Μια διαδρομή ελέγχου είναι μια σειρά εγγράφων που υποστηρίζουν μια εγγραφή ημερολογίου ή μια επιχειρηματική συναλλαγή που καταγράφεται στο γενικό καθολικό μιας εταιρείας. Οι λογιστές ή οι ελεγκτές ακολουθούν τη διαδρομή των εγγράφων προκειμένου να αποδείξουν ότι οι λογιστικές εγγραφές είναι έγκαιρες, έγκυρες και σχετικές. Για να ακολουθήσουν μια διαδρομή ελέγχου, οι λογιστές πρέπει να προσδιορίσουν μια συναλλαγή, να ελέγξουν τα δικαιολογητικά και να εξασφαλίσουν ότι κάθε λογαριασμός στην καταχώριση ημερολογίου είναι σωστός. Το ηλεκτρονικό λογιστικό λογισμικό προσθέτει ένα άλλο επίπεδο σε αυτή τη διαδικασία. Συχνά είναι διαθέσιμη μια ηλεκτρονική σφραγίδα που προσδιορίζει ποιο άτομο δημοσίευσε την εγγραφή στο γενικό καθολικό.
Ο έλεγχος περιλαμβάνει την εξέταση των λογιστικών πληροφοριών για να αποδειχθεί ότι είναι ακριβείς και σωστές. Ορισμένες συναλλαγές – όπως αυτές που αφορούν μετρητά, εισπρακτέους λογαριασμούς και αποθέματα – μπορεί να είναι πιο επιρρεπείς σε απάτη ή κατάχρηση από τους υπαλλήλους. Ένας ελεγκτής εξετάζει αυτές τις συναλλαγές και ακολουθεί τη διαδρομή ελέγχου που περιγράφει λεπτομερώς τον σκοπό και την πρόθεση της συναλλαγής. Η διαδρομή επιτρέπει στους ελεγκτές να εξακριβώσουν εάν μια καταχώριση είναι ή όχι έγκυρη. Λάθη στους μαθηματικούς υπολογισμούς είναι επίσης ανιχνεύσιμα κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας.
Η προμήθεια μιας συναλλαγής είναι το επόμενο βήμα. Οι ελεγκτές πρέπει να τραβήξουν τα πρωτότυπα έγγραφα στη σχετική συναλλαγή και να εξετάσουν τα μεμονωμένα έγγραφα. Αυτό επιτρέπει στους ελεγκτές να προσδιορίσουν την ημερομηνία, το είδος και τον σκοπό της συναλλαγής. Οι λογιστές που καταχωρούν συναλλαγές σε εσφαλμένη λογιστική περίοδο αποτελούν συχνά σκοπό αυτής της αναθεώρησης. Άλλα σφάλματα ενδέχεται επίσης να υπάρχουν σε αυτό το μέρος της διαδρομής ελέγχου.
Αφού αναθεωρηθούν, οι λογιστές εξετάζουν το γενικό καθολικό της εταιρείας και άλλα λογιστικά βιβλία. Οι ελεγκτές ελέγχουν για ακριβείς αριθμούς και κατάλληλους λογαριασμούς λογιστικού βιβλίου για να διασφαλίσουν ότι οι πληροφορίες των εγγράφων βρίσκονται στο καθολικό σωστά. Εάν ήταν απαραίτητος ένας λεπτομερής υπολογισμός για την καταχώριση ημερολογίου, οι ελεγκτές επαναυπολογίζουν τις πληροφορίες για να διασφαλίσουν την ακρίβεια. Οι εξαιρετικά λεπτομερείς συναλλαγές ενδέχεται να απαιτούν από τους ελεγκτές να πάρουν συνέντευξη από τον λογιστή που ανάρτησε τη συναλλαγή. Αυτό το άτομο θα πρέπει να μονογράψει τα έγγραφα για την καταχώριση ημερολογίου ως μέρος της διαδικασίας διαδρομής ελέγχου.
Τα ηλεκτρονικά λογιστικά συστήματα παρέχουν ένα πρόσθετο επίπεδο στη διαδικασία της διαδρομής ελέγχου. Τα περισσότερα ηλεκτρονικά λογιστικά συστήματα παρέχουν ένα στιγμιότυπο για το ποιος δημοσίευσε ή προσάρμοσε μια εγγραφή στο γενικό καθολικό της εταιρείας. Τα δεδομένα περιλαμβάνουν όνομα, δεδομένα, ώρα, περιγραφή και άλλες πληροφορίες, ανάλογα με το σύστημα. Οι ελεγκτές μπορούν να συνδεθούν στο ηλεκτρονικό γενικό καθολικό της εταιρείας, να ελέγξουν αυτά τα αρχεία διαδρομής ελέγχου και να προμηθεύονται συναλλαγές από αυτά τα δεδομένα. Οι ελεγκτές μπορούν να παρακολουθούν πιο εύκολα τη διαδρομή ελέγχου όταν οι εταιρείες διαθέτουν αυτό το ηλεκτρονικό, μη ρυθμιζόμενο αρχείο διαδρομής ελέγχου.