Τα αρχεία συντήρησης είναι γραπτές σημειώσεις που παρέχουν τεκμηρίωση σχετικά με τη συντήρηση ενός συγκεκριμένου εξαρτήματος εξοπλισμού. Τις περισσότερες φορές, όταν οι άνθρωποι μιλούν για τέτοιου είδους αρχεία σε ένα βιομηχανικό περιβάλλον, αναφέρονται στις επίσημες αναφορές και τα αρχεία που τηρούν οι ιδιοκτήτες στόλων, οι χειριστές βιομηχανικών εγκαταστάσεων ή άλλοι επιχειρηματίες που ασχολούνται με κάποιο είδος εργασίας με μηχανήματα. Η τήρηση επαρκούς αρχείου καταγραφής μηχανικών σέρβις και επισκευών σε αυτά τα σενάρια θεωρείται συνήθως καλή επιχειρηματική πρακτική και μπορεί επίσης να απαιτείται από το νόμο. Τα αρχεία είναι ιδιαίτερα χρήσιμα στη διαχείριση συντήρησης επειδή βοηθούν τις επιχειρήσεις να διασφαλίσουν ότι ο εξοπλισμός τους διατηρείται σε καλή κατάσταση και προσφέρουν επίσης έναν τρόπο διαχείρισης και παρακολούθησης των δαπανών επισκευής και προληπτικής συντήρησης.
Ωστόσο, τα αρχεία μπορούν να χρησιμοποιηθούν και από ιδιώτες. Πολλοί άνθρωποι διατηρούν λεπτομερή αρχεία της προσωπικής συντήρησης του αυτοκινήτου και μπορεί επίσης να καταγράφουν τις σέρβις που εκτελούνται σε οικιακές συσκευές όπως μονάδες κλιματισμού και εφεδρικές γεννήτριες. Αυτό μπορεί να απλοποιήσει τις απαραίτητες επισκευές και μπορεί επίσης να κάνει την επαναπώληση πολύ πιο ομαλή.
Γιατί Διατηρούνται
Ανεξάρτητα από τις ιδιαιτερότητες της ρύθμισης, η διαχείριση αρχείων συντήρησης είναι συχνά σημαντική για διάφορους λόγους. Για παράδειγμα, ένα πρόγραμμα συντήρησης μπορεί να είναι πολύτιμο για να βοηθήσει τους τεχνικούς σέρβις να διαγνώσουν επαναλαμβανόμενα προβλήματα με ένα μηχάνημα ή ένα όχημα. Επιπλέον, τα καλά αρχεία βοηθούν τους διευθυντές τμημάτων, τους υπαλλήλους, ακόμη και μερικές φορές μεμονωμένα άτομα, να διασφαλίσουν ότι ένα κομμάτι του εξοπλισμού λειτουργεί σύμφωνα με τυχόν εγγυήσεις του κατασκευαστή. Μπορούν επίσης να βοηθήσουν τις εταιρείες να παρακολουθούν πότε ένα κομμάτι του εξοπλισμού χρειάζεται να υποβληθεί σε προληπτική συντήρηση.
Υπάρχει επίσης μια αξιακή βάση σε όλα αυτά. Η διατήρηση του μηχανήματος σε καλή κατάσταση λειτουργίας είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους προστασίας του ως επένδυση και η τεκμηρίωση ότι η φροντίδα μπορεί να καταστήσει τον εξοπλισμό πιο επιθυμητό αν πουληθεί ποτέ, καθώς υπάρχει απόδειξη ότι έχει υποστεί σωστή συντήρηση. Αυτό ισχύει τόσο για τις επιχειρήσεις όσο και για τα άτομα. Οι πωλήσεις μεταχειρισμένων αυτοκινήτων είναι ένα καλό παράδειγμα — οι άνθρωποι που μπορούν να αποδείξουν με λεπτομερή αρχεία πόσο συχνά συντηρήθηκαν και συντηρήθηκαν τα αυτοκίνητά τους μπορούν συχνά να λάβουν υψηλότερη τιμή από ό,τι οι άνθρωποι των οποίων τα αυτοκίνητα φαίνεται να λειτουργούν καλά, αλλά έρχονται μόνο με προφορικές υποσχέσεις.
Τα ενδελεχή αρχεία μπορούν επίσης να αποτελέσουν προστατευτικό ασφαλείας έναντι της ευθύνης. Εάν μια εταιρεία υποβληθεί σε μήνυση σε σχέση με ένα ελαττωματικό κομμάτι του εξοπλισμού, τα λεπτομερή αρχεία μπορεί να είναι απαραίτητα για την υποστήριξη της υπόθεσης της εταιρείας και για την απόδειξη ότι υπήρξε η δέουσα επιμέλεια, για παράδειγμα.
Κύρια Στοιχεία και Βασικές Απαιτήσεις
Τα προσωπικά αρχεία είναι συνήθως τα πιο εύκολα στη διατήρηση και συνήθως είναι κάτι περισσότερο από ένα αρχείο που περιέχει αποδείξεις και διαγνωστικές αναφορές σχετικά με τις αλλαγές λαδιών, τις υπηρεσίες και τις επισκευές του οχήματος. Συνήθως περιλαμβάνονται και τα αποτελέσματα τυχόν απαιτούμενων επιθεωρήσεων ασφάλειας ή δοκιμών εκπομπών. Αυτού του είδους οι αναφορές μπορεί να είναι αρκετά ανεπίσημες. η κύρια ιδέα είναι να τηρείτε ένα αρχείο καταγραφής του τι συνέβη στο μηχάνημα και πότε. Μπορούν να είναι τόσο απλά όσο ένα σημειωματάριο κοντά στο μηχάνημα ή ένα ψηφιοποιημένο υπολογιστικό φύλλο με σαρωμένες αναφορές και εξειδικευμένες σημειώσεις.
Η διαδικασία για την ανάπτυξη ενός επιχειρηματικού σχεδίου αρχείων συντήρησης είναι συχνά λίγο πιο επισημοποιημένη. Πρώτον, η εταιρεία θα κάνει γενικά μια απογραφή όλου του εξοπλισμού της. Οποιοδήποτε αντικείμενο πρέπει να ελέγχεται ή να επισκευάζεται περιοδικά θα πρέπει να περιλαμβάνεται σε αυτήν τη λίστα και να του εκχωρείται ένας αριθμός παρακολούθησης. Το λογισμικό συντήρησης μπορεί να αποδειχθεί πολύτιμο για να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να οργανώσουν όλες αυτές τις πληροφορίες. Είτε τα δεδομένα τεκμηριώνονται ηλεκτρονικά είτε σε έντυπη μορφή, θεωρείται γενικά καλή πρακτική να διατηρείτε κάπου ένα αντίγραφο ασφαλείας σε περίπτωση που χαθούν ή καταστραφούν κατά λάθος.
ενημερώσεις
Αφού ολοκληρωθεί η απογραφή, τα αρχεία πρέπει απλώς να ενημερώνονται κάθε φορά που εκτελούνται εργασίες. Γενικά, τα αρχεία πρέπει να τεκμηριώνουν το είδος της εργασίας που πραγματοποιήθηκε και πότε εκτελέστηκε, καθώς και ποιος την πραγματοποίησε. Όταν πραγματοποιούνται επιθεωρήσεις ή δοκιμές εξοπλισμού, το αρχείο πρέπει να αντικατοπτρίζει εάν η επιθεώρηση ή η δοκιμή ακολούθησε τις οδηγίες του κατασκευαστή και τις διαδικασίες λειτουργίας της εταιρείας. Οι δαπάνες που σχετίζονται με την εργασία και τα ανταλλακτικά μπορούν επίσης να τεκμηριωθούν προκειμένου να βοηθηθούν τα τμήματα με την πρόβλεψη του προϋπολογισμού.
Εργοστασιακές ρυθμίσεις
Η χρήση των αρχείων συντήρησης είναι ιδιαίτερα σημαντική σε ένα εργοστασιακό περιβάλλον, όπου χρησιμοποιείται καθημερινά μεγάλος αριθμός ακριβών μηχανημάτων. Αυτά τα αρχεία μπορούν να σας βοηθήσουν να βεβαιωθείτε ότι έχει ολοκληρωθεί η κατάλληλη συντήρηση εξοπλισμού ή συντήρηση της εγκατάστασης, έτσι ώστε οι λειτουργίες της εγκατάστασης να λειτουργούν ομαλά. Για παράδειγμα, ένα αρχείο καταγραφής συντήρησης που περιγράφει λεπτομερώς τυχόν επισκευές ή συντήρηση σέρβις μπορεί να τηρείται σε ένα εργοστασιακό μηχάνημα. Αυτό το αρχείο καταγραφής μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή ατυχημάτων ή διακοπής λειτουργίας εγκαταστάσεων που οφείλονται σε ελαττωματικό εξοπλισμό.
Χρήσεις αυτοκινήτου και αεροπορίας
Τα κούτσουρα είναι επίσης ένα πολύ κοινό μέρος της συντήρησης του στόλου. Οι εταιρείες που νοικιάζουν ή κατέχουν μεγάλες ομάδες φορτηγών, για παράδειγμα, συχνά χρειάζεται να παρακολουθούν προσεκτικά ποια οχήματα πρόκειται να επισκευαστούν ή ενδεχομένως χρειάζονται σέρβις προτού σταλούν σε μεγάλα ταξίδια ή κλήσεις παράδοσης. Το ίδιο ισχύει για τους φορείς εκμετάλλευσης στόλου αεροσκαφών. Οι αεροπορικές εταιρείες και οι εταιρείες εμπορικών τζετ συχνά υποχρεούνται από το νόμο να τηρούν προσεκτικά αρχεία για όλες τις συνήθεις υπηρεσίες και επισκευές, καθώς αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή ατυχημάτων και προβλημάτων κατά τη διάρκεια της πτήσης.