Υπάρχουν τέσσερις τύποι εικονικών υπηρεσιών γραφείου: φυσικός χώρος γραφείου, προώθηση αλληλογραφίας, τηλεφωνικό κέντρο και προσωπικό υποστήριξης. Αυτές οι επιλογές έχουν διαφορετικό κόστος και είναι σημαντικό να επιλέξετε μια εταιρεία παροχής υπηρεσιών εικονικού γραφείου με προσοχή. Αυτές οι υπηρεσίες πρέπει να είναι σταθερά διαθέσιμες και να παρέχουν υψηλού επιπέδου υπηρεσίες.
Ο φυσικός χώρος γραφείου σε μια εταιρική γειτονιά είναι ένα σημαντικό πρώτο βήμα για μια ελεύθερη ή οικιακή επιχείρηση. Πολλές νεοσύστατες εταιρείες χρησιμοποιούν κοινόχρηστο χώρο γραφείου για να συναντιούνται με πελάτες, να λαμβάνουν συνεντεύξεις για θέσεις τηλεργασίας και να πραγματοποιούν κλήσεις τηλεδιάσκεψης. Όλα αυτά τα αντικείμενα απαιτούν έναν επαγγελματικό χώρο με συγκεκριμένο επίπεδο ανέσεων και υπηρεσιών.
Η προώθηση αλληλογραφίας είναι μία από τις πιο δημοφιλείς επιλογές από μια εταιρεία εικονικών υπηρεσιών γραφείου. Πολλές επιχειρήσεις δεν είναι πρόθυμες να ασχοληθούν με επιχειρήσεις που λειτουργούν εκτός διεύθυνσης κατοικίας. Η παροχή εναλλακτικής διεύθυνσης βελτιώνει το προφίλ της επιχείρησής σας ως νόμιμης, βιώσιμης επιχείρησης. Ορισμένες εταιρείες έχουν τοποθεσίες σε πολλές από τις μεγάλες πόλεις του κόσμου, όπως το Λονδίνο, η Νέα Υόρκη και το Τόκιο. Αυτές οι εναλλακτικές διευθύνσεις συμβάλλουν στη σταθεροποίηση της επιχείρησής σας ως καθιερωμένης εταιρείας.
Ένα επαγγελματικά διαχειριζόμενο τηλεφωνικό κέντρο διασφαλίζει ότι όλοι οι καλούντες λαμβάνουν έναν επαγγελματικό χαιρετισμό και την ευκαιρία να μιλήσουν με έναν χειριστή. Τα επείγοντα μηνύματα μπορούν να προωθηθούν απευθείας σε εσάς εκτός των τυπικών ωρών λειτουργίας. Αυτή η υπηρεσία μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί όταν βρίσκεστε σε συναντήσεις, ταξιδεύετε ή δεν είστε διαθέσιμοι για να λαμβάνετε τηλεφωνικές κλήσεις.
Το προσωπικό υποστήριξης μπορεί να είναι κρίσιμο για την επιτυχία της νέας επιχείρησής σας. Ορισμένες εταιρείες υπηρεσιών εικονικών αξιωματικών διαθέτουν λογιστές, δικηγόρους, λογιστές και γραμματείς ως πόρους. Εάν χρειάζεστε τις υπηρεσίες τους, επικοινωνήστε απευθείας μαζί τους για να κανονίσετε την απαραίτητη βοήθεια. Έχοντας ήδη προεπιλεγμένους αυτούς τους πόρους εξοικονομείτε πολύτιμο χρόνο και προσπάθεια. Συνεργαστείτε στενά με άλλα μέλη της εταιρείας εικονικών υπηρεσιών γραφείου για να συγκεντρώσετε πόρους και να μοιραστείτε δεξιότητες και υπηρεσίες.
Κατά την επιλογή αυτού του τύπου επιχείρησης, είναι πολύ σημαντικό να ελέγχετε τις αναφορές. Μιλήστε με τουλάχιστον τέσσερις τρέχοντες πελάτες και δύο προηγούμενους πελάτες. Μάθετε αν οι υπηρεσίες είναι επαγγελματικές, συνεπείς και διαθέσιμες όταν χρειάζεται. Προσδιορίστε ποια είναι η διαδικασία επίλυσης των συγκρούσεων και εάν έχουν υπάρξει αστικές υποθέσεις εναντίον της εταιρείας.
Ελέγξτε προσεκτικά τη σύμβαση και εγγραφείτε για βραχυπρόθεσμη μίσθωση που δεν υπερβαίνει τους τρεις μήνες. Αυτή η χρονική περίοδος σας δίνει την ευκαιρία να δοκιμάσετε τις υπηρεσίες και να προσδιορίσετε εάν ικανοποιούν τις ανάγκες σας. Σας επιτρέπει επίσης να μάθετε αν τα εικονικά γραφεία ταιριάζουν στη δουλειά, την επιχείρηση και το προσωπικό σας στυλ.
SmartAsset.