Οι αναφορές μισθοδοσίας είναι επίσημα έγγραφα μιας εταιρείας που αναφέρουν πληροφορίες σχετικά με τα χρήματα που καταβάλλονται σε κάθε εργαζόμενο. Οι εταιρείες είναι νομικά υποχρεωμένες να συντάσσουν αυτές τις αναφορές, με συγκεκριμένες πληροφορίες για κάθε μία. Οι καλύτερες συμβουλές για τη δημιουργία αναφορών μισθοδοσίας περιλαμβάνουν την αναθεώρηση της ισχύουσας νομοθεσίας μισθοδοσίας, τη δημιουργία συστήματος δημιουργίας διπλών αναφορών και τη διενέργεια περιοδικών ελέγχων για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης. Οι εταιρείες διαθέτουν συχνά δύο τύπους εγγράφων μισθοδοσίας. Ο ένας πηγαίνει στον υπάλληλο ως στέλεχος αμοιβής και ο άλλος παραμένει στα εσωτερικά έγγραφα της εταιρείας για σκοπούς τήρησης αρχείων.
Οι τρέχοντες νόμοι μισθοδοσίας υπαγορεύουν ποιες πληροφορίες παρουσιάζει μια εταιρεία σχετικά με τα στελέχη μισθοδοσίας και τις αναφορές μισθοδοσίας της. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει πληροφορίες για φόρους μισθοδοσίας, παροχές και γαρνιτούρες που αφαιρούνται από την επιταγή του υπαλλήλου. Άλλες πληροφορίες μπορεί να περιλαμβάνουν ημερομηνίες περιόδου μισθοδοσίας ή ξεχωριστά ποσά για μισθό, μισθούς και υπερωρίες. Και πάλι, αυτές οι πληροφορίες προέρχονται συχνά από κανόνες ή άλλους κανονισμούς από εθνικές, περιφερειακές ή τοπικές κυβερνήσεις.
Ένα σύστημα είναι συνήθως απαραίτητο για τη διατήρηση αναφορών μισθοδοσίας. Οι εταιρείες συχνά προετοιμάζουν αυτές τις αναφορές τουλάχιστον μία φορά το μήνα, οπότε η χρήση ενός συστήματος διασφαλίζει ότι οι αναφορές πληροφοριών παραμένουν σταθερές. Αυτό το σύστημα διασφαλίζει επίσης ότι η εταιρεία δεν αφήνει καμία πληροφορία από τη μία περίοδο στην άλλη. Το λογισμικό μισθοδοσίας είναι πιο διαδεδομένο στις επιχειρήσεις, δίνοντάς τους επιλογές για τη δημιουργία και τη συντήρηση ενός συστήματος. Η χρήση λογισμικού μισθοδοσίας επιτρέπει επίσης ένα κεντρικό σύστημα αναφοράς στο οποίο μια τοποθεσία μπορεί να επεξεργάζεται ολόκληρες τις αναφορές μισθοδοσίας μιας εταιρείας.
Οι έλεγχοι είναι συνήθως απαραίτητοι για να διασφαλιστεί ότι μια εταιρεία ακολουθεί όλους τους εξωτερικούς και εσωτερικούς κανόνες μισθοδοσίας. Στις περισσότερες περιπτώσεις, μια εταιρεία μπορεί να χρησιμοποιήσει δύο τύπους ελέγχου στις αναφορές και το σύστημα μισθοδοσίας της: εσωτερικό και εξωτερικό. Οι εσωτερικοί έλεγχοι χρησιμοποιούν τους ίδιους τους υπαλλήλους μιας εταιρείας για να πραγματοποιήσουν έλεγχο του συστήματος μισθοδοσίας. Αυτός ο έλεγχος είναι μόνο για σκοπούς διαχείρισης. Ο δεύτερος τύπος ελέγχου, εξωτερικός, απαιτεί τη χρήση τρίτης εταιρείας και αφορά κυρίως ενδιαφερόμενα μέρη εκτός της επιχείρησης.
Η παρακολούθηση των καλύτερων συμβουλών για τις αναφορές μισθοδοσίας είναι συνήθως μια συνεχής διαδικασία. Οι νόμοι και οι κανονισμοί θα αλλάξουν, απαιτώντας από την εταιρεία να αλλάξει το σύστημα για τις αναφορές και τους ελέγχους. Για παράδειγμα, οι δημόσιες εταιρείες συχνά θα πρέπει να υποβάλλονται σε πολυάριθμους ελέγχους κάθε χρόνο. Ένα σύστημα μισθοδοσίας απαιτεί ενεργή αναφορά και διαχείριση, οπότε μια εταιρεία μπορεί να επιλέξει συγκεκριμένα άτομα για να παρακολουθούν αυτό το σύστημα. Αυτοί οι υπάλληλοι θα προέρχονται συχνά από τα τμήματα μισθοδοσίας και λογιστικής, με βάση τα επίπεδα και τις διαδικασίες στελέχωσης της εταιρείας.
SmartAsset.