Οι κωδικοί γενικού καθολικού χρησιμοποιούνται για τον προσδιορισμό των χρεώσεων και των πιστώσεων που διέρχονται από τους γενικούς λογαριασμούς μιας επιχείρησης. Οι νόμοι σε πολλές χώρες απαιτούν από τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να τηρούν αρχεία με τα επιχειρηματικά έξοδα για αρκετά χρόνια και οι φορολογικές αρχές μπορούν να ζητήσουν αντίγραφα αυτών των αρχείων κατά τη διάρκεια ελέγχων. Οι κωδικοί γενικού καθολικού επιτρέπουν στους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και τους ελεγκτές να παρακολουθούν εύκολα διαφορετικούς τύπους εσόδων και εξόδων.
Πολλές εταιρείες παρακολουθούν χωριστά διαφορετικά είδη δαπανών και οι λεπτομέρειες αυτών των εξόδων αναφέρονται στα λογιστικά βιβλία που είναι γνωστά ως υποκαθολικά. Κάθε δευτερεύον καθολικό έχει έναν αναγνωριστικό κωδικό λογαριασμού. Αν και υπάρχουν χωριστοί λογαριασμοί για διαφορετικούς τύπους συναλλαγών, οι πιστώσεις και οι χρεώσεις συχνά περνούν από τον κύριο λειτουργικό λογαριασμό της εταιρείας και όλες αυτές οι χρεώσεις αναφέρονται λεπτομερώς σε ένα ημερολόγιο ή λογιστικό έγγραφο γνωστό ως γενικό καθολικό. Οι κωδικοί γενικού καθολικού χρησιμοποιούνται για να δείξουν σε ποιο δευτερεύον καθολικό πέρασαν τα χρήματα μετά την εκκαθάριση μέσω του γενικού λογαριασμού.
Οι λογιστικοί νόμοι σε ορισμένες χώρες σημαίνουν ότι οι λογαριασμοί γενικού καθολικού πρέπει να έχουν μηδενικό υπόλοιπο στο κλείσιμο των εργασιών, καθώς αυτοί οι λογαριασμοί είναι μεταβιβαστικοί λογαριασμοί και καμία χρέωση ή πίστωση δεν μπορεί να επηρεάσει μόνιμα το υπόλοιπο του λογαριασμού γενικού καθολικού. Οι λογιστές ή οι λογιστές εξισορροπούν το γενικό καθολικό συγκρίνοντας όλες τις χρεώσεις και τις πιστώσεις που πέρασαν από τον λογαριασμό μια συγκεκριμένη ημέρα. Εάν μια χρέωση χρησιμοποιήθηκε για την πληρωμή από τον λογαριασμό, τότε ο λογιστής πρέπει να συμψηφίσει αυτήν τη χρέωση με μια πίστωση που χρησιμοποιήθηκε για την ανάληψη χρημάτων από το υποκαθολικό. Σε ορισμένες περιπτώσεις, τα εισιτήρια του καθολικού δεν τοποθετούνται ή χάνονται, οπότε ο λογιστής πρέπει να ελέγξει τους λογαριασμούς για να εντοπίσει το σφάλμα και στη συνέχεια να γράψει νέα εισιτήρια μεταφοράς χρησιμοποιώντας τους κατάλληλους κωδικούς γενικού καθολικού για να διορθώσει το πρόβλημα.
Σε ορισμένες χώρες, τα αρχεία του γενικού καθολικού περιλαμβάνουν μια λίστα με τα μη ταμειακά περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας, όπως ακίνητα και απαιτήσεις λογαριασμών καθώς και μετρητά. Κατά συνέπεια, ο λογαριασμός μπορεί να μην έχει μηδενικό υπόλοιπο λόγω της αξίας αυτών των περιουσιακών στοιχείων που συνυπολογίζεται στην εξίσωση. Ωστόσο, οι συναλλαγές που αφορούν λογαριασμούς δευτερεύοντος καθολικού δεν θα πρέπει να επηρεάζουν το γενικό υπόλοιπο του λογαριασμού, καθώς αυτές οι συναλλαγές θα πρέπει να περιλαμβάνουν χρέωση και συμψηφιστική πίστωση.
Οι μεγάλες εταιρείες συχνά εκχωρούν σε κάθε διευθυντή τμημάτων τουλάχιστον έναν κωδικό γενικού καθολικού που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον εντοπισμό δαπανών που επιβαρύνει ένα συγκεκριμένο τμήμα. Άλλοι κωδικοί γενικού καθολικού χρησιμοποιούνται από πολλαπλά τμήματα μιας επιχείρησης, επειδή ορισμένα έξοδα πραγματοποιούνται από όλα τα τμήματα, όπως κωδικοί για μισθούς εργαζομένων ή προμήθειες χαρτιού. Ορισμένες εταιρείες επιβάλλουν αυστηρούς ελέγχους στην κοινή χρήση των κωδικών του γενικού καθολικού για να αποτρέψουν αδίστακτους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν κωδικούς για την κατάχρηση κεφαλαίων. Πολλές εταιρείες απαιτούν τουλάχιστον δύο υπαλλήλους να υπογράψουν εισιτήρια γενικού καθολικού και προγραμματίζονται τακτικά εσωτερικοί έλεγχοι που έχουν σχεδιαστεί για την πρόληψη και τον εντοπισμό απάτης.