιθανό κεφαλαιουχικό έργο με στόχο να επιτραπεί στη διοίκηση μιας επιχειρηματικής οντότητας να αποφασίσει τον καλύτερο τύπο κεφαλαίου έργο στο οποίο θα διοχετεύσει τους πόρους του. Αυτό είναι αποτέλεσμα της χρήσης του NPV για τη μέτρηση της κερδοφορίας, ή με άλλο τρόπο, ενός δυνητικού έργου, καθώς και της δυνατότητας ενός τέτοιου έργου να κερδίσει χρήματα βραχυπρόθεσμα ή μακροπρόθεσμα. Αυτοί οι παράγοντες επηρεάζουν την τελική απόφαση της εταιρείας σχετικά με το συγκεκριμένο κεφαλαιουχικό έργο για το οποίο θα ξοδέψει χρήματα και το είδος του κέρδους που μπορεί εύλογα να αναμένει να αποκομίσει από μια τέτοια επένδυση.
Ως εκ τούτου, ο σύνδεσμος μεταξύ NPV και προϋπολογισμού κεφαλαίου είναι η χρήση του NPV για να αποφασιστεί ποια έργα θα παράγουν τα πιο επιθυμητά οφέλη για την εταιρεία. Διαφορετικές εταιρείες έχουν τα δικά τους κριτήρια για να αποφασίσουν το είδος του έργου στο οποίο θα επενδύσουν, συμπεριλαμβανομένης της επιλογής έργων που θα αποφέρουν βραχυπρόθεσμα οφέλη μετά την εισφορά της κεφαλαιουχικής δαπάνης. Υποθέτοντας ότι μια εταιρεία προσπαθεί να κατασκευάσει ένα νέο εργοστάσιο, η εφαρμογή των αρχών της NPV και του προϋπολογισμού κεφαλαίου θα οδηγήσει σε μια κατάσταση όπου η αναμενόμενη αξία της απόκτησης της μονάδας θα αφαιρεθεί από την παρούσα αξία της αναμενόμενης ταμειακής εισροής από το προβλεπόμενο μέλλον λειτουργίες του εργοστασίου. Αυτή η γνώση κάνει τη διαδικασία του προϋπολογισμού κεφαλαίου πολύ πιο εύκολη καθώς επιτρέπει στην εταιρεία να αξιολογήσει το προτεινόμενο έργο προκειμένου να καταλήξει σε μια τελική απόφαση σχετικά με ένα πιθανό έργο που θα είναι ευνοϊκό για αυτήν.
Για παράδειγμα, η χρήση NPV και προϋπολογισμού κεφαλαίου θα επιτρέψει στην εταιρεία να αποφασίσει εάν το προτεινόμενο εργοστάσιο θα δημιουργήσει άμεση ταμειακή εισροή που θα αντισταθμίσει γρήγορα τις κεφαλαιουχικές δαπάνες ή εάν η αναμενόμενη ταμειακή εισροή θα έρθει πολύ αργότερα. Όταν αποφασίσει ότι η ταμειακή εισροή δεν θα εισέλθει αρκετά γρήγορα για να ικανοποιήσει τους μετόχους ή για άλλους πιθανούς λόγους, η εταιρεία μπορεί να αποφασίσει να επενδύσει σε διαφορετικά έργα, όπως η απόκτηση νέων μηχανημάτων που ενδέχεται να αρχίσουν να δημιουργούν πιο άμεσες ταμειακές εισροές. Επίσης, η εφαρμογή NPV και προϋπολογισμού κεφαλαίου θα επιτρέψει στην εταιρεία να εντοπίσει τον κατά προσέγγιση χρόνο που μπορεί να αναμένει ότι το έργο θα αρχίσει να δημιουργεί ταμειακές εισροές.