Ένας διευθυντής γραφείου είναι μια σημαντική δουλειά σε πολλούς διαφορετικούς οργανισμούς. Εκτός από τα εποπτικά καθήκοντα των κατώτερων υπαλλήλων, ο διευθυντής του γραφείου είναι συχνά το δημόσιο πρόσωπο της επιχείρησης. Οι εργασίες του διευθυντή του γραφείου μπορεί να περιέχουν δεκάδες διαφορετικούς τύπους εργασιών, ανάλογα με τον τύπο της εταιρείας και το εύρος της θέσης. Η εμπειρία στον χειρισμό καθηκόντων γραφείου και οι δεξιότητες εξυπηρέτησης πελατών είναι συχνά σημαντικά προσόντα σε πολλές εργασίες διευθυντή στο γραφείο.
Ένα γραφείο υποδοχής είναι γενικά το σημείο συνάντησης μεταξύ πελατών ή πελατών και της επιχείρησης. Ο διευθυντής του γραφείου μπορεί να είναι το πρώτο άτομο που συναντά ένας πελάτης και επομένως είναι πολύ σημαντικό για την εικόνα της εταιρείας. Οι εργασίες του διευθυντή του γραφείου απαιτούν συνήθως πολλή αλληλεπίδραση με τους πελάτες, από τον χαιρετισμό των πελατών έως την παροχή αποκλειστικών υπηρεσιών στους πελάτες VIP. Οι διευθυντές του front office μπορεί να καταλήξουν να είναι διαιτητές σε συγκρούσεις μεταξύ της επιχείρησης και ενός θυμωμένου πελάτη, οπότε οι εξαιρετικές δεξιότητες διαχείρισης συγκρούσεων είναι συχνά ένα πλεονέκτημα.
Εκτός από την ενασχόληση με το κοινό, πολλές εργασίες διευθυντή γραφείου περιλαμβάνουν επίβλεψη όλων των διοικητικών καθηκόντων του γραφείου. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει βασικές εργασίες γραφείου όπως αποστολή φαξ, αποστολή και λήψη καθημερινών ταχυδρομείων, προγραμματισμός συναντήσεων, λήψη μηνυμάτων και αρχειοθέτηση. Επιπλέον, ο διευθυντής του κεντρικού γραφείου μπορεί να είναι υπεύθυνος για εκδηλώσεις υπαλλήλων του οργανισμού, όπως πάρτι διακοπών ή τακτικά ενημερωτικά δελτία για τα μέλη της εταιρείας. Η ικανότητα να σκεφτόμαστε δημιουργικά για το ηθικό και τις βελτιώσεις των εργαζομένων μπορεί να είναι ζωτικής σημασίας σε πολλές εργασίες διευθυντή στο γραφείο.
Είναι σημαντικό για έναν διευθυντή να κατανοεί τουλάχιστον λίγο για κάθε τμήμα στον εργασιακό του χώρο, καθώς οι δουλειές γραφείου μπορεί να προέρχονται από κάθε τομέα μιας εταιρείας. Η εκμάθηση του τι κάνει κάθε τμήμα βοηθά στη διασφάλιση ότι τα σωστά προβλήματα πηγαίνουν στους σωστούς ανθρώπους, καθώς και στη δημιουργία της κατάλληλης αλυσίδας εντολών για όλες τις ερωτήσεις και τις ανησυχίες. Μπορεί να χρειαστεί λίγος χρόνος για έναν νέο διευθυντή του front office για να κατανοήσει τι χειρίζεται κάθε τμήμα, αλλά είναι σημαντικό να κάνετε ερωτήσεις προκειμένου να διασφαλίσετε την αποτελεσματικότητα όσο το δυνατόν νωρίτερα.
Οι διευθυντές του γραφείου μπορεί να αναλάβουν την πρόσληψη και την κατάρτιση εργαζομένων στο γραφείο. Όχι μόνο ο διευθυντής πρέπει να έχει πλήρη κατανόηση των λειτουργιών του γραφείου, αλλά πρέπει να είναι σε θέση να μεταδώσει αυτή τη γνώση σε νέους εργαζόμενους, μερικοί χωρίς προηγούμενη εμπειρία. Οι εργαζόμενοι στο γραφείο είναι συχνά μια σφιχτή ομάδα που μοιράζεται τις ευθύνες και πρέπει να είναι σε θέση να μοιράσει τα καθήκοντά της δίκαια και αποτελεσματικά. Ένας καλός διευθυντής γραφείου θα καταλάβει πώς να καθοδηγεί και να αναθέτει, αλλά και να προωθεί μια φιλική και σεβαστή ατμόσφαιρα.