Διαφορετικοί τύποι συστημάτων τηλεφωνητή μπορούν συνήθως να κατηγοριοποιηθούν με βάση τον τρόπο με τον οποίο παρέχονται οι υπηρεσίες εγγραφής. Ορισμένα τηλέφωνα, για παράδειγμα, περιλαμβάνουν εσωτερικό υλικό και λογισμικό που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την εγγραφή και αποθήκευση μηνυμάτων που αφήνει ένας εισερχόμενος καλών. Υπάρχουν επίσης συστήματα που μπορούν να δημιουργηθούν με τη χρήση ενός προγράμματος λογισμικού εγκατεστημένο σε έναν υπολογιστή, ο οποίος στη συνέχεια συνδέεται σε μια τηλεφωνική γραμμή. Ορισμένα συστήματα τηλεφωνητή βασίζονται σε υπηρεσίες που προσφέρονται από διάφορες εταιρείες, οι οποίες επιτρέπουν στους πελάτες να καταγράφουν, να αποθηκεύουν και να μεταφέρουν αυτόματα τα μηνύματά τους για διαφορετικές τηλεφωνικές γραμμές.
Μερικοί από τους απλούστερους τύπους συστημάτων τηλεφωνητή είναι αυτά που είναι ενσωματωμένα σε ένα τηλέφωνο ή παρέχονται μέσω εξωτερικού υλικού, επιτρέποντας στο ίδιο το τηλέφωνο να λαμβάνει και να καταγράφει εισερχόμενα μηνύματα. Αυτά τα τηλέφωνα μπορούν να είναι διαθέσιμα σε μια ποικιλία διαφορετικών μοντέλων και μπορούν να προορίζονται για ατομική χρήση ή ως μέρος ενός μεγαλύτερου δικτύου. Τα ασύρματα τηλέφωνα, για παράδειγμα, μπορούν να χρησιμοποιηθούν με ένα βασικό μοντέλο ή με μια ξεχωριστή συσκευή που λαμβάνει και καταγράφει μηνύματα, τα οποία στη συνέχεια μπορούν να προσπελαστούν είτε απευθείας είτε μέσω ενός κωδικού πρόσβασης που καλείται σε ένα ακουστικό. Αυτό επιτρέπει τη χρήση μιας σειράς ακουστικών ως μέρος ενός μεγαλύτερου δικτύου, το οποίο μπορεί όλα να έχουν πρόσβαση στα συστήματα τηλεφωνητή στα οποία είναι συνδεδεμένα.
Άλλα συστήματα τηλεφωνητή μπορούν να δημιουργηθούν μέσω της χρήσης λογισμικού που επιτρέπει σε έναν υπολογιστή να λειτουργεί ως μέρος ενός τηλεφωνικού δικτύου. Μόλις εγκατασταθεί αυτό το πρόγραμμα και ο υπολογιστής συνδεθεί σε μια τηλεφωνική γραμμή, τότε οι εισερχόμενες κλήσεις μπορούν να δρομολογηθούν στο πρόγραμμα στον υπολογιστή. Αυτό επιτρέπει τη λήψη αναπάντητων κλήσεων από το λογισμικό, το οποίο στη συνέχεια παρέχει στον καλούντα την ευκαιρία να αφήσει ένα μήνυμα. Αυτά τα είδη συστημάτων τηλεφωνητή μπορούν στη συνέχεια να αποθηκεύουν ηχογραφημένα μηνύματα ως αρχεία υπολογιστή ήχου, τα οποία μπορούν να σταλούν στον κάτοχο του συστήματος μέσω email ή ως μήνυμα σε κινητό τηλέφωνο.
Υπάρχει επίσης ένας αριθμός συστημάτων τηλεφωνητή που μπορούν να παρέχονται από διάφορες εταιρείες και υπηρεσίες τρίτων. Πολλοί πάροχοι τηλεφωνικών υπηρεσιών, για παράδειγμα, προσφέρουν επίσης εγγραφή φωνητικού ταχυδρομείου για πελάτες που έχουν αριθμό τηλεφώνου μέσω της υπηρεσίας. Υπάρχουν επίσης εταιρείες που δεν προσφέρουν τηλεφωνικές υπηρεσίες, αλλά μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη ρύθμιση συστημάτων τηλεφωνητή σε διαφορετικούς τύπους τηλεφωνικών γραμμών. Μόλις χαθεί μια εισερχόμενη κλήση, μεταφέρεται στο σύστημα τρίτου μέρους που καταγράφει το μήνυμα και στη συνέχεια μπορεί να έχει εξωτερική πρόσβαση από τον πελάτη μέσω ενός κωδικού πρόσβασης και κωδικού πρόσβασης.