Ένας βοηθός γραφείου/ρεσεψιονίστ είναι συνήθως υπεύθυνος για τα καθήκοντα του γραφείου σε μια επιχείρηση ή οργανισμό. Ο ρεσεψιονίστ συνήθως ελέγχει την πρόσβαση στο γραφείο χαιρετώντας τους επισκέπτες, ειδοποιώντας τους υπαλλήλους για τους επισκέπτες και συνεργαζόμενος με τους παραδιδόμενους και τους εργολάβους. Επιπλέον, ο βοηθός γραφείου μπορεί να είναι υπεύθυνος για μια σειρά εργασιών διαχείρισης γραφείου, όπως διαχείριση υπολογιστικών φύλλων, αλληλογραφία και παραγγελία αναλωσίμων γραφείου. Ανάλογα με το μέγεθος του οργανισμού και τον αριθμό των εργαζομένων που διαθέτει, ο βοηθός γραφείου/ρεσεψιονίστ μπορεί επίσης να λειτουργήσει ως προσωπικός ή διοικητικός βοηθός σε ένα ή περισσότερα στελέχη ή διευθυντές μιας εταιρείας.
Ενώ πολλά γραφεία βασίζονται τώρα σε συστήματα φωνητικού ταχυδρομείου για να απαντούν τηλέφωνα και να καλούν τους καλούντες στον σχετικό εργαζόμενο, πολλά εξακολουθούν να απασχολούν έναν βοηθό γραφείου/ρεσεψιονίστ για να διαχειρίζεται το τηλεφωνικό σύστημα και να μιλάει με καλούντες που δυσκολεύονται να το χρησιμοποιήσουν. Οι ρεσεψιονίστ εκτελούν επίσης το έργο να επιβλέπουν τον χώρο υποδοχής, γνωστός και ως χώρος αναμονής ή αίθουσα, στον οποίο συνήθως εισέρχονται οι επισκέπτες. Ένας παραδοσιακός βοηθός γραφείου/ρεσεψιονίστ θα αναλάβει συνήθως την ευθύνη να βεβαιωθεί ότι ένας επισκέπτης ανακοινώνεται στα άτομα που επισκέπτεται ή, εάν ο επισκέπτης είναι άτομο παράδοσης, ο ρεσεψιονίστ συνήθως υπογράφει για πακέτα και ενημερώνει τους παραλήπτες για τα άφιξη. Ένας βοηθός γραφείου/ρεσεψιονίστ μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνος για την ενημέρωση των πελατών για τις υπηρεσίες μιας εταιρείας και μπορεί επίσης να προγραμματίσει ραντεβού μεταξύ πελατών και εργαζομένων.
Οι επιχειρήσεις με σχετικά μικρό προσωπικό υποστήριξης γραφείου ενδέχεται να απαιτούν από έναν βοηθό γραφείου/ρεσεψιονίστ να αναλάβει άλλους ρόλους εντός της εταιρείας. Σε έναν πολύ μικρό οργανισμό ή έναν πολύ οικονομικό προϋπολογισμό, ο ρεσεψιονίστ μπορεί επίσης να λειτουργήσει ως διευθυντής γραφείου. Μπορεί να είναι υπεύθυνος για τη διασφάλιση της καλής λειτουργίας του γραφείου με τον ανεφοδιασμό προμηθειών και την παρακολούθηση της απόδοσης μηχανών γραφείου, όπως φωτοαντιγραφικά μηχανήματα, φαξ, ακόμη και υπολογιστές. Ο βοηθός γραφείου/ρεσεψιονίστ με αυτές τις ευθύνες θα επικοινωνήσει συνήθως και θα συνεργαστεί με επαγγελματίες επισκευών καθώς και άλλους εργολάβους που μπορεί να χρειαστεί να εκτελέσουν εργασίες στο χώρο γραφείου ή στο κτίριο. Άλλες κοινές ευθύνες περιλαμβάνουν τον προγραμματισμό εκδηλώσεων, τον προγραμματισμό ταξιδιών και, σε ορισμένες περιπτώσεις, τη διαχείριση επικοινωνιών γενικού γραφείου, όπως ειδοποιήσεις σχετικά με τις διακοπές, ειδικές εκδηλώσεις και θέματα ασφαλείας.
Τα προσόντα για να γίνετε βοηθός γραφείου διαφέρουν ανάλογα με τις δεξιότητες που είναι απαραίτητες για να αναλάβετε μια θέση σε μια συγκεκριμένη εταιρεία. Σε πολλές περιπτώσεις, οι υπάλληλοι γραφείου μπορούν να αποκτήσουν τις δεξιότητές τους στη δουλειά ή να ολοκληρώσουν ένα πρόγραμμα επαγγελματικής κατάρτισης που τους παρέχει μια βασική κατανόηση των διαδικασιών διαχείρισης γραφείου. Άλλες επιλογές περιλαμβάνουν τη λήψη μαθημάτων συνεχούς και εκπαίδευσης ενηλίκων σε διάφορα πακέτα λογισμικού, επιχειρηματική γραφή και επικοινωνία και πρωτόκολλο.