Πολλοί από εμάς πέφτουμε στην παγίδα να πιστεύουμε ότι μπορούμε να θυμόμαστε κάθε βήμα ενός έργου ή όλα όσα θα χρειαστούμε για διακοπές. Για να λέμε την αλήθεια, η χρήση μιας λίστας ελέγχου μπορεί να είναι το πιο έξυπνο πράγμα που μπορούμε να κάνουμε για τον εαυτό μας. Δεν είναι πάντα εύκολο να θυμάστε 30 διαφορετικά είδη παντοπωλείου ή όλα τα βήματα της προετοιμασίας ενός περίτεχνου γλυκού. Χρησιμοποιώντας μια λίστα ελέγχου, ωστόσο, μπορούμε να έχουμε μόνιμη καταγραφή των αναγκών μας, συνήθως με μια εύκολη στην παρακολούθηση σειρά. Όταν χρησιμοποιείτε μια λίστα ελέγχου, υπάρχουν πολλά πράγματα που πρέπει να έχετε κατά νου.
Μια συμβουλή για την αποτελεσματική χρήση μιας λίστας ελέγχου είναι να δημιουργήσετε ένα συνεπές στυλ γραφής. Εάν χρησιμοποιείτε μια λίστα ελέγχου για να ακολουθήσετε μια διαδικασία, για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε πλήρεις προτάσεις ή τουλάχιστον συνδυασμούς ουσιαστικών/ρημάτων. Κάθε στοιχείο στη λίστα ελέγχου πρέπει να είναι συνεπές με όλα τα άλλα στοιχεία:
1. Βγάλτε τη βαλίτσα από την ντουλάπα.
2. Συσκευάστε εσώρουχα και κάλτσες.
3. Βρείτε κιτ ξυρίσματος.
4. Διπλώστε πουκάμισα και παντελόνια.
5. Κλείστε τη βαλίτσα.
Όλα αυτά τα αντικείμενα ταιριάζουν μεταξύ τους με στυλ. Σκεφτείτε πόσο μπερδεμένο μπορεί να είναι αν χρησιμοποιούσατε μια λίστα ελέγχου όπως αυτή:
1. Βαλίτσα σε ντουλάπα
2. Κάλτσες
3. Βρείτε το κιτ (ξύρισμα)
4. Πουκάμισο, παντελόνι. Διπλωμένο;
5. Βαλίτσα τώρα κλειστή.
Όταν τα επιμέρους βήματα δεν είναι συνεπή και επεξηγηματικά, η χρήση μιας λίστας ελέγχου γίνεται πολύ πιο δύσκολη. Εάν γράφετε μια λίστα ελέγχου για κάποιον άλλο, όπως έναν οικιακό ή γείτονα, είναι ιδιαίτερα σημαντικό να είστε σαφείς και συνεπείς.
Μια άλλη συμβουλή για τη χρήση μιας λίστας ελέγχου είναι να παρέχετε ένα μέσο διασταύρωσης στοιχείων καθώς αυτά επιτυγχάνονται. Όταν χρησιμοποιείτε μια λίστα ελέγχου που περιέχει πολλές οδηγίες ή στοιχεία, μπορεί να είναι πολύ εύκολο να χαθείτε. Μερικές φορές μια μακρά λίστα ελέγχου μπορεί να γίνει μόνο σταδιακά ή ένα συγκεκριμένο βήμα μπορεί να διαρκέσει ώρες για να ολοκληρωθεί. Θα πρέπει πάντα να υπάρχει μια μέθοδος για τη σήμανση ολοκληρωμένων αντικειμένων ή τουλάχιστον για τη σημείωση ενός σημείου στάσης. Όταν χρησιμοποιείτε μια λίστα ελέγχου, θα πρέπει να είναι σαφές σε οποιονδήποτε ποια βήματα έχουν ολοκληρωθεί και ποια όχι.
Όταν χρησιμοποιείτε μια λίστα ελέγχου για αγορές, μπορεί να σας βοηθήσει να σημειώσετε ποια είδη απαιτούνται και ποια είναι προαιρετικά. Η τοποθέτηση ενός αστερίσκου δίπλα σε σημαντικά στοιχεία μπορεί να επιτρέψει σε άλλον χρήστη να λάβει καλύτερες αποφάσεις κατά τις αγορές. Εάν προκύψει πρόβλημα προϋπολογισμού, μια λίστα ελέγχου παντοπωλείου με σαφώς καθορισμένες προτεραιότητες μπορεί να είναι πολύ χρήσιμη. Το ίδιο ισχύει όταν χρησιμοποιείτε μια λίστα ελέγχου για ένα έργο «φτιάξ’ το μόνος σου». Τα απαιτούμενα και προαιρετικά βήματα μπορούν να σημειωθούν εάν ο χρόνος ή το χρήμα αποτελούν παράγοντα.
Πολλοί άνθρωποι δημιουργούν μια λίστα αγορών ή μια λίστα μικροδουλειών ανάλογα με τις ανάγκες, αλλά όχι απαραίτητα με την πιο αποτελεσματική σειρά. Όταν χρησιμοποιείτε μια λίστα ελέγχου, μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε τα στοιχεία σύμφωνα με ένα γενικό σχέδιο. Για ψώνια παντοπωλείου, κανονίστε τη λίστα ελέγχου ώστε να ταιριάζει με τη συνηθισμένη διαδρομή σας στους διαδρόμους του καταστήματος. Ξεκινήστε με το πρώτο τμήμα που θα φτάσετε και εργαστείτε από εκεί. Μια λίστα ελέγχου θα πρέπει να είναι λογικά διατεταγμένη για να αποφευχθεί η υπερβολική οπισθοδρόμηση ή παραλείψεις. Όταν χρησιμοποιείτε μια λίστα ελέγχου για τις δουλειές του σπιτιού, σκεφτείτε πόσο χρόνο θα χρειαστεί για να ολοκληρωθεί κάθε εργασία. Το να καταργήσετε πρώτα τις λιγότερο χρονοβόρες δουλειές μπορεί να ανοίξει περισσότερο χρόνο για τις μεγαλύτερες, ή ίσως να αποφύγετε το κούρεμα ενός γκαζόν κατά τη διάρκεια της πιο ζεστής ώρας της ημέρας ή να ποτίσετε τον κήπο πολύ αργά το βράδυ.
Συχνά αξίζει να διαβάσετε όλα τα στοιχεία προσεκτικά όταν χρησιμοποιείτε μια λίστα ελέγχου. Μπορεί να υπάρχουν ορισμένα πρόσθετα εργαλεία ή συστατικά απαραίτητα για την ολοκλήρωση μιας μεταγενέστερης εργασίας στη λίστα. Η αποθήκευση ενός μερικώς ολοκληρωμένου έργου μπορεί επίσης να αποτελέσει πρόβλημα. Μια λίστα ελέγχου είναι τόσο οργανωμένη όσο το άτομο που τη δημιούργησε, επομένως προσπαθήστε να είστε όσο το δυνατόν πιο λεπτομερείς και ακριβείς όταν δημιουργείτε. Εάν κάποιος άλλος έγραψε τη λίστα ελέγχου, βεβαιωθείτε ότι κατανοείτε πλήρως τυχόν συντομογραφίες, κωδικούς ή τεχνική ορολογία που μπορεί να χρησιμοποιήσει.