Η διαχείριση αλλαγών έργου είναι μια διαδικασία που επιτρέπει στις ομάδες να κάνουν αλλαγές σε ένα έργο όταν είναι απαραίτητο. Ο στόχος είναι να ελαχιστοποιηθεί η επίδραση που μπορούν να έχουν οι αλλαγές στα έργα στην επιτυχή τήρηση των προθεσμιών του έργου. Οι προτεινόμενες αλλαγές εξετάζονται για να καθοριστεί το επίπεδο κινδύνου κατά την τροποποίηση του έργου. Μόλις διαπιστωθεί ότι η αλλαγή θα προσθέσει αξία και δεν απαιτεί σημαντικές τροποποιήσεις, εφαρμόζεται. Εάν η προτεινόμενη αλλαγή χρειάζεται αλλά απαιτεί τροποποίηση του σχεδίου έργου, το αίτημα αλλαγής υποβάλλεται από τον αιτούντα, συνήθως ένα μέλος της ομάδας ή τον πελάτη.
Ορισμένα προβλήματα ή αιτήματα για αλλαγές σε ένα σχέδιο έργου είναι συχνά αναπόφευκτα. Συνήθως, ένα σχέδιο διαχείρισης αλλαγής έργου είναι προκαθορισμένο πριν ξεκινήσει το έργο. Αυτό επιτρέπει έναν συστηματικό τρόπο αντιμετώπισης της αλλαγής έργου και την πραγματοποίηση αναθεωρήσεων που προωθεί τους στόχους και τους στόχους του έργου μπροστά.
Όταν προτείνονται αλλαγές στα έργα, εκτιμάται ο αντίκτυπος της τροποποίησης της αλλαγής. Η ύπαρξη ενός σχεδίου διαχείρισης αλλαγής έργου μπορεί να προσφέρει συνοχή για να βεβαιωθείτε ότι το ολοκληρωμένο έργο θα ικανοποιήσει τις ανάγκες του πελάτη. Η επίδραση μιας προτεινόμενης αλλαγής έργου αναλύεται τυπικά για ένα από τα τρία αποτελέσματα:
Πρώτον, λαμβάνεται υπόψη η καταλληλότητα της ζητούμενης αλλαγής. Το αίτημα αλλαγής μετριέται με βάση το αν μπορεί να συμβεί ή όχι η αλλαγή χωρίς τροποποίηση του σχεδίου έργου. Μια αλλαγή μπορεί να εφαρμοστεί το συντομότερο δυνατό εάν παράγοντες όπως τα κριτήρια πελατών, το εύρος του έργου, το χρονοδιάγραμμα ή ο προϋπολογισμός δεν απαιτούν τροποποιήσεις.
Δεύτερον, η αλλαγή θα μπορούσε να είναι κατάλληλη αλλά απαιτεί τροποποίηση του σχεδίου έργου. Μια εντολή διαχείρισης αλλαγής έργου ολοκληρώνεται γενικά από τον αιτούντα. Η σειρά αλλαγής περιγράφει την προτεινόμενη αλλαγή και καθορίζει τις περιοχές του έργου που επηρεάζονται. Αυτές οι πληροφορίες ενδέχεται να περιλαμβάνουν συγκεκριμένες δαπάνες και πιθανούς κινδύνους για τα παραδοτέα του έργου. Ο διαχειριστής έργου ενσωματώνει την αλλαγή και τροποποιεί το σχέδιο έργου ώστε να αντικατοπτρίζει τις τροποποιήσεις.
Τέλος, μπορεί να αποφασιστεί ότι κάποιες προτεινόμενες αλλαγές από τον πελάτη ή ένα μέλος της ομάδας είναι περιττές για υιοθέτηση. Θα μπορούσε να καθοριστεί ότι η εφαρμογή της αλλαγής δεν προσθέτει αξία στο έργο. Σε αυτήν την περίπτωση, το αίτημα μεταφέρεται στη λίστα ζητημάτων του έργου και επιλύεται με τον αιτούντα αργότερα.
Οι βασικοί φορείς του έργου είναι συνήθως υπεύθυνοι για τη διαδικασία διαχείρισης αλλαγών έργου. Συνήθως, ο διαχειριστής του έργου και ο χορηγός – ο σύνδεσμος μεταξύ της διοίκησης και της ομάδας του έργου – πρέπει να εγκρίνουν τη σειρά αλλαγής πριν επέλθουν αλλαγές στο έργο. Οι πελάτες πρέπει επίσης να υπογράψουν εάν οι προτεινόμενες αλλαγές θα τους επηρεάσουν.
SmartAsset.