Όταν ο προγραμματισμός συντήρησης δεν γίνεται αποτελεσματικά, μπορεί να οδηγήσει σε μεγάλα ποσά χαμένου χρόνου και χρήματος παραγωγής. Είναι καθήκον των σχεδιαστών συντήρησης να αναπτύξουν μεθόδους για την πρόληψη της υπερβολικής σπατάλης. Ένας τρόπος για να γίνει αυτό είναι να θυμούνται οι υπεύθυνοι σχεδιασμού συντήρησης ποιες είναι οι ευθύνες τους. Θα πρέπει επίσης να αναπτύξουν πλήρεις παραγγελίες υπηρεσιών και να διατηρούν καλά αρχεία ιστορικού.
Η εμπειρία τείνει να δείξει ότι ο προγραμματισμός συντήρησης μπορεί να έχει ένα από τα μεγαλύτερα αποτελέσματα στον προϋπολογισμό μιας εταιρείας. Πολλοί εμπειρογνώμονες του κλάδου έχουν σημειώσει ότι ακόμη και όταν απασχολούνται σχεδιαστές συντήρησης, οι προϋπολογισμοί εξακολουθούν να επηρεάζονται πολύ συχνά αρνητικά. Ένας κύριος λόγος για αυτό είναι επειδή οι σχεδιαστές συντήρησης τείνουν να ασχολούνται με εργασίες που δεν είναι δικές τους.
Ο αποτελεσματικός σχεδιασμός συντήρησης απαιτεί γενικά ένα άτομο που είναι αφοσιωμένο και επικεντρωμένο στα καθήκοντά του. Ο σχεδιασμός με τρόπο που να μειώνει τα απόβλητα δεν είναι απλή υπόθεση. Απαιτεί από ένα άτομο να κάνει μεγάλη έρευνα, αξιολόγηση και υπολογισμό. Περιλαμβάνει επίσης επικοινωνία και συντονισμό με άλλους. Αυτή η εργασία μπορεί να γίνει συντριπτική όταν αναλαμβάνονται άσχετα καθήκοντα, όπως ο προγραμματισμός συντήρησης ή η επίβλεψη.
Ο προγραμματισμός συντήρησης είναι κάτι που πρέπει να γίνει πολύ εκ των προτέρων. Το να περιμένετε μέχρι να υπάρξουν σπασίματα ή μεγάλες δυσλειτουργίες δεν είναι προγραμματισμένο. Αυτό οδηγεί σε απώλεια ελέγχου που μπορεί να είναι δαπανηρή. Αντίθετα, μια καλύτερη μέθοδος είναι να έχετε σχέδια που προσβλέπουν σε τουλάχιστον ένα χρόνο, αν όχι 18 μήνες. Η προετοιμασία του σχεδιαστή συντήρησης θα πρέπει να εμφανίζεται με μια σταθερή εντολή σέρβις, ένα αποτελεσματικό πρόγραμμα τερματισμού λειτουργίας και τα κατάλληλα αρχεία ιστορικού.
Μια παραγγελία σέρβις μπορεί να θεωρηθεί σταθερή εάν περιέχει όλα όσα πρέπει να κοινοποιηθούν σε όλους όσοι θα συμμετάσχουν σε μια μελλοντική εργασία συντήρησης. Αυτό το έγγραφο μπορεί να προβληθεί από ανώτερα στελέχη, τεχνικούς και λογιστές. Ως εκ τούτου, το έργο που αναμένεται να γίνει θα πρέπει να περιγράφεται με σαφήνεια. Θα πρέπει να συμπεριληφθούν τα απαραίτητα υλικά για την ολοκλήρωση της εργασίας. Επιπλέον, θα πρέπει να περιλαμβάνονται στοιχεία όπως σκίτσα, αρχεία καταγραφής προβλημάτων και ειδικές οδηγίες.
Το χρονοδιάγραμμα τερματισμού λειτουργίας είναι σημαντικό για περιπτώσεις όπου μια εγκατάσταση ή βασικός εξοπλισμός πρέπει να τεθεί εκτός λειτουργίας για μια περίοδο. Ο υπεύθυνος για το σχεδιασμό συντήρησης θα πρέπει να είναι σε θέση να κάνει εμπεριστατωμένες εικασίες ως προς τη διάρκεια αυτής της περιόδου. Θα πρέπει επίσης να περιγράψει όλα τα έργα συντήρησης που πρέπει να γίνουν κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου. Ο σχεδιασμός του θα πρέπει να περιλαμβάνει τον τρόπο με τον οποίο θα χρησιμοποιηθεί η εργασία ώστε να μην υπάρξει σπατάλη από αυτή την άποψη.
Πολλές από τις αξιολογήσεις που γίνονται κατά τον προγραμματισμό συντήρησης πρέπει να βασίζονται σε αρχεία ιστορικού. Αυτά τα έγγραφα θα πρέπει να παρέχουν λεπτομερείς λεπτομέρειες για το ιστορικό όλου του εξοπλισμού. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τυχόν μοτίβα συντήρησης ή συνεχή προβλήματα. Αυτά τα αρχεία θα πρέπει επίσης να είναι σε θέση να παρέχουν βάση για εικασίες και έρευνες σχετικά με τη διάρκεια και το κόστος συντήρησης.