Υπάρχουν διάφοροι παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την επιλογή ενός εκτυπωτή, όπως πού και πόσο συχνά θα χρησιμοποιηθεί. Εάν ο εκτυπωτής προορίζεται για περιβάλλον γραφείου, τότε θα θέλετε να επιλέξετε μια μονάδα που έχει σχεδιαστεί ειδικά για να χειρίζεται μεγάλο όγκο σελίδων κάθε μήνα. Για περιστασιακές εργασίες εκτύπωσης, μπορεί να αρκεί ένα λιγότερο ακριβό inkjet. Θα πρέπει επίσης να καθορίσετε εάν προτιμάτε μια αυτόνομη μονάδα ή μια που περιλαμβάνει μια σειρά από διαφορετικά χαρακτηριστικά. Εάν έχετε περιορισμένο διαθέσιμο χώρο, ίσως θελήσετε να εξετάσετε μια μονάδα που περιλαμβάνει σαρωτή ή άλλες λειτουργίες κατά την επιλογή εκτυπωτή.
Κάθε τύπος τεχνολογίας εκτυπωτή έχει τα δικά του πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα που ταιριάζουν σε διαφορετικές καταστάσεις. Το πρώτο βήμα κατά την επιλογή ενός εκτυπωτή είναι να εξετάσετε την κατάστασή σας και να προσδιορίσετε εάν η τεχνολογία inkjet ή λέιζερ ταιριάζει καλύτερα. Οι εκτυπωτές inkjet τείνουν να είναι λιγότερο ακριβοί, αν και αυτό το πλεονέκτημα κόστους μπορεί να εξαφανιστεί εάν εκτυπώνετε πολλά έγγραφα και πρέπει να αγοράζετε ανταλλακτικά δοχεία μελάνης σε τακτική βάση. Οι εκτυπωτές λέιζερ μπορούν συνήθως να εκτυπώσουν πολύ περισσότερο με λιγότερα χρήματα όταν χρησιμοποιούνται σε εφαρμογές μεγάλου όγκου. Τα inkjet είναι συνήθως πιο αργά και από τα λέιζερ, αν και μπορούν να εκτυπώσουν καθαρό μονόχρωμο κείμενο και γραφικά.
Εάν χρειάζεται να εκτυπώνετε έγχρωμες εικόνες σε τακτική βάση, τότε ένας εκτυπωτής inkjet θα είναι συνήθως η καλύτερη επιλογή. Αυτό ισχύει ακόμη περισσότερο εάν επιλέγετε έναν εκτυπωτή που θα χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία φωτογραφιών σε γυαλιστερό χαρτί. Οι έγχρωμοι εκτυπωτές λέιζερ τείνουν να είναι σημαντικά πιο ακριβοί από τους inkjet και δεν προορίζονται για χρήση με τον τύπο γυαλιστερού χαρτιού που χρησιμοποιείται για την εκτύπωση φωτογραφιών.
Ένας άλλος κύριος παράγοντας που μπορεί να θέλετε να λάβετε υπόψη όταν επιλέγετε έναν εκτυπωτή είναι εάν θα επιλέξετε μια αυτόνομη ή πολλαπλών λειτουργιών μονάδα. Εάν έχετε περιορισμένο χώρο για να εργαστείτε, τότε μια πολυλειτουργική μονάδα all-in-one μπορεί να σας φανεί χρήσιμη. Αυτοί οι εκτυπωτές περιλαμβάνουν συχνά σαρωτή, συσκευή φαξ, φωτοαντιγραφικό και άλλες συσκευές ή λειτουργίες. Ωστόσο, ένας αυτόνομος εκτυπωτής μπορεί επίσης να είναι μια καλή επιλογή, ειδικά αν έχετε ήδη κάποιες από αυτές τις άλλες συσκευές.
Η συνδεσιμότητα δικτύου είναι επίσης μια επιλογή που μπορεί να είναι σημαντική όταν επιλέγετε έναν εκτυπωτή. Οι περισσότεροι εκτυπωτές μπορούν να συνδεθούν μόνο σε έναν υπολογιστή κάθε φορά, επομένως, αν θέλετε να έχετε τη δυνατότητα εκτύπωσης από πολλές διαφορετικές τοποθεσίες, θα χρειαστείτε μια μονάδα με συνδεσιμότητα δικτύου. Ορισμένοι εκτυπωτές διαθέτουν θύρες Ethernet, ενώ άλλοι μπορούν να συνδεθούν σε δίκτυα Wi-Fi®. Αυτή η δυνατότητα είναι χρήσιμη καθώς μπορεί να προσφέρει μια ευκολία, αλλά μερικές φορές είναι επίσης απαραίτητη σε περιβάλλοντα γραφείου.