Οι διαφορετικοί τύποι εργαλείων διαχείρισης εργασιών χρησιμοποιούν διαφορετικές προσεγγίσεις για αποτελεσματική και επιτυχημένη διαχείριση χρόνου και εργασιών σε κλάδους όπως η μηχανική, η τεχνολογία, η λογιστική και πολλοί άλλοι. Τα καλύτερα εργαλεία χρησιμοποιούν μερικές απλές αλλά βασικές λειτουργίες: προβολή σε πραγματικό χρόνο ενός έργου ή μιας εργασίας, εύκολη συνεργασία μεταξύ όλων των σχετικών μερών, εύκολη ενημέρωση και παρακολούθηση τόσο των πόρων που χρησιμοποιούνται όσο και των διαθέσιμων. Τα εργαλεία διαχείρισης εργασιών θα πρέπει επίσης να παρέχουν ευκολία πρόσβασης, εξορθολογισμό εργασιών και διαχείριση έργων πολλαπλών τοποθεσιών. Διαφορετικοί τύποι εργαλείων μπορεί να δημιουργηθούν γύρω από τις διαφορετικές ανάγκες διαχείρισης εργασιών και χρόνου μιας συγκεκριμένης βιομηχανίας ή γύρω από την ίδια τη μεθοδολογία διαχείρισης εργασιών.
Οι εταιρείες και οι μικρές επιχειρήσεις πρέπει να είναι σε θέση να διαχειρίζονται ομάδες που μπορεί να είναι διαδεδομένες σε όλο τον κόσμο και να εργάζονται σε διαφορετικές ζώνες ώρας. Η ικανότητα των εργαλείων διαχείρισης εργασιών να παρέχουν μια λεπτομερή εικόνα σε πραγματικό χρόνο για όλες τις πτυχές ενός συγκεκριμένου έργου ή συνόλου εργασιών είναι κρίσιμης σημασίας για την επιτυχία της επιχείρησης. Για παράδειγμα, ένας κατασκευαστής ακτίνων λέιζερ μπορεί να έχει ένα κεντρικό γραφείο στο Τέξας, εκπροσώπους πωλήσεων σε πολλές διαφορετικές χώρες και μια εγκατάσταση παραγωγής στην Ταϊπέι. Εάν ο πρόεδρος ή ακόμη και ο πιο μικρός υπάλληλος απαιτεί πρόσβαση στις λεπτομέρειες ενός συγκεκριμένου έργου, τα διαδικτυακά εργαλεία διαχείρισης εργασιών μπορούν να το παρέχουν σε πραγματικό χρόνο.
Ορισμένοι τύποι εργαλείων διαχείρισης εργασιών έχουν σχεδιαστεί για να εστιάζουν στην ικανοποίηση της ανάγκης για συνεργασία. Αυτά τα εργαλεία διαχείρισης εργασιών επιτρέπουν στους χρήστες να επικεντρωθούν και να διαχειριστούν τις δικές τους εργασίες και θα αποθηκεύσουν ή θα αποθηκεύσουν με ασφάλεια όλα τα σχετικά έγγραφα που σχετίζονται με εργασίες, σημειώσεις συνεδριάσεων και ομαδικές συζητήσεις. Η συγκέντρωση πολλών εργασιών σε διάφορες ομάδες μαζί με τις σχετικές πληροφορίες και έγγραφα επιτρέπει την αποτελεσματικότερη ομαδική συνεργασία. Στο πλαίσιο του παγκόσμιου επιχειρηματικού περιβάλλοντος, η ομαδική συνεργασία σε πραγματικό χρόνο μεταξύ όλων των εμπλεκομένων μερών, ανεξάρτητα από τη φυσική τους θέση, είναι κρίσιμη και επιτρέπει σε μια εταιρεία ή οργανισμό να ολοκληρώσει τα διάφορα έργα του έργου γρηγορότερα και να αποφέρει περισσότερα κέρδη.
Τα εργαλεία διαχείρισης εργασιών μπορεί επίσης να βασίζονται στη σημασία της παροχής κατάστασης εργασίας και ενημερώσεων έργου. Αυτές οι εφαρμογές έχουν σχεδιαστεί για να λειτουργούν γύρω από την πρόοδο ενός συγκεκριμένου έργου ή συνόλου εργασιών. Ορισμένα μέλη που συμμετέχουν σε ένα συγκεκριμένο έργο ενδέχεται να μην συμμετέχουν σε όλα τα έργα στα οποία εργάζεται μια εταιρεία ή οργανισμός. Αυτός ο τύπος εργαλείου διαχείρισης εργασιών διαχωρίζει, οργανώνει και ενημερώνει τα σχετικά μέρη που εμπλέκονται. Ένας διαχειριστής έργου θα πρέπει να ενημερωθεί για όλα τα έργα υπό την άμεση επίβλεψή του, ενώ ένας εργαζόμενος χαμηλότερου επιπέδου μπορεί να χρειάζεται μόνο ενημερώσεις κατάστασης για το έργο με το οποίο συμμετέχει. Αυτοί οι τύποι εργαλείων διαχείρισης εργασιών μπορούν επίσης να ενημερώσουν αυτόματα τα σχετικά μέρη μέσω e-mail, κειμένου ή άλλων μέσων ψηφιακής επικοινωνίας.
SmartAsset.