Ένας τηλεφωνητής με γραμματοκιβώτια είναι ένας ψηφιακός τηλεφωνητής που επιτρέπει στους καλούντες την επιλογή να αφήσουν ένα μήνυμα για το συγκεκριμένο άτομο που προσπαθούν να καλέσουν, απευθείας στα ατομικά γραμματοκιβώτιά τους. Τα μικρά γραφεία, οι οικογένειες ή οι συγκάτοικοι επιλέγουν συχνά έναν αυτόματο τηλεφωνητή με γραμματοκιβώτια, επειδή αυξάνει το απόρρητο και επιτρέπει στους ανθρώπους να εξοικονομούν χρόνο ακούγοντας απλώς τα μηνύματα που προορίζονται και όχι αυτά που αφήνουν άλλα άτομα. Οι καλούντες θα ειδοποιούνται γενικά με έναν χαιρετισμό όπως “Για να αφήσετε ένα μήνυμα στον Joe, πατήστε 1 ή για να αφήσετε ένα μήνυμα για την Jane, πατήστε 2”, για παράδειγμα. Κάθε άτομο στο γραφείο ή στο σπίτι μπορεί απλώς να ακούσει τα μηνύματα στο προσωπικό του γραμματοκιβώτιο.
Μερικές φορές, ένας τηλεφωνητής με γραμματοκιβώτια θα έχει ξεχωριστούς κωδικούς ασφαλείας που σχετίζονται με κάθε γραμματοκιβώτιο, έτσι ώστε μόνο ο προβλεπόμενος παραλήπτης να μπορεί να ακούσει το μήνυμα, είτε στέκοντας ακριβώς στο μηχάνημα για να το ακούσει είτε καλώντας το από αλλού και εισάγοντας ο κώδικας. Τα φθηνότερα τηλέφωνα μπορεί να μην έχουν αυτήν τη δυνατότητα και μπορεί να περιλαμβάνουν έναν κωδικό ασφαλείας για πρόσβαση σε όλα τα γραμματοκιβώτια ή απλώς ένα κουμπί για να πατήσετε για να ακούσετε τα διαφορετικά γραμματοκιβώτια. Το επίπεδο ασφάλειας που επιθυμείτε κατά την αγορά ενός τηλεφωνητή με γραμματοκιβώτια εξαρτάται από τα άλλα άτομα που θα τον χρησιμοποιήσουν και από το πόσο σημαντικό είναι να διατηρούνται ιδιωτικά τα μηνύματα.
Αν και οι ψηφιακοί τηλεφωνητές είχαν αρχικά μόνο λίγα λεπτά ικανότητας εγγραφής, πολύ λιγότερο από τους τηλεφωνητές που χρησιμοποιούσαν κασέτες, οι οποίοι μπορούσαν γενικά να ηχογραφήσουν τριάντα λεπτά έως μία ώρα, οι νεότεροι ψηφιακοί τηλεφωνητές με γραμματοκιβώτια έχουν συχνά δυνατότητα εγγραφής 40 λεπτών ή περισσότερο . Αυτό είναι σημαντικό όταν πολλά άτομα θα χρησιμοποιούν το μηχάνημα. Η ποσότητα της διαθέσιμης χωρητικότητας εγγραφής θα προσδιορίζεται απευθείας στο κουτί κατά την πραγματοποίηση της αγοράς, είτε στα καταστήματα είτε στο διαδίκτυο.
Ένα άλλο ζήτημα που λαμβάνεται υπόψη όταν εξετάζετε το ενδεχόμενο αγοράς ενός τηλεφωνητή με γραμματοκιβώτια είναι εάν το μηχάνημα θα καταγράψει ή όχι μια σφραγίδα ημερομηνίας και ώρας στο μήνυμα. Αυτό μπορεί να είναι πολύ σημαντικό σε ένα περιβάλλον γραφείου, για παράδειγμα, όταν είναι απαραίτητο να γνωρίζουμε πότε κάλεσε ένα συγκεκριμένο άτομο και τον χρόνο που έχει παρέλθει. Για πολλούς ανθρώπους, η επιλογή ενός τηλεφωνητή με γραμματοκιβώτια μπορεί να είναι ένα εξαιρετικό αντίγραφο ασφαλείας ή εναλλακτική λύση στον προσωπικό αυτόματο τηλεφωνητή, επιτρέποντας στους καλούντες να αισθάνονται αυτό το επιπλέον επίπεδο εξατομίκευσης όταν αφήνουν ένα μήνυμα για κάποιον και νιώθουν σίγουροι ότι θα λάβουν πραγματικά το μήνυμα.