Μια ιδιωτική θυρίδα τηλεφωνητή επιτρέπει σε ένα άτομο να λαμβάνει τηλεφωνικά μηνύματα όταν δεν μπορεί να απαντηθεί το τηλέφωνο. Μια μεμονωμένη θυρίδα τηλεφωνητή και μια μεμονωμένη τηλεφωνική γραμμή συχνά συνδέονται μεταξύ τους. Αυτός είναι ο πιο κοινός τύπος ιδιωτικού φωνητικού ταχυδρομείου. Σε άλλες περιπτώσεις, πολλά κουτιά ενδέχεται να συνδέονται στην ίδια τηλεφωνική γραμμή, επιτρέποντας σε έναν αριθμό ατόμων να λαμβάνουν τα μηνύματά τους ξεχωριστά. Ένας τηλεφωνητής μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί ως ιδιωτικό κουτί αυτόματου τηλεφωνητή που επιτρέπει στους χρήστες να διατηρούν τον αυτόματο τηλεφωνητή στα σπίτια ή τις επιχειρήσεις τους.
Ο πιο συνηθισμένος τύπος ιδιωτικού αυτόματου τηλεφωνητή συνδέει μία τηλεφωνική γραμμή με μία θυρίδα τηλεφωνητή. Αυτός ο τύπος φωνητικού ταχυδρομείου είναι ένα κοινό χαρακτηριστικό των κινητών τηλεφώνων. Οι καλούντες συνδέονται συχνά με τον αυτόματο τηλεφωνητή, εάν το τηλέφωνο δεν λαμβάνεται μετά από συγκεκριμένο αριθμό κουδουνισμάτων. Αν και ένας πάροχος τηλεφωνητή μπορεί να συνεργάζεται με χιλιάδες ή και εκατομμύρια πελάτες, ο λογαριασμός τηλεφωνητή κάθε χρήστη διατηρείται χωριστά από τους άλλους. Αυτό επιτρέπει στους χρήστες να έχουν πρόσβαση στον ιδιωτικό τους αυτόματο τηλεφωνητή αλλά όχι στον αυτόματο τηλεφωνητή άλλων χρηστών.
Ένας άλλος τύπος ιδιωτικού φωνητικού ταχυδρομείου επιτρέπει τη σύνδεση πολλών λογαριασμών στον ίδιο αριθμό τηλεφώνου. Οποιοσδήποτε αριθμός θυρίδων τηλεφωνητή μπορεί να συνδεθεί σε έναν μόνο αριθμό τηλεφώνου, επιτρέποντας σε άτομα μιας οικογένειας ή σε εργαζόμενους σε μια επιχείρηση να λαμβάνουν τα μηνύματά τους ξεχωριστά από αυτά άλλων ατόμων που μπορούν να επικοινωνήσουν με αυτόν τον αριθμό. Στις περισσότερες περιπτώσεις, γίνεται πρόσβαση σε αυτούς τους ιδιωτικούς λογαριασμούς τηλεφωνητή όταν ένας καλών καλεί μια συγκεκριμένη επέκταση.
Τις περισσότερες φορές, το φωνητικό ταχυδρομείο διατηρείται σε ψηφιακή μορφή σε μεγάλο διακομιστή. Αυτοί οι διακομιστές διατηρούνται από τον πάροχο αυτόματου τηλεφωνητή και οι πελάτες που έχουν ιδιωτικούς λογαριασμούς αυτόματου τηλεφωνητή έχουν απομακρυσμένη πρόσβαση. Αυτό επιτρέπει στους χρήστες να έχουν πρόσβαση στον αυτόματο τηλεφωνητή τους από μια ποικιλία διαφορετικών τοποθεσιών και με μια ποικιλία διαφορετικών μέσων. Οι πληροφορίες τηλεφωνητή μπορούν επίσης να μεταφερθούν στον υπολογιστή ενός ατόμου, αν και τα μηνύματα σχεδόν πάντα αποθηκεύονται πρώτα στους διακομιστές του παρόχου.
Ένας τηλεφωνητής μπορεί επίσης να θεωρηθεί ένας τύπος ιδιωτικού τηλεφωνητή. Αυτά τα μηχανήματα είναι συνδεδεμένα με σταθερά τηλέφωνα και μπορεί να έχουν ένα φωνητικό ταχυδρομείο για όλους τους χρήστες της τηλεφωνικής γραμμής ή μπορεί να μπορούν να διαχωρίζουν τα μηνύματα σε μεμονωμένες θυρίδες τηλεφωνητή για τα διάφορα άτομα που χρησιμοποιούν τη γραμμή. Ένας χρήστης συνήθως έχει πρόσβαση στα μηνύματα πατώντας κουμπιά στο ίδιο το μηχάνημα, αν και είναι επίσης δυνατή η πρόσβαση στα μηνύματα του τηλεφωνητή από μια τηλεφωνική γραμμή ή έναν υπολογιστή.