Όταν γράφετε μια επιστολή αξιολόγησης της απόδοσης, κάποιος πρέπει να λάβει υπόψη τον σκοπό της επιστολής σε ένα ευρύτερο πλαίσιο και να παράσχει χρήσιμες και σημαντικές πληροφορίες για το άτομο που αξιολογήθηκε. Υπάρχουν διάφορες προσεγγίσεις που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αξιολόγηση της απόδοσης ενός ατόμου, συμπεριλαμβανομένων τόσο των ποσοτικών όσο και των ποιοτικών μεθόδων, αν και μια αξιολόγηση που περιλαμβάνει και τα δύο είναι συνήθως πιο αποτελεσματική. Τα άτομα που αποτελούν αντικείμενο επιστολής αξιολόγησης της απόδοσης, όπως οι εργαζόμενοι σε μια εταιρεία, θα πρέπει επίσης να κατανοήσουν τις συνέπειες μιας κακής αξιολόγησης ή τις ανταμοιβές για μια εξαιρετική, όπως τα δοκιμαστικά μέτρα και η εξέλιξη της σταδιοδρομίας.
Ο σκοπός μιας επιστολής αξιολόγησης της απόδοσης πρέπει να έχει αντίκτυπο στην πραγματική δημιουργία αυτής της επιστολής. Κάποιος που γράφει μια επιστολή για την αξιολόγηση της απόδοσης ενός εργαζομένου σε ετήσια βάση, για παράδειγμα, θα πρέπει να περιλαμβάνει πληροφορίες που είναι χρήσιμες για το αξιολογούμενο άτομο ως συνεχιζόμενος υπάλληλος. Μια επιστολή αξιολόγησης απόδοσης που συντάσσεται ως συστατική επιστολή, από την άλλη πλευρά, δεν προορίζεται συνήθως ως τρόπος προώθησης της βελτίωσης ενός εργαζομένου, αλλά για να τονίσει τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία του/της. Η κατανόηση αυτού του πρωταρχικού σκοπού της επιστολής μπορεί να καθοδηγήσει το άτομο που το γράφει.
Μόλις ο σκοπός γίνει κατανοητός από κάποιον που γράφει μια επιστολή αξιολόγησης της απόδοσης, τότε θα πρέπει να επιλέξει την καλύτερη δυνατή μέθοδο αξιολόγησης. Σε ορισμένες περιπτώσεις, θα πρέπει να εξεταστεί μια ποσοτική αξιολόγηση που αφορά συγκεκριμένους αριθμούς, όπως τα στοιχεία πωλήσεων ή ο χρόνος που αφιερώνεται σε ένα έργο. Όλες οι θέσεις εργασίας, ωστόσο, δεν μπορούν να αναλυθούν ποσοτικά και έτσι είναι προτιμότερη μια επιστολή ποιοτικής αξιολόγησης της απόδοσης που αφορά παρατηρήσεις και απόψεις άλλων για να λάβει υπόψη τις δυνάμεις και τις αδυναμίες ενός ατόμου. Ωστόσο, κάθε μία από αυτές τις μεθόδους έχει εγγενείς αδυναμίες και πολλοί αξιολογητές προτιμούν να χρησιμοποιούν και τις δύο μαζί για μια πιο αποτελεσματική αξιολόγηση.
Καθώς κάποιος γράφει μια επιστολή αξιολόγησης της απόδοσης, θα πρέπει επίσης να διασφαλίσει ότι το υποκείμενο της αξιολόγησης κατανοεί τη σημασία της διαδικασίας. Εάν οι εργαζόμενοι σε μια εταιρεία τυπικά είναι επιλέξιμοι για προαγωγή με βάση σε μεγάλο βαθμό τα αποτελέσματα μιας τέτοιας αξιολόγησης, τότε θα πρέπει να το καταλάβουν. Ο σκοπός μιας επιστολής αξιολόγησης της απόδοσης δεν είναι να εκπλήξει τους εργαζόμενους ή άλλους με μια ανάλυση της εργασίας τους, αλλά να τους δώσει χρήσιμη και ουσιαστική ανατροφοδότηση σχετικά με την απόδοσή τους. Αθέμιτες αξιολογήσεις ή πρακτικές προαγωγής μπορούν να οδηγήσουν σε δυσαρέσκεια των εργαζομένων, απώλεια εργαζομένων, ακόμη και αγωγές. θα πρέπει να ληφθεί μέριμνα από έναν αξιολογητή για να διασφαλιστεί ότι χρησιμοποιούνται μέθοδοι που παρέχουν μια δίκαιη και αμερόληπτη ανάλυση των δεξιοτήτων, σε συνδυασμό με σαφή επικοινωνία που βοηθά τους εργαζόμενους να κατανοήσουν τι αναμένεται από αυτούς.
SmartAsset.