Η διατήρηση ηλεκτρονικών αρχείων δεν είναι τίποτα άλλο από τη δημιουργία ενός συστήματος για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας σημαντικών δεδομένων εντός ενός χώρου εργασίας και τα καλά νέα είναι ότι πολλά από αυτά μπορούν να επιτευχθούν αυτόματα με τη σωστή ρύθμιση. Ωστόσο, πολλές επιχειρήσεις κάνουν το λάθος να δημιουργήσουν αντίγραφα ασφαλείας των πολύτιμων εγγράφων τους σε πολλούς διακομιστές, γεγονός που θα μπορούσε να δημιουργήσει εκατοντάδες ή και χιλιάδες διπλά αρχεία που καταλαμβάνουν χώρο και τελικά επιβραδύνουν τον διακομιστή. Το ίδιο μπορεί να ειπωθεί για τα παραδοσιακά αντίγραφα ασφαλείας, όπως η γραφειοκρατία και οι συμπαγείς δίσκοι – δεν έχει απολύτως κανένα νόημα να διατηρούμε επαναλαμβανόμενα αντίγραφα ασφαλείας μόλις εφαρμοστεί ένα υγιές σύστημα διατήρησης ηλεκτρονικών αρχείων. Κανονικά αναζητείται ένας επαγγελματίας με τεχνολογική εμπειρία στο Διαδίκτυο για τη δημιουργία ενός τέτοιου συστήματος και εφόσον η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας στο διαδίκτυο αποτελεί συνήθως μέρος του πακέτου διατήρησης ηλεκτρονικών αρχείων, οι πληροφορίες θα πρέπει να προστατεύονται για πάντα.
Πριν από την εφαρμογή ενός προγράμματος διατήρησης ηλεκτρονικών αρχείων, είναι σημαντικό για τους χρήστες να εξετάσουν τι ακριβώς πρέπει να αποθηκευτεί σε πολλές τοποθεσίες. Για παράδειγμα, τα επαγγελματικά αρχεία στα οποία έχουν πρόσβαση πολλοί εργαζόμενοι όλη την ημέρα θα πρέπει να αποθηκεύονται σε κάθε μεμονωμένο σύστημα υπολογιστή, αλλά τα αρχεία που αφορούν πρώην πελάτες ή φορολογικά στοιχεία θα πρέπει να αποθηκεύονται με ασφάλεια σε έναν κεντρικό υπολογιστή, καθώς αυτός ο τύπος αρχείου σπάνια χρειάζεται. Μια άλλη σημαντική λειτουργία ενός προγράμματος διατήρησης ηλεκτρονικών αρχείων είναι η δυνατότητα εκκαθάρισης περιττών αρχείων μετά από ένα ορισμένο χρονικό διάστημα για να διατηρείται το συνολικό δίκτυο όσο το δυνατόν πιο ακατάστατο. Όχι μόνο αυτές οι εργασίες βοηθούν στον εξορθολογισμό της ταχύτητας με την οποία οι πληροφορίες μπορούν να διανεμηθούν σε όλο το χώρο εργασίας, αλλά θέτουν επίσης πρότυπα για κάθε εργαζόμενο που πρέπει να τηρεί όταν ασχολείται με τα δεδομένα της εταιρείας.
Μια άλλη κρίσιμη πτυχή της διατήρησης ηλεκτρονικών εγγραφών είναι η εφαρμογή ενός αυτόματου αντιγράφου ασφαλείας που πραγματοποιείται σε τακτά χρονικά διαστήματα και αυτή η εργασία μπορεί να ρυθμιστεί να εκτελείται εβδομαδιαίως, καθημερινά ή ακόμη και το λεπτό όταν είναι απαραίτητο. Εκτός από την τοποθέτηση αρχείων σε έναν κεντρικό διακομιστή, πολλές εταιρείες εφαρμόζουν επίσης αντίγραφα ασφαλείας σε εξωτερικούς δίσκους, απομακρυσμένους δίσκους ή συμπαγή δίσκο (CD) για να διασφαλίσουν ότι τα δεδομένα υπάρχουν πάντα σε δύο ξεχωριστές, ανεξάρτητες τοποθεσίες. Ενώ για πολλούς, αυτή η διαδικασία θα φαινόταν περιττή, μια υπερφόρτωση μέσα σε ένα ηλεκτρικό κύκλωμα θα μπορούσε να διαγράψει αποτελεσματικά κάθε σκληρό δίσκο μιας εταιρείας. Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας στο διαδίκτυο έχει γίνει ιδιαίτερα δημοφιλής δεδομένου ότι τα δεδομένα αποθηκεύονται σε διαφορετική γεωγραφική περιοχή – οπότε ακόμη και αν ένα καταστροφικό γεγονός όπως ένας τυφώνας ή ανεμοστρόβιλος κατέστρεψε κάθε κομμάτι υλικού, οι πληροφορίες της εταιρείας θα παραμείνουν ασφαλείς.
Μια άλλη έξυπνη πτυχή της διατήρησης ηλεκτρονικών εγγραφών είναι η φυσική επαλήθευση ότι τα αντίγραφα ασφαλείας πραγματοποιήθηκαν, επειδή κάτι τόσο απλό όσο ένα χαλασμένο καλώδιο Ethernet θα μπορούσε να αποτρέψει την σωστή αποθήκευση πληροφοριών. Πολλές επιχειρήσεις λανθασμένα υποθέτουν ότι τα αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας είναι απρόσβλητα από ατύχημα, αλλά αυτό δεν συμβαίνει. Τα άτομα πρέπει πάντα να επαληθεύουν ότι τα δεδομένα δημιουργούνται σωστά αντίγραφα ασφαλείας τουλάχιστον κάθε μήνα ή κάθε φορά που υλοποιείται ένα νέο αρχείο ή πρόγραμμα.
SmartAsset.