Ο προγραμματισμός ενός επιχειρηματικού συνεδρίου δεν είναι κάτι που συμβαίνει από τη μια μέρα στην άλλη. Υπάρχουν χώροι για κράτηση, χορηγοί για συγκέντρωση και ομιλητές για συμμετοχή. Υπάρχουν επίσης μικρές λεπτομέρειες, όπως το πού θα παραμείνουν οι συμμετέχοντες στην πόλη, ποια γεύματα παρέχονται και ένας κόσμος άλλων θεμάτων που πρέπει να εξεταστούν για να είναι επιτυχής η διάσκεψη. Εάν πρόκειται να ασχοληθείτε με το έργο του προγραμματισμού διάσκεψης, εδώ είναι μερικά πράγματα που πρέπει να έχετε κατά νου.
Πρώτον, ποτέ μην υποθέσετε ότι μπορείτε να χειριστείτε όλες τις λεπτομέρειες μόνοι σας. Στην πραγματικότητα, είναι πολύ πιθανό ότι δεν θα μπορείτε να δημιουργήσετε μια πλήρη λίστα με όλα όσα πρέπει να κανονιστούν χωρίς κάποια βοήθεια. Για το λόγο αυτό, το πρώτο σας καθήκον ως προγραμματιστής συνεδρίων θα πρέπει να είναι η συγκέντρωση μιας επιτροπής σχεδιασμού. Συνήθως, μια ομάδα πέντε έως έξι ατόμων αρκεί για να οργανώσει ένα ετήσιο συνέδριο για οπουδήποτε μεταξύ εκατό έως πεντακόσιους παρευρισκόμενους. Η επιτροπή στο σύνολό της είναι πολύ πιο πιθανό να καλύψει όλες τις βάσεις και να καταστήσει δυνατή την έγκαιρη αντιμετώπιση κάθε βασικής πτυχής της συγκέντρωσης.
Μαζί με τη συγκρότηση της επιτροπής σας, είναι εξαιρετικά σημαντικό να ξεκινήσετε την προετοιμασία το συντομότερο δυνατό. Πραγματικά δεν έχει σημασία αν το επιχειρηματικό συνέδριο είναι οκτώ μήνες μακριά. Οι ειδικοί στον προγραμματισμό συνεδρίων συχνά ξεκινούν εργασίες για μια επερχόμενη εκδήλωση δέκα έως έντεκα μήνες νωρίτερα. Ως όφελος, θα έχετε περισσότερο χρόνο για να συγκρίνετε τις τιμές σε διάφορους χώρους συνεδρίων, να διερευνήσετε και να διαπραγματευτείτε καλύτερες τιμές ξενοδοχείων για τους παρευρισκόμενους και επίσης θα έχετε περισσότερο χρόνο για να βρείτε τους κατάλληλους ομιλητές για την εκδήλωση.
Βεβαιωθείτε ότι κάθε μέλος της επιτροπής έχει συγκεκριμένα καθήκοντα να ολοκληρώσει. Κάθε εργασία πρέπει να έχει προτεραιότητα και να καθορίζεται η ημερομηνία παράδοσης. Ο προγραμματισμός των συνεδρίων περιλαμβάνει συχνά την τακτοποίηση των εργασιών σε μια λογική σειρά, έτσι ώστε τα στοιχεία δράσης που πρέπει να γίνουν πριν από την αντιμετώπιση άλλων στοιχείων να ολοκληρωθούν εγκαίρως. Καθώς κάθε μέλος της επιτροπής είναι υπεύθυνο για ένα συγκεκριμένο σύνολο αντικειμένων που πρέπει να συμπληρωθούν πριν από την επόμενη συνάντηση, υπάρχει μικρότερη πιθανότητα να υπερφορτωθείτε με εργασίες καθώς πλησιάζουν οι ημερομηνίες για την εκδήλωση.
Να παίρνετε πάντα δεσμεύσεις γραπτώς. Θέλετε γραπτή επαλήθευση από το ξενοδοχείο ότι οι συμμετέχοντες σας θα λάβουν μια συγκεκριμένη ημερήσια τιμή ενώ παρευρίσκονται στην εκδήλωση. Λάβετε επίσης τεκμηριωμένες και λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με το τι θα προσφέρει το ξενοδοχείο για τις αίθουσες συνεδριάσεων και τις αίθουσες συνελεύσεων για ομιλίες, δείπνα και μαθήματα που προσφέρονται κατά τη διάρκεια του συνεδρίου. Το ίδιο ισχύει για τυχόν ειδικές αεροπορικές ή σιδηροδρομικές τιμές που εξασφαλίζετε για τους παρευρισκόμενους. Αυτό όχι μόνο θα σας προσφέρει ηρεμία, αλλά και πολύ πιο εύκολο να αναθεωρήσετε την πρόοδο που έχει σημειωθεί σε κάθε μία από τις συνεδριάσεις της επιτροπής σχεδιασμού και να διατηρήσετε μια ακριβή εικόνα για το τι μένει να γίνει.
Παρέχετε στους εκθέτες για την εκδήλωση εκ των προτέρων λεπτομερείς οδηγίες και οδηγίες. Προετοιμάστε ένα απλό σχήμα που υποδεικνύει πού μπορεί να στηθεί κάθε εκθεσιακός θάλαμος σε μια αίθουσα συνεδρίων ή εκθέσεων, μαζί με πληροφορίες σχετικά με το πού θα αποσταλούν τα υλικά του περιπτέρου εκ των προτέρων και πού θα τα παραλάβετε την ημέρα που θα φτάσουν για να στήσουν την έκθεση. Αυτό θα σώσει σε όλους, συμπεριλαμβανομένης της επιτροπής προγραμματισμού του συνεδρίου, πολλούς πονοκεφάλους την παραμονή της εκδήλωσης.
Μια τελευταία συμβουλή με τον προγραμματισμό του συνεδρίου είναι να περιμένετε το απροσδόκητο. Ανεξάρτητα από το πόσο σχολαστικά η επιτροπή σας σχεδιάζει την εκδήλωση, πάντα θα υπάρχει κάποιος τύπος λόξυγκας. Ένα ηχείο θα αρρωστήσει και θα πρέπει να κάνει πίσω, ή το ξενοδοχείο θα κάνει κατά λάθος κράτηση σε ένα από τα δωμάτια δεξιώσεων. Αξιοποιήστε τη συλλογική εμπειρία της επιτροπής σας για να εντοπίσετε μερικά από τα πιο συνηθισμένα θέματα της τελευταίας στιγμής που θα μπορούσαν να προκύψουν και αποφασίστε εκ των προτέρων πώς θα τα χειριστείτε αποτελεσματικά.
Όταν ο προγραμματισμός του συνεδρίου γίνεται αποτελεσματικά, είναι σχετικά εύκολο για έναν οργανισμό να φιλοξενήσει ένα συνέδριο και εξίσου εύκολο για τα ενδιαφερόμενα μέρη να παρακολουθήσουν ένα συνέδριο. Ο στόχος σας είναι πραγματικά διπλός στη φύση. Θέλετε η ροή του συνεδρίου να είναι όσο το δυνατόν πιο ομαλή. Ταυτόχρονα, θέλετε επίσης να βεβαιωθείτε ότι τυχόν απρόβλεπτα ζητήματα μπορούν να αντιμετωπιστούν γρήγορα και αποτελεσματικά. Με τον προγραμματισμό εκ των προτέρων, την ανάθεση καθηκόντων σε μια ικανή επιτροπή και την επεξεργασία στοιχείων δράσης με λογικό τρόπο, είστε βέβαιοι ότι θα διατηρήσετε τη διαδικασία προγραμματισμού του συνεδρίου διαχειρίσιμη και τελικά πολύ επιτυχημένη.