Μια επιχείρηση που ασχολείται με πωλήσεις στο ευρύ κοινό, ιδίως εκείνες που είναι αποκλειστικά διαδικτυακές, μπορεί να επωφεληθεί από τη συμφιλίωση πληρωμών. Τα βήματα για τη συμφιλίωση πληρωμών ενδέχεται να διαφέρουν ανάλογα με τον τύπο της επιχείρησης και τους τύπους πληρωμών ή οφειλόμενων υπολοίπων. Μια εταιρεία που αναζητά πληρωμές από καταναλωτές μπορεί να εφαρμόζει τακτικές ελαφρώς διαφορετικές από τις πληρωμές των επιχειρήσεων. Τέτοια βήματα μπορεί να περιλαμβάνουν αντιστοίχιση δεδομένων τιμολογίου με εισόδημα για τον εντοπισμό αποκλίσεων, επικοινωνία με όσους οφείλουν πληρωμές ή ακόμη και συμβιβασμό σφαλμάτων με χρηματοπιστωτικά ιδρύματα.
Πολλές εταιρείες συμβιβάζουν με μη αυτόματο τρόπο όλες τις πληρωμές που προέρχονται από πελάτες ή άλλες πηγές. Αυτό μπορεί μερικές φορές να οδηγήσει σε απώλεια πληρωμών ή δεδομένων, αλλά εξακολουθεί να προτιμάται από εκείνους που δεν επιθυμούν να επενδύσουν σε λογισμικό συμφιλίωσης. Τα βήματα ηλεκτρονικής συμφωνίας πληρωμών έχουν σχεδιαστεί έτσι ώστε το σύστημα να μπορεί αυτόματα να συγκεντρώνει και να συγκρίνει όλες τις σχετικές αναφορές και να στέλνει τα αποτελέσματα στην κατάλληλη μονάδα διαχείρισης.
Μόλις συγκεντρωθούν τα δεδομένα, τα επόμενα βήματα συμφωνίας πληρωμών περιλαμβάνουν το λογισμικό υπολογιστή ή το προσωπικό την ταξινόμηση και την εκχώρηση όλων των δεδομένων. Αυτό μπορεί να γίνει ανά προϊόν ή επιχειρηματική γραμμή ή οποιοδήποτε άλλο κριτήριο καθορίζεται από τους ιδιοκτήτες της επιχείρησης, ώστε τα σχετικά δεδομένα να διατηρούνται μαζί. Στη συνέχεια, κάθε κομμάτι ή συλλογή δεδομένων μπορεί να ανατεθεί στον σχετικό υπάλληλο που ασχολείται με αυτά τα δεδομένα. Τα επόμενα βήματα περιλαμβάνουν γενικά τη μεταφορά, είτε με το λογισμικό είτε με μη αυτόματο τρόπο, όλων αυτών των δεδομένων σε ένα υπολογιστικό φύλλο ή σε άλλο τέτοιο σύστημα, ώστε να είναι εύκολο να ελέγξετε όλες τις καταθέσεις και να χρεώσετε αντίστροφα.
Η επεξεργασία πιστωτικών καρτών μπορεί επίσης να είναι ένα βήμα στη διαδικασία συμφιλίωσης πληρωμών ορισμένων επιχειρήσεων. Αυτό περιλαμβάνει τις συναλλαγές και τα ονόματα, τους αριθμούς τηλεφώνου και τις διευθύνσεις των πελατών. Είναι σημαντικό για τις περισσότερες εταιρείες να διαθέτουν λογισμικό ή φιλοξενία τρίτων που μπορεί να το αντιμετωπίσει, προκειμένου να επεξεργαστεί σωστά τις πληρωμές και να καταγράψει τα στοιχεία της πιστωτικής κάρτας. Το σύστημα μπορεί στη συνέχεια να αποφασίσει για την εταιρεία εάν πρέπει να διαγράψει τις πληρωμές που δεν εισπράχθηκαν ή να τις παρουσιάσει εκ νέου.
Τα τελευταία βήματα θα χρειαστούν κάποια ανθρώπινη αλληλεπίδραση καθαρά για την αξιολόγηση των πληροφοριών που παρήγαγε το πρόγραμμα συμφιλίωσης πληρωμών. Τις περισσότερες φορές, το προσωπικό δεν καλείται γενικά να ερευνήσει οτιδήποτε και πρέπει να ενεργήσει μόνο σύμφωνα με τις πληροφορίες που έχουν παρασχεθεί. Αυτές οι ενέργειες μπορεί να περιλαμβάνουν επικοινωνία με δικαιούχους πληρωμής ή κατάθεση δεδομένων για τριμηνιαίες αξιολογήσεις. Εάν οι πληρωμές δεν μπορούν να συμβιβαστούν, θεωρούνται εκκρεμείς και, στις περισσότερες εταιρείες, έχουν υψηλή προτεραιότητα και μπορούν να επηρεάσουν σοβαρά τις σχέσεις επιχειρήσεων και πελατών. Είναι σημαντικό για τις εταιρείες να συμβιβάσουν όλες τις πληρωμές, αλλά οι περισσότερες έχουν περιθώριο για απλήρωτα χρέη στους προϋπολογισμούς τους.
SmartAsset.