Οι τεχνικές διευκόλυνσης είναι εργαλεία που χρησιμοποιούνται για να επιτρέψουν σε μια ομάδα να συνεργαστεί για να διατυπώσει μια κοινή απόφαση. Πολλές φορές αυτά τα εργαλεία χρησιμοποιούνται για να αφήσουν διαφορετικές ομάδες να συγκεντρωθούν για να αναπτύξουν μια λύση σε ένα πρόβλημα. Αυτές οι ομάδες καθοδηγούνται από έναν συντονιστή που διαχειρίζεται τη συνεδρία προκειμένου να επιτευχθεί το κατάλληλο αποτέλεσμα. Ο συντονιστής καθορίζει τους κανόνες, επιβεβαιώνει μια ημερήσια διάταξη και διαχειρίζεται τη συνάντηση, αλλά δεν συμμετέχει άμεσα στη συνεχιζόμενη συζήτηση της συνόδου.
Οι περισσότερες συνεδρίες πραγματοποιούνται ζωντανά σε μία τοποθεσία, προκειμένου να έχουν την προσοχή των μελών της ομάδας ανά πάσα στιγμή κατά τη διάρκεια μιας συγκεκριμένης συνεδρίας. Ορισμένες τεχνικές διευκόλυνσης απαιτούν συμμετοχή από μια τόσο ποικίλη ομάδα που οι συνεδρίες πραγματοποιούνται διαδικτυακά ή μέσω τηλεδιάσκεψης. Ορισμένες ομάδες χρησιμοποιούν τεχνικές διευκόλυνσης για να επιτύχουν συναίνεση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή άλλης ηλεκτρονικής επικοινωνίας και όχι προσωπικής συνεδρίας.
Μεγάλες εταιρείες, μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί και κυβερνητικές υπηρεσίες χρησιμοποιούν τεχνικές διευκόλυνσης για να συγκεντρώσουν εξαιρετικά διαφορετικές ομάδες για την επίλυση προβλημάτων. Ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός μπορεί να εισέλθει σε χώρα του Τρίτου Κόσμου μετά από μια καταστροφή για να συνεργαστεί με την τοπική κυβέρνηση για την επισκευή της υποδομής της κοινότητας. Σε αυτήν την περίπτωση, υπάρχουν άνθρωποι από διαφορετικά υπόβαθρα που πιθανώς μιλούν διαφορετικές γλώσσες, ενώνονται για να καθορίσουν τον καλύτερο τρόπο βοήθειας σε μια κοινότητα. Οι τεχνικές διευκόλυνσης που θα χρησιμοποιηθούν θα πρέπει να καθορίσουν την ατζέντα για να καθοριστεί γρήγορα η καλύτερη λύση για την κοινότητα.
Οι εταιρείες μπορούν να χρησιμοποιούν τεχνικές διευκόλυνσης για την αναθεώρηση έργων και προγραμμάτων για να καθορίσουν ποιες πτυχές του προγράμματος λειτούργησαν καλά και ποιες πτυχές θα μπορούσαν να βελτιωθούν. Αυτοί οι τύποι συνεδριών προσπαθούν να αναπτύξουν ένα ιστορικό για να μάθει η εταιρεία προκειμένου να προχωρήσει με κάθε νέο έργο αντί να κάνει ξανά τα ίδια λάθη. Άλλες συνεδρίες ενδέχεται να συγκληθούν προκειμένου να αναπτυχθεί μια λύση λογισμικού σε ένα επιχειρηματικό πρόβλημα.
Οι συνεδρίες ξεκινούν κανονικά με τον κάθε συμμετέχοντα να παρουσιάζεται στην ομάδα. Ο συντονιστής θα ξεκινήσει για να δώσει ένα παράδειγμα των πληροφοριών που κάθε μέλος της ομάδας θα πρέπει να συμπεριλάβει στην εισαγωγή του. Μετά τις εισαγωγές, ο συντονιστής συνήθως παρουσιάζει μια ατζέντα για επιβεβαίωση από την ομάδα. Οι περισσότερες τεχνικές διευκόλυνσης απαιτούν από τον συντονιστή να διαχειρίζεται όλη την τήρηση του χρόνου, να κρατά σημειώσεις για όλες τις συζητήσεις και να συνεργάζεται με την ομάδα για να δημιουργήσει κανόνες σύμφωνα με τους οποίους η ομάδα θα λειτουργεί κατά τη διάρκεια της συνεδρίας. Ο διαμεσολαβητής πρέπει να βεβαιωθεί ότι κάθε άτομο της ομάδας συμμετέχει, επομένως περιστασιακά ο συντονιστής πρέπει να παρασύρει πιο ήσυχους συμμετέχοντες στη συζήτηση κάνοντας συγκεκριμένες ερωτήσεις.
SmartAsset.