Οι περισσότερες τεχνολογίες τηλεδιάσκεψης μπορούν να οργανωθούν σε διαφορετικούς τύπους υλικού που απαιτούνται για τηλεδιάσκεψη και σε λογισμικό που χρησιμοποιείται για τη δημιουργία σύνδεσης μεταξύ των συμμετεχόντων. Το τυπικό υλικό ξεκινά με τον εξοπλισμό ήχου και εικόνας που απαιτείται για αυτούς τους τύπους επικοινωνιών, συμπεριλαμβανομένων των καμερών, των μικροφώνων και των ηχείων. Άλλες ανάγκες υλικού είναι πιο γενικές και περιλαμβάνουν υπολογιστές και οθόνες, συσκευές σύνδεσης ή εξοπλισμό για δίκτυα, καθώς και τυχόν εξειδικευμένες συσκευές εισόδου που μπορεί να χρειαστούν. Η τεχνολογία τηλεδιάσκεψης περιλαμβάνει επίσης το λογισμικό που χρησιμοποιείται για αυτούς τους τύπους διασκέψεων, που συνήθως περιλαμβάνει προγράμματα για τη δημιουργία συνδέσεων μεταξύ χρηστών και λογισμικό επεξεργασίας βίντεο ή ήχου.
Η τεχνολογία τηλεδιάσκεψης αναφέρεται συνήθως στο υλικό και το λογισμικό που απαιτείται από τους χρήστες που συμμετέχουν σε μια βιντεοδιάσκεψη. Ένα από τα πιο σημαντικά στοιχεία αυτού του τύπου τεχνολογίας είναι ο εξοπλισμός που χρησιμοποιείται για τη λήψη ήχου και βίντεο. Αυτό περιλαμβάνει συνήθως μία ή περισσότερες κάμερες, καθώς και τουλάχιστον ένα μικρόφωνο, και συχνά ρυθμίζονται με διαφορετικούς τρόπους ανάλογα με τον αριθμό των ομιλητών σε μια διάσκεψη. Εάν πολλά άτομα χρησιμοποιούν τεχνολογία τηλεδιάσκεψης για να επικοινωνούν όλοι μαζί, τότε ο καθένας πιθανότατα χρειάζεται ένα μικρόφωνο και μπορεί να χρειαστεί επίσης μια κάμερα ή κάμερα web.
Υπάρχουν επίσης πολλές άλλες τεχνολογίες τηλεδιάσκεψης που χρησιμοποιούνται σε τέτοιες διασκέψεις, συμπεριλαμβανομένων άλλων εξαρτημάτων υλικού. Κάθε άτομο που παρακολουθεί ή συμμετέχει σε αυτό το είδος συνεδρίων συνήθως απαιτεί έναν υπολογιστή και μια οθόνη οθόνης. Συνήθως απαιτούνται επίσης συσκευές εισόδου, όπως ποντίκι και πληκτρολόγιο, αν και ορισμένα συστήματα ενδέχεται να χρησιμοποιούν πιο εξειδικευμένο εξοπλισμό εισόδου. Όλη αυτή η τεχνολογία τηλεδιάσκεψης είναι συνήθως συνδεδεμένη σε ένα δίκτυο για να επιτρέπει στον χρήστη να συνδέεται με άλλους χρήστες και να λαμβάνει δεδομένα που αποστέλλονται από τον κεντρικό υπολογιστή.
Το λογισμικό είναι ένας σημαντικός τύπος τεχνολογίας τηλεδιάσκεψης. Μπορούν να χρησιμοποιηθούν διαφορετικά προγράμματα που επιτρέπουν στα μεμονωμένα μέλη μιας διάσκεψης να συνδέονται μεταξύ τους και να επικοινωνούν. Αυτά τα προγράμματα μπορούν να επιτρέψουν σε έναν κεντρικό υπολογιστή να παρέχει περιεχόμενο ήχου και βίντεο σε άλλους πελάτες ή να επιτρέπουν σε πολλά άτομα να βλέπουν και να ακούν ο ένας τον άλλον ενώ επικοινωνούν σε πραγματικό χρόνο.
Ορισμένες τεχνολογίες τηλεδιάσκεψης μπορούν επίσης να περιλαμβάνουν άλλα προγράμματα που χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία βιντεοδιασκέψεων. Εάν μια διάσκεψη καταγράφεται και στη συνέχεια παρέχεται διαδικτυακά για άλλους, τότε μπορεί να χρησιμοποιηθεί λογισμικό επεξεργασίας για τη δημιουργία του τελικού αρχείου της διάσκεψης. Μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν άλλα προγράμματα για την προσθήκη κινούμενων εικόνων ή ενημερωτικών γραφικών σε μια παρουσίαση βίντεο.