Μια εντολή συντήρησης είναι συνήθως ένα γραπτό αίτημα που απαριθμεί τις εργασίες συντήρησης που πρέπει να ολοκληρωθούν σε μια καθορισμένη ημερομηνία και ώρα. Η εντολή συντήρησης μπορεί να περιλαμβάνει προληπτικές εργασίες συντήρησης ή επισκευές που πρέπει να ολοκληρωθούν σε κτίρια διαμερισμάτων ή γραφείων. Τα έντυπα παραγγελιών εργασίας συντήρησης επεξεργάζονται γενικά από επόπτες συντήρησης ή συντονιστές για να ενημερώσουν τους εργαζόμενους συντήρησης για τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν.
Εάν ένας ενοικιαστής σε ένα ενοικιαζόμενο διαμέρισμα σημειώσει κάτι που πρέπει να επισκευαστεί, συνήθως θα ειδοποιήσει τον διαχειριστή του διαμερίσματος για να το διορθώσει. Μόλις ειδοποιηθεί, ο πράκτορας ή ο διαχειριστής μίσθωσης θα δημιουργήσει ένα έντυπο παραγγελίας εργασίας. Συνήθως, η φόρμα θα αναφέρει το όνομα, τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση του ενοικιαστή. Η ημερομηνία παραλαβής του αιτήματος θα αναγράφεται επίσης στο έντυπο. Θα αναφερθεί επίσης μια σύντομη περιγραφή των εργασιών επισκευής ή συντήρησης που πρέπει να γίνουν.
Τα έντυπα παραγγελίας εργασίας συντήρησης μπορούν να τακτοποιηθούν με διάφορους τρόπους. Ορισμένες εντολές εργασίας γράφονται ως ατζέντα, με μια λίστα εργασιών που πρέπει να ολοκληρωθούν. Δίπλα σε κάθε γραπτή εργασία μπορεί να υπάρχει ένα πεδίο για την εισαγωγή τυχόν ζητημάτων που μπορεί να αντιμετωπίσει ένας εργαζόμενος συντήρησης. Οι φόρμες παραγγελίας εργασίας μπορεί επίσης να περιλαμβάνουν χώρο για πρόσθετα σχόλια. Στη συνέχεια, η εντολή συντήρησης θα υπογραφεί από το άτομο που ολοκλήρωσε τη δουλειά και αντίγραφο μπορεί να δοθεί στον ενοικιαστή, καθώς και στον διαχειριστή ή τον επόπτη συντήρησης.
Όχι κάθε εντολή συντήρησης περιλαμβάνει επισκευές κτιριακών κατασκευών. Ενδέχεται να δημιουργηθεί εντολή συντήρησης για επισκευές ή προληπτικές εργασίες συντήρησης του εξοπλισμού. Ο εξοπλισμός γραφείου όπως οι υπολογιστές και οι συσκευές φαξ συχνά απαιτούν συντήρηση από εκπαιδευμένους τεχνικούς. Εάν ένα μηχάνημα ή ένα κομμάτι εξοπλισμού σε σχολείο, γυμναστήριο ή νοσοκομείο πρέπει να επισκευαστεί ή να συντηρηθεί τακτικά, ενδέχεται να υποβληθεί σε επεξεργασία εντολή συντήρησης.
Οι ενοικιαστές ή οι ιδιοκτήτες κτιρίων συνήθως δεν παράγουν εντολές προληπτικής συντήρησης. Οι εξαμηνιαίες αξιολογήσεις συντήρησης για μηχανήματα και άλλο εξοπλισμό θα ολοκληρωθούν τυπικά σύμφωνα με τις προγραμματισμένες ώρες και ημερομηνίες. Με την ολοκλήρωση, ο εργαζόμενος μπορεί να εισάγει σχετικές πληροφορίες σε μια βάση δεδομένων υπολογιστή.
Περιστασιακά, μια εντολή εργασίας συντήρησης μπορεί να περιλαμβάνει ένα πεδίο για αιτήματα αλλαγής διαμόρφωσης. Αυτό επιτρέπει στους εργαζόμενους συντήρησης να καταγράφουν τυχόν αλλαγές που μπορεί να χρειαστούν, είτε σε δομή είτε σε κομμάτι εξοπλισμού. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την αντικατάσταση ή αλλιώς δραστική αλλαγή, και όχι απλώς συντήρηση κάποιου εξοπλισμού ή χαρακτηριστικών κτιρίων.
SmartAsset.