Οι εκτυπωτές Ledger μπορεί να εμφανίζονται ως έγχρωμοι ή ασπρόμαυροι εκτυπωτές. Ορισμένοι λειτουργούν ως εκτυπωτές λέιζερ ενώ άλλοι προσφέρουν τεχνολογία inkjet. Οι εκτυπωτές Ledger ενδέχεται επίσης να διαθέτουν δυνατότητες φαξ και σάρωσης εκτός από διάφορες ρυθμίσεις εκτύπωσης.
Τα άτομα που εργάζονται σε τομείς λογιστικής και τήρησης βιβλίων βασίζονται συχνά σε εκτυπωτές με την ικανότητα εκτύπωσης λογιστικών και οικονομικών καταστάσεων σε ειδικό χαρτί μεγέθους καθολικού. Χωρίς τέτοιους εκτυπωτές, τα λογιστικά περιοδικά πρέπει συχνά να αποστέλλονται σε ειδικό εξωτερικό εκτυπωτή ή μπορεί να χρειαστεί να συμπληρωθούν με το χέρι. Οι εκτυπωτές Ledger, ωστόσο, προσφέρουν την ευκολία εκτύπωσης σημαντικών λογιστικών πληροφοριών που αποθηκεύονται σε έναν υπολογιστή με τον ίδιο τρόπο που εκτυπώνονται άλλα επαγγελματικά έγγραφα χρησιμοποιώντας τυπικά μηχανήματα εκτύπωσης γραφείου.
Όπως συμβαίνει συχνά με άλλους εκτυπωτές γραφείου, οι εκτυπωτές καθολικού μπορεί να παράγουν έγγραφα σε έγχρωμη ή ασπρόμαυρη ποιότητα μελανιού. Ενώ η ασπρόμαυρη εκτύπωση προσφέρει μια τυπική επιλογή που χρησιμοποιείται από πολλούς που είναι επιφορτισμένοι με την τήρηση ακριβούς αρχείου όλων των επιχειρηματικών λογαριασμών, πολλοί προτιμούν να κωδικοποιούν με χρώμα ορισμένες χρηματικές συναλλαγές και πληροφορίες υπολοίπου λογαριασμού. Για παράδειγμα, οι χρεώσεις μπορούν να εκτυπωθούν με συγκεκριμένο έγχρωμο μελάνι ενώ οι πιστώσεις μπορούν να εκτυπωθούν σε άλλο σε μια προσπάθεια να δημιουργηθούν με μια ματιά λογιστικά βιβλία.
Οι εκτυπωτές καθολικού λέιζερ είναι εκείνοι που εκτυπώνουν πληροφορίες καθολικού με τη χρήση τεχνολογίας λέιζερ. Αυτοί οι εκτυπωτές λέιζερ χρησιμοποιούν φως που μεταδίδεται μέσω τυμπάνου και γραφίτη για την προβολή μιας εικόνας σε χαρτί. Αυτή η τεχνολογία είναι πολύ παρόμοια με εκείνη που χρησιμοποιείται για τη δημιουργία φωτοτυπιών και μπορεί να αγοραστεί σε τύπους που παράγουν έγχρωμες καθώς και ασπρόμαυρες εικόνες.
Άλλοι εκτυπωτές καθολικού χρησιμοποιούν τεχνολογία inkjet για τη μεταφορά εικόνων σε χαρτί. Συγκεκριμένα, οι εκτυπωτές inkjet χρησιμοποιούν πολύ μικροσκοπικές κουκκίδες μελανιού που δεν είναι ορατές με γυμνό μάτι, αλλά συνδυάζονται για να δημιουργήσουν μια εικόνα τυπωμένου μελανιού. Οι εκτυπωτές inkjet μπορούν να αγοραστούν σε στυλ που παράγουν έγχρωμες ή ασπρόμαυρες εικόνες με βάση την προτίμηση του αγοραστή.
Ορισμένοι εκτυπωτές καθολικού μπορούν να προσφέρουν και άλλες χρήσιμες επιχειρηματικές λειτουργίες. Αυτές περιλαμβάνουν τις δυνατότητες σάρωσης, φωτοτυπίας ή φαξ εγγράφων. Οι εκτυπωτές προσφέρονται σε διαφορετικά μεγέθη και στυλ, συμπεριλαμβανομένων εκτυπωτών διπλής όψης που μπορούν να εκτυπώσουν πληροφορίες και στις δύο πλευρές ενός μόνο φύλλου χαρτιού. Το μέγεθος της χρήσης εκτύπωσης που μπορεί να φιλοξενήσει κάθε εκτυπωτής ποικίλλει επίσης, με ορισμένους να προσφέρουν βιομηχανική ή πολύ υψηλή επαγγελματική χρήση, ενώ άλλοι προορίζονται για μικρότερες εργασίες εκτύπωσης.