Δημόσια αρχεία είναι εκείνα τα αρχεία που είναι διαθέσιμα για δημόσιο έλεγχο. Αυτά τα αρχεία προσφέρονται συχνά δωρεάν στο κοινό για έλεγχο στον τόπο όπου είναι αποθηκευμένα. Σε άλλες περιπτώσεις, ενδέχεται να διατίθενται με μικρή χρέωση. Αυτά τα αρχεία συχνά ονομάζονται ανάλογα με το πού φυλάσσονται ή από πού προέρχονται. Υπάρχουν δικαστικά αρχεία, κρατικά αρχεία, αρχεία κομητείας και αρχεία της πόλης. Υπάρχουν επίσης αρχεία διαθέσιμα στο κοινό που τηρούνται από την ομοσπονδιακή κυβέρνηση.
Θεωρητικά, σε μια δημοκρατία, κάθε αρχείο που παράγεται και πληρώνεται με έξοδα του φορολογούμενου θα πρέπει να είναι δημόσιο αρχείο. Υπάρχουν περιπτώσεις, ωστόσο, που αυτές οι εγγραφές ενδέχεται να μην είναι άμεσα διαθέσιμες. Αυτό συμβαίνει συχνά στην περίπτωση που οι πληροφορίες που περιέχονται στο αρχείο θα θέσουν σε κίνδυνο την εθνική ασφάλεια, θα παρέμβουν σε μια δικαστική υπόθεση ή θα παραβιάσουν το δικαίωμα ιδιωτικού απορρήτου ενός ατόμου. Σε κάποιο σημείο, τα αρχεία ενδέχεται να είναι διαθέσιμα. Αυτά που μπορούν να ονομαστούν αποχαρακτηρισμένα δημόσια αρχεία.
Κάθε μεμονωμένη δικαιοδοσία χειρίζεται τα αρχεία της κάπως διαφορετικά. Για παράδειγμα, σε ορισμένες πολιτείες, η λήψη πιστοποιητικού γέννησης μπορεί να απαιτεί την αντιμετώπιση ενός κρατικού γραφείου ζωτικής σημασίας στατιστικών ή παρόμοιου γραφείου. Σε άλλες περιπτώσεις, θα είναι απαραίτητο να αντιμετωπίσετε ένα νομό που είναι αρμόδιο για τέτοιες στατιστικές. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ακόμη και φαινομενικά σχετικά αρχεία θα τηρούνται σε δύο διαφορετικά μέρη. Το πιστοποιητικό γάμου μπορεί να φυλάσσεται σε γραφείο κομητείας. Το διάταγμα διαζυγίου σχετικά με τον ίδιο γάμο θα φυλάσσεται συχνά στο γραφείο του δικαστηρίου.
Επομένως, είναι σημαντικό για ένα άτομο που αναζητά δημόσιο αρχείο να καταλάβει ακριβώς τι είδους δίσκο αναζητά. Αυτό μπορεί να εξοικονομήσει ώρες αναζήτησης ή να σώσει την ταλαιπωρία της μετάβασης σε λάθος τοποθεσία. Καθώς κάθε πολιτεία και νομός μπορεί να έχει διαφορετικό σύστημα, είναι καλύτερο να καλέσετε εκ των προτέρων, να προσδιορίσετε τους τύπους εγγραφών που απαιτούνται και να ρωτήσετε πού θα βρίσκονται.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, αντίγραφα δημόσιων αρχείων μπορεί να σταλούν σε ένα άτομο, αν και αυτό συχνά εξαρτάται από τον τύπο του δημόσιου αρχείου. Ακόμη και τα δωρεάν αρχεία θα έχουν πιθανώς τέλη αντιγραφής και αποστολής που σχετίζονται με αυτά, εάν αποσταλούν σε ένα άτομο. Σύμφωνα με τους κρατικούς και ομοσπονδιακούς νόμους, αυτά τα τέλη πρέπει να είναι λογικά και να αντικατοπτρίζουν με ακρίβεια το κόστος που σχετίζεται με την παραγωγή των αρχείων. Μπορούν να περιλαμβάνουν τα έξοδα υλικών και τον χρόνο του εργαζομένου που έψαξε για τα αρχεία.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, μια δημόσια αναζήτηση αρχείων μπορεί να γίνει διαδικτυακά. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν δημόσια ποινικά μητρώα, αρχεία περιουσίας και άλλα δικαστικά αρχεία. Ενώ οι πληροφορίες δεν θα έχουν την ίδια μορφή με τις φυσικές εγγραφές, οι βασικές πληροφορίες είναι συνήθως όλες διαθέσιμες. Εάν όχι, η διαδικτυακή αναζήτηση ενδέχεται να παρέχει λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο πρόσβασης στις πλήρεις εγγραφές.
SmartAsset.