Για να στέλνετε εύκολα δεδομένα από έναν αυτόματο τηλεφωνητή σε email, θα πρέπει να ρυθμίσετε ένα σύστημα στο οποίο χρησιμοποιείτε μια υπηρεσία ψηφιακού τηλεφωνητή και όχι μια τυπική συσκευή τηλεφωνητή. Οι τηλεφωνητές λειτουργούν συνήθως ως ξεχωριστές συσκευές που μπορούν να συνδεθούν στο τηλέφωνό σας ή αναπτύσσονται ως μέρος ενός τηλεφώνου που καταγράφει μηνύματα από εισερχόμενες κλήσεις και αποθηκεύει αυτά τα μηνύματα για μελλοντική αναπαραγωγή. Αυτός ο τύπος συστήματος δεν διασυνδέεται ή λειτουργεί απαραίτητα με ηλεκτρονικά στοιχεία, καθιστώντας δύσκολη τη μεταφορά μηνυμάτων από έναν τηλεφωνητή σε λογαριασμό email, επομένως θα πρέπει να αναζητήσετε μια ψηφιακή υπηρεσία που χρησιμοποιεί ηλεκτρονικό τηλεφωνητή που σας ειδοποιεί μέσω email για νέα μηνύματα.
Όταν πρόκειται για τη μεταφορά δεδομένων από έναν τηλεφωνητή σε email, το κύριο ζήτημα που προκύπτει είναι η δυνατότητα επικοινωνίας διαφορετικών συστημάτων. Ο τηλεφωνητής είναι συνήθως μια φυσική συσκευή που χρησιμοποιείται για την εγγραφή και αποθήκευση μηνυμάτων από καλούντες. Αυτά τα μηχανήματα συνδέονται συνήθως σε μια τηλεφωνική γραμμή και μπορεί να είναι μια ξεχωριστή συσκευή συνδεδεμένη σε ένα τηλέφωνο ή μπορεί να κατασκευαστεί ως μέρος ενός τηλεφώνου. Δεδομένου ότι οι τηλεφωνητές έχουν σχεδιαστεί για να λειτουργούν κυρίως με τηλέφωνα, δεν υπάρχουν πολλά μοντέλα που προορίζονται για χρήση με συστήματα email.
Ορισμένες συσκευές έχουν εισαχθεί για να επιτρέπουν στους τηλεφωνητές να χρησιμοποιούν μορφές ψηφιακών πληροφοριών και να στέλνουν μηνύματα σε ένα σύστημα υπολογιστή, αλλά αυτές είναι συχνά αναξιόπιστες και μπορεί να μην είναι πάντα διαθέσιμες. Αντί να προσπαθείτε να στείλετε πληροφορίες από τον τηλεφωνητή σας σε email, θα πρέπει να εξετάσετε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε μια υπηρεσία τηλεφωνητή. Μπορείτε να επιλέξετε μια υπηρεσία τηλεφωνητή που είναι online ή που χρησιμοποιεί λογισμικό που εγκαθιστάτε σε υπολογιστή. Όταν λαμβάνεται μια εισερχόμενη κλήση που δεν μπορείτε να απαντήσετε, το σύστημα μεταφέρει την κλήση στο σύστημα του υπολογιστή και καταγράφεται ένα μήνυμα.
Το σύστημα του υπολογιστή μπορεί στη συνέχεια να στείλει ένα μήνυμα στο email σας, με τον ίδιο τρόπο που πιθανότατα θέλετε να στέλνονται μηνύματα από τον τηλεφωνητή σας στο email. Διαφορετικά συστήματα μπορούν να στείλουν διαφορετικούς τύπους μηνυμάτων, αν και συνήθως είναι απλώς μια ειδοποίηση που σας ειδοποιεί ότι έχετε ένα μήνυμα αυτόματου τηλεφωνητή. Στη συνέχεια, μπορείτε να ελέγξετε τον αυτόματο τηλεφωνητή σας από μια απομακρυσμένη τοποθεσία, καλώντας στην υπηρεσία τηλεφωνητή και ανακτώντας το μήνυμά σας. Υπάρχουν πολλά συστήματα που σας επιτρέπουν να χρησιμοποιείτε τον αυτόματο τηλεφωνητή και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, συχνά πιο εύκολα από ό,τι προσπαθείτε να στείλετε δεδομένα από έναν τηλεφωνητή σε email, και ορισμένα συστήματα μπορεί να περιλαμβάνουν λειτουργίες αναγνώρισης καλούντος καθώς και τη δυνατότητα μεταφοράς κλήσεων σε κινητό τηλέφωνο .