Η διαχείριση συμβάσεων είναι μια ταραχώδης διαδικασία που απαιτεί προσοχή στη λεπτομέρεια και ικανότητα επεξεργασίας πληροφοριών από διάφορα μέρη ενός έργου για να διασφαλιστεί ότι πληρούνται οι απαιτήσεις της σύμβασης. Μερικές από τις καλύτερες στρατηγικές που χρησιμοποιούνται από επιτυχημένους διαχειριστές συμβάσεων μπορούν να συνοψιστούν ως συστηματοποίηση, παρακολούθηση, αξιολόγηση και αναγνώριση (STAR). Η χρήση ορισμένων από τις στρατηγικές που εμπίπτουν σε αυτές τις κατηγορίες θα εξορθολογίσει τη διοίκηση και θα βοηθήσει έναν διαχειριστή συμβάσεων να αποφύγει τις πιο προφανείς παγίδες.
Οι διευθυντές θα πρέπει να συστηματοποιήσουν τη διαχείριση της σύμβασης. Είτε δημιουργήστε ένα μοναδικό σύστημα χρησιμοποιώντας μια προσαρμοσμένη βάση δεδομένων για το χειρισμό λεπτομερειών ή αγοράστε ένα εμπορικό πακέτο λογισμικού για τη διαχείριση συμβολαίων. Όλα τα σχετικά έγγραφα θα πρέπει να κατατεθούν τόσο ηλεκτρονικά όσο και σε έντυπη μορφή. Βρείτε έναν άνετο τρόπο σύνδεσης επαφών και αλληλογραφίας με το κατάλληλο συμβόλαιο. Ο στόχος είναι να δημιουργηθεί μια επαναλαμβανόμενη διαδικασία για τη διαχείριση συμβάσεων που μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε διάφορες περιστάσεις και από διαφορετικούς ανθρώπους.
Τα ορόσημα, τα παραδοτέα και το κόστος θα πρέπει να παρακολουθούνται με ακρίβεια. Αυτές οι τρεις κατηγορίες είναι το επίκεντρο της διαχείρισης συμβολαίων. Τα ορόσημα πρέπει να σημειώνονται ως συμβάντα σε ένα ημερολόγιο με ειδοποιήσεις που θα σας βοηθήσουν να τα έχετε υπόψη σας. Τα παραδοτέα θα πρέπει να ορίζονται και να παρακολουθούνται χρησιμοποιώντας ένα σύστημα αναφοράς που συλλέγει πληροφορίες από τους υπαλλήλους που εργάζονται στο έργο και τις συνθέτει σε γραπτή απόδειξη ότι το παραδοτέο πληρώθηκε. Το κόστος θα πρέπει να παρακολουθείται και να συμμορφώνεται με τον προϋπολογισμό του έργου όσο το δυνατόν συχνότερα.
Είναι επίσης σημαντική η πραγματοποίηση αυτοπροσώπων εκτιμήσεων της κατάστασης του έργου σε σχέση με τη σύμβαση. Η δημιουργία στενών σχέσεων με τον υπεύθυνο του έργου και τους σημαντικότερους υπαλλήλους που έχουν ανατεθεί στη σύμβαση μπορεί να τους κάνει να συμπεριληφθούν περισσότερο ώστε να είναι ειλικρινείς σχετικά με την κατάσταση της εργασίας. Θα πρέπει επίσης να πραγματοποιούνται επιτόπιες επισκέψεις για την παροχή μιας μεθόδου επιβεβαίωσης της κατάστασης του έργου. Η επαγγελματική και συνεπής επικοινωνία με όλους τους ενδιαφερομένους στο έργο, ιδιαίτερα με τα ανώτερα στελέχη και τις επαφές με τους πελάτες, θα βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι όλοι έχουν σαφή κατανόηση της κατάστασης του έργου. Συνήθως είναι χρήσιμο να δημιουργείτε μια ενημέρωση έργου ή ένα ενημερωτικό δελτίο που κυκλοφορεί σε τακτική βάση.
Όλα τα έργα έχουν την ικανότητα να βγουν από τις ράγες και το κλειδί είναι να το αναγνωρίσουμε πριν συμβεί. Με ένα καλό σύστημα διαχείρισης συμβολαίων, θα αρχίσουν να εμφανίζονται κόκκινες σημαίες σχετικά με ορόσημα, παραδοτέα και κόστος. Εάν οι σχέσεις με το προσωπικό της γραμμής είναι ισχυρές, θα ξεχυθούν οι φωνές για προβλήματα στο έδαφος. Οποιεσδήποτε ανησυχίες θα πρέπει να ληφθούν υπόψη στην τακτική ροή επικοινωνίας και η διοίκηση θα πρέπει να ενημερώνεται. Όλες οι συμβάσεις έχουν μια διαδικασία για την αντιμετώπιση απρόβλεπτων περιστάσεων και τα αιτήματα για τροποποιήσεις των συμβάσεων θα πρέπει να υποβάλλονται πριν από την εμφάνιση κρίσης.