Οι κάρτες Ledger είναι εργαλεία τήρησης βιβλίων που χρησιμοποιούνται από εταιρείες για την καταγραφή συναλλαγών και τη διαχείριση των οικονομικών εγγράφων. Είναι παρόμοια αλλά διαφορετικά με το τυπικό χαρτί καθολικού με συγκεκριμένους τρόπους. Οι ομοιότητες προέρχονται από τη χρήση στηλών, γραμμών και πλεγμάτων σε κάρτες λογιστικού βιβλίου, στις οποίες ένας λογιστής μπορεί να γράψει οικονομικά δεδομένα. Οι διαφορές περιλαμβάνουν τη δυνατότητα τοποθέτησης αυτών των καρτών σε δαχτυλίδια και τη χρήση χαρτοφυλακίου στο οποίο τυπώνονται οι κάρτες. Αυτές οι κάρτες έχουν διαφορετικές μορφές, χρώματα και δυνατότητες αποθήκευσης για χρήση σε ένα λογιστικό σύστημα.
Γενικά, οι ίδιες πληροφορίες πρέπει να γράφονται σε κάθε κάρτα γενικού καθολικού πριν χρησιμοποιηθούν στο λογιστικό σύστημα μιας εταιρείας. Για παράδειγμα, ένας λογιστής πρέπει να γράψει μια περιγραφή ή σκοπό χρήσης στο επάνω μέρος μαζί με μια ημερομηνία που σχετίζεται με το συμβάν συναλλαγής. Κάθε σειρά αντιπροσωπεύει μια γραμμή στην οποία ο λογιστής πρέπει να γράψει αριθμούς λογαριασμού, περιγραφές λογαριασμού και ποσά σε δολάρια για τη συναλλαγή. Με πολλές γραμμές στις κάρτες του καθολικού, υπάρχει αρκετός χώρος για να περιγράψετε με ακρίβεια το συμβάν συναλλαγής και να κάνετε σημειώσεις κούνιας. Στη συνέχεια, η κάρτα έχει τις πληροφορίες καταγεγραμμένες στο λογιστικό σύστημα της εταιρείας.
Αν και οι περισσότερες κάρτες λογιστικού έχουν την ίδια μορφή, μπορεί να υπάρχουν διαφορετικά χρώματα για αυτές τις κάρτες που διατίθενται σε καταστήματα ειδών γραφείου. Τα κοινά χρώματα περιλαμβάνουν το πράσινο, το κίτρινο και το μανίλα, αν και άλλα μπορεί να υπάρχουν από ορισμένα καταστήματα ειδών γραφείου. Στις περισσότερες περιπτώσεις, δεν υπάρχει πραγματική σημαντική διαφορά μεταξύ των χρωμάτων των καρτών καθολικού, αν και μια εταιρεία μπορεί να μπορεί να τις χρησιμοποιήσει διαφορετικά. Για παράδειγμα, μια μεγάλη εταιρεία μπορεί να χρησιμοποιήσει διαφορετικό χρώμα για διαφορετικά τμήματα ή διαφορετικές συναλλαγές, ανάλογα με την ανάγκη. Αυτό επιτρέπει στο λογιστικό σύστημα να έχει φυσικό διαχωρισμό για χρήση πληροφοριών μεταξύ των πολλών τύπων συναλλαγών ή τμημάτων.
Η χρήση καρτών καθολικού ως μέρος ενός λογιστικού συστήματος μπορεί να είναι απαραίτητη καθώς τείνουν να είναι πιο ανθεκτικές από το τυπικό χαρτί καθολικού. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι κάρτες μπορεί να υπάρχουν σε πιο σκληρά λειτουργικά τμήματα μιας εταιρείας, όπως η παραγωγή, η κατασκευή ή άλλα περιβάλλοντα εκτός γραφείου. Εδώ, οι μη λογιστές συμπληρώνουν ορισμένες βασικές πληροφορίες – όπως ποσότητες, κόστος και χρήση αγαθών – με τους λογιστές να συμπληρώνουν τα υπόλοιπα δεδομένα. Η χρήση και η αποθήκευση αυτών των καρτών επιτρέπει στις εταιρείες να έχουν πιο ανθεκτική γραφειοκρατία για αυτά τα πιο σκληρά περιβάλλοντα. Η αποθήκευση αυτών των καρτών είναι απαραίτητη για φορολογικούς και επαγγελματικούς σκοπούς και αυτές οι κάρτες είναι συνήθως πολύ ανθεκτικές.