Η εθιμοτυπία του επαγγελματικού τηλεφώνου δεν είναι ιδιαίτερα περίπλοκη, αν και είναι σίγουρα σημαντική, και πολλοί από τους κανόνες που ισχύουν για τη σωστή εθιμοτυπία τηλεφώνου για προσωπικές κλήσεις μπορούν να ισχύουν για επαγγελματικές κλήσεις. Υπάρχουν, ωστόσο, ορισμένες εξαιρέσεις και κάποιος δεν πρέπει συνήθως να επιδεικνύει την εξοικείωση σε μια επαγγελματική κλήση που μπορεί να δείξει όταν μιλάει με φίλους. Σε γενικές γραμμές, κάποιος πρέπει να μιλάει καθαρά στον δέκτη, να είναι ευγενικός όταν είναι στο τηλέφωνο και επίσης να ευχαριστεί το άλλο άτομο για τον χρόνο του στο τέλος μιας κλήσης όταν χρειάζεται. Η εθιμοτυπία του επαγγελματικού τηλεφώνου συνήθως λαμβάνει επίσης υπόψη τους ρόλους κάθε ατόμου στο τηλέφωνο, καθώς ένας εργοδότης κατά τη διάρκεια μιας κλήσης μπορεί να έχει διαφορετικές υποχρεώσεις από έναν εργαζόμενο.
Δεν υπάρχουν απαραιτήτως σκληροί και γρήγοροι κανόνες για την κάλυψη κάθε στοιχείου της εθιμοτυπίας του επαγγελματικού τηλεφώνου, αλλά υπάρχουν ορισμένες γενικές οδηγίες που μπορούν να ληφθούν υπόψη κατά τη διάρκεια μιας επαγγελματικής κλήσης. Πολλές από αυτές τις συμβουλές, ωστόσο, εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από τους ρόλους κάθε ατόμου σε ένα τηλεφώνημα. Για παράδειγμα, εάν κάποιος καλεί να μιλήσει σε έναν υποψήφιο εργοδότη για μια συνέντευξη εργασίας ή μιλάει με το αφεντικό του, τότε υπάρχουν διαφορετικοί ρόλοι εξουσίας. Το ένα άτομο βρίσκεται σε κατώτερη θέση από το άλλο και θα πρέπει να είναι ιδιαίτερα προσεκτικό για να παραμένει σεβαστό και ευγενικό κατά τη διάρκεια της κλήσης.
Το άτομο που βρίσκεται σε θέση εξουσίας κατά τη διάρκεια ενός επαγγελματικού τηλεφωνήματος μπορεί να μην είναι τόσο υπεύθυνο για την τήρηση πτυχών της εθιμοτυπίας του επαγγελματικού τηλεφώνου, αν και συνήθως θεωρείται ευγενικό να το κάνει. Η ευγένεια, γενικά, είναι μια βασική πτυχή της εθιμοτυπίας του επαγγελματικού τηλεφώνου και κάποιος που πραγματοποιεί μια επαγγελματική κλήση θα πρέπει να είναι σίγουρος ότι παραμένει ευγενικός και με σεβασμό προς το άλλο άτομο. Κάποιος που καλεί ένα άλλο άτομο για μια επαγγελματική κλήση θα πρέπει επίσης να συστήσει τον εαυτό του, είτε πρόκειται για ένα σύντομο αναγνωριστικό για κάποιον που καλεί ένα άλλο άτομο με το οποίο είναι εξοικειωμένο είτε για μια πιο επίσημη εισαγωγή για μια αρχική κλήση.
Η σωστή εθιμοτυπία του επαγγελματικού τηλεφώνου περιλαμβάνει επίσης συνήθως ένα άτομο που ευχαριστεί το άλλο για το χρόνο του στο τέλος μιας κλήσης, και πάλι συχνά υπαγορεύεται από τις θέσεις ισχύος κάθε ατόμου στην κλήση. Μια καλή γενική οδηγία είναι να προσπαθεί κάποιος να συμπεριφέρεται σε ένα άλλο άτομο όπως θα ήθελε να του συμπεριφέρονται κατά τη διάρκεια μιας τηλεφωνικής κλήσης. Κάποιος συνήθως δεν πρέπει να βάλει άλλο άτομο σε αναμονή κατά τη διάρκεια μιας σημαντικής επαγγελματικής τηλεφωνικής κλήσης, καθώς αυτό μπορεί να υποδηλώνει ότι κάτι άλλο είναι πιο σημαντικό από την επιχείρηση που διεξάγεται μέσω τηλεφώνου. Η σαφής ομιλία είναι επίσης μια σημαντική πτυχή της εθιμοτυπίας των επιχειρησιακών τηλεφώνων για την αποφυγή λανθασμένων επικοινωνιών και είναι ιδιαίτερα ζωτικής σημασίας για κλήσεις συνδιάσκεψης ή κλήσεις που πραγματοποιούνται μέσω τηλεφώνου ηχείων.