Υπάρχουν πολλές διαφορές μεταξύ ενός τηλεφωνητή και του τηλεφωνητή, αν και και τα δύο συστήματα έχουν σχεδιαστεί για να εκτελούν την ίδια βασική εργασία. Ένας τηλεφωνητής είναι συνήθως μια φυσική συσκευή που καταγράφει μηνύματα, είτε ως μέρος ενός υπάρχοντος τηλεφώνου είτε ως ξεχωριστή μονάδα. Το φωνητικό ταχυδρομείο, από την άλλη πλευρά, είναι μια υπηρεσία που επιτρέπει σε κάποιον να έχει ηχογραφημένα μηνύματα σε ξεχωριστό διακομιστή ή σύστημα, από τον οποίο ο χρήστης μπορεί στη συνέχεια να έχει πρόσβαση στα μηνύματά του από μια απομακρυσμένη τοποθεσία. Αν και έχουν σχεδιαστεί για την επίτευξη του ίδιου στόχου, ένας τηλεφωνητής και ο αυτόματος τηλεφωνητής διαφέρουν ως προς τον τρόπο με τον οποίο ένα άτομο έχει πρόσβαση στα μηνύματα, πού αποθηκεύονται τα μηνύματα και πώς μπορούν να προσεγγιστούν από τους εισερχόμενους καλούντες.
Μία από τις κύριες διαφορές μεταξύ ενός τηλεφωνητή και του τηλεφωνητή είναι ο τρόπος με τον οποίο ένα άτομο μπορεί να έχει πρόσβαση στα αποθηκευμένα μηνύματα. Δεδομένου ότι ένας τηλεφωνητής είναι μια φυσική συσκευή που συνήθως βρίσκεται μαζί με ένα τηλέφωνο, κάποιος μπορεί συνήθως να πατήσει ένα κουμπί στη συσκευή για να ακούσει μηνύματα. Αυτός ο τύπος μηχανής μπορεί επίσης να είναι προσβάσιμος μέσω μιας απομακρυσμένης τηλεφωνικής γραμμής, αν και αυτό εξαρτάται από το μοντέλο του τηλεφωνητή. Το φωνητικό ταχυδρομείο, από την άλλη πλευρά, είναι συνήθως προσβάσιμο μέσω τηλεφώνων και υπολογιστών, καθώς είναι ένα απομακρυσμένο σύστημα, το οποίο επιτρέπει σε κάποιον να ακούει πιο εύκολα τα μηνύματά του από σχεδόν οπουδήποτε.
Αυτή η διαφορά στον τρόπο πρόσβασης στις δύο μεθόδους αποθήκευσης βασίζεται σε μεγάλο βαθμό στον τρόπο αποθήκευσης των μηνυμάτων σε αυτά τα συστήματα. Με έναν τηλεφωνητή, ένα μήνυμα καταγράφεται και αποθηκεύεται στην ίδια τη φυσική συσκευή. Το φωνητικό ταχυδρομείο, ωστόσο, παρέχει μια υπηρεσία μέσω της οποίας ένας καλών μεταφέρεται σε ξεχωριστό σύστημα στο οποίο λαμβάνονται και καταγράφονται τα μηνύματα. Αυτό σημαίνει ότι η πρόσβαση στα ηχογραφημένα μηνύματα μπορεί να γίνει απευθείας από έναν τηλεφωνητή, ενώ κάποιος πρέπει να έχει πρόσβαση σε ένα εξωτερικό σύστημα για να ακούσει μηνύματα αυτόματου τηλεφωνητή. Αν και μια τέτοια διαφορά μεταξύ τηλεφωνητή και τηλεφωνητή μπορεί να είναι αμελητέα για μερικούς ανθρώπους, μπορεί να προκαλέσει ανησυχίες σε άλλους σχετικά με την ασφάλεια των μηνυμάτων σε ένα σύστημα τηλεφωνητή.
Ο σκοπός τόσο του τηλεφωνητή όσο και του τηλεφωνητή είναι να επιτρέψουν σε κάποιον που καλεί να αφήσει ένα μήνυμα όταν κανείς δεν απαντά στο τηλέφωνο. Με έναν αυτόματο τηλεφωνητή, εφόσον κανείς δεν είναι στη γραμμή τηλεφώνου και κανείς δεν απαντά, η κλήση κατευθύνεται στο μηχάνημα, το οποίο στη συνέχεια καταγράφει ένα μήνυμα από τον καλούντα. Ωστόσο, οι περισσότεροι τηλεφωνητές δεν μπορούν να ηχογραφήσουν ένα μήνυμα από έναν καλούντα εάν κάποιος είναι στο τηλέφωνο και δεν μπορεί να απαντήσει στην εισερχόμενη κλήση. Τα συστήματα τηλεφωνητή, ωστόσο, συνήθως μεταφέρουν την εισερχόμενη κλήση στον διακομιστή αυτόματου τηλεφωνητή, επιτρέποντας στους καλούντες να αφήσουν ένα μήνυμα ακόμα και όταν ο παραλήπτης είναι ήδη στο τηλέφωνο όταν έρχεται η δεύτερη κλήση.