Οι θέσεις εργασίας γραμματέα είναι διαθέσιμες σε σχεδόν κάθε τύπο επιχείρησης και οργανισμού, καθώς και σε πολλές τοπικές και εθνικές κυβερνητικές υπηρεσίες. Οι γραμματείς πρέπει να είναι ικανοί σε μια ποικιλία εργασιών, από τη δημιουργία αναφορών και τον προγραμματισμό εκδηλώσεων έως την αφαίρεση ασταθών καταστάσεων στο χώρο εργασίας. Πολλές γραμματειακές δεξιότητες εξελίσσονται και τελειοποιούνται με την πάροδο του χρόνου μέσω της πρακτικής εμπειρίας, έτσι πολλές εργασίες γραμματέων προσφέρουν πραγματική εμπειρία σε υποψήφιους γραμματείς.
Οι τηλεφωνικές δεξιότητες είναι ζωτικής σημασίας για όλο το προσωπικό που εργάζεται για μια εταιρεία ή οργανισμό, αλλά ειδικά για γραμματείς λόγω της συχνής επαφής με πελάτες, πελάτες και συναδέλφους. Πολλές θέσεις γραμματέα ασκούμενου περιλαμβάνουν τα καθήκοντα του πίνακα, όπου ο εκπαιδευόμενος θα περάσει το μεγαλύτερο μέρος της εργάσιμης ημέρας απαντώντας σε τηλέφωνα, υποβάλλοντας ερωτήσεις και αλληλεπιδρώντας με τους πελάτες. Καθώς ο εκπαιδευόμενος μαθαίνει το τηλεφωνικό σύστημα, τους υπαλλήλους και τα προϊόντα της εταιρείας, μπορεί σταδιακά να του ανατεθούν επιπλέον καθήκοντα. Εάν είναι επιτυχής, ο εκπαιδευόμενος μπορεί σταδιακά να αποκολληθεί από τον πίνακα και να τοποθετηθεί σε πιο προχωρημένη θέση.
Τα καθήκοντα του ρεσεψιονίστ, όπως ο χαιρετισμός πελατών, ο προγραμματισμός ραντεβού και η λήψη μηνυμάτων, είναι τυπικές εργασίες που ανατίθενται σε έναν εκπαιδευόμενο γραμματέα. Αυτές οι βασικές δεξιότητες είναι κρίσιμες για να γίνετε επιτυχημένος γραμματέας. Η δακτυλογράφηση είναι συχνά ένα σημαντικό μέρος των γραμματειακών εργασιών και οι εργασίες γραμματέων ασκούνται συχνά με μια ποικιλία εργασιών δακτυλογράφησης. Ένας εκπαιδευόμενος μπορεί να ενταχθεί σε μια εταιρεία ή εταιρεία και να είναι ένας από τους πολλούς εκπαιδευόμενους σε μια ομάδα δακτυλογράφων. Η αρχειοθέτηση είναι ένα άλλο καθήκον γραφείου που συχνά αναλαμβάνουν οι εκπαιδευόμενοι να εκτελέσουν.
Ορισμένες θέσεις γραμματέων μπορούν να οδηγήσουν γρήγορα σε προαγωγή. Αυτές είναι τυπικά θέσεις ασκούμενου που εργάζονται υπό έναν καθιερωμένο γραμματέα ο οποίος ετοιμάζεται να αποχωρήσει από την εταιρεία ή να δεχτεί μια προαγωγή. Δεδομένου ότι οι γραμματείς είναι ένα κρίσιμο συστατικό στο εργατικό δυναμικό, η προαγωγή συχνά εξαρτάται από την επιτυχή εκπαίδευση ενός αντικαταστάτη. Συχνά προτιμώνται οι ασκούμενες που εργάζονται για έναν εξωτερικό γραμματέα, καθώς ο εκπαιδευτής μπορεί να μοιραστεί τις γνώσεις που έχει μάθει για να κατακτήσει τα καθήκοντα και τις δεξιότητες που είναι απαραίτητες για να είναι επιτυχής στο ρόλο.
Πολλοί νομικοί γραμματείς ξεκινούν την καριέρα τους σε θέσεις γραμματέων. Αυτό επιτρέπει στον εργοδότη να παρακολουθεί στενά τη ροή και την αποδοτικότητα της εργασίας, καθώς και να αξιολογεί τις δυνατότητες του ασκούμενου. Τα νοσοκομεία, οι κατασκευαστικές εταιρείες και οι ασφαλιστικές εταιρείες συχνά προσφέρουν θέσεις γραμματέα. Διαφορετικά τμήματα σε μια εταιρεία μπορούν επίσης να χρησιμοποιήσουν εκπαιδευόμενους γραμματείς, συμπεριλαμβανομένου του ανθρώπινου δυναμικού, των πωλήσεων και της λογιστικής. Ορισμένες θέσεις ασκούμενου γραμματέα προσφέρονται επίσης στη μουσική βιομηχανία, σε μεγάλα πανεπιστήμια και σε μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς.