Η απόκτηση διπλωματικού διαβατηρίου απαιτεί γενικά μια αίτηση, φωτογραφίες διαβατηρίου και παραγγελίες ή μια δήλωση που περιγράφει την ανάγκη για τέτοια τεκμηρίωση. Στις περισσότερες χώρες, αυτά τα έγγραφα εκδίδονται σε κρατικούς υπαλλήλους και τα εξουσιοδοτημένα εξαρτώμενα μέλη τους που ταξιδεύουν ή έχουν ανατεθεί στο εξωτερικό για επίσημες κρατικές εργασίες. Ο χορηγός οργανισμός ή η κρατική υπηρεσία συνήθως ζητά και λαμβάνει το διαβατήριο ενός ατόμου. Αυτά είναι διαβατήρια χωρίς χρέωση και μπορούν να χρησιμοποιηθούν μόνο όταν ταξιδεύετε στο εξωτερικό ως μέρος των επίσημων καθηκόντων του κατόχου.
Η διαδικασία αίτησης για διπλωματικό διαβατήριο μπορεί να διαφέρει από χώρα σε χώρα. Οι υποψήφιοι γενικά εργάζονται από τις κυβερνήσεις τους ή είναι μέλη της άμεσης οικογένειας ή εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι ενός τέτοιου υπαλλήλου. Διπλωματικά διαβατήρια εκδίδονται σε κρατικούς υπαλλήλους που πρέπει να ταξιδέψουν στο εξωτερικό για την εκτέλεση των επίσημων καθηκόντων τους. Ως αποτέλεσμα, η διαδικασία υποβολής αίτησης θα περιλαμβάνει συχνά μια συνέντευξη με τον υπουργό Εξωτερικών ή τον οργανισμό έκδοσης.
Οι υποψήφιοι συχνά ξεκινούν τη διαδικασία αίτησης συμπληρώνοντας μια αίτηση διαβατηρίου. Μπορεί επίσης να ζητηθούν φωτογραφίες διαβατηρίου καθώς και αποδεικτικό ιθαγένειας και άλλα στοιχεία ταυτότητας. Οι κάτοχοι σπάνια υποβάλλουν αίτηση και λαμβάνουν τα διαβατήριά τους ως άτομα. Το αίτημα συνήθως υποβάλλεται για λογαριασμό του αιτούντος από τον χορηγό κρατικό οργανισμό, όπως ο στρατός. Στις Ηνωμένες Πολιτείες, τα αιτήματα μπορούν επίσης να υποβληθούν μέσω του ομοσπονδιακού εκπροσώπου του αιτούντος στο Κογκρέσο.
Η κατοχή διπλωματικού διαβατηρίου δεν παρέχει ούτε διασφαλίζει διπλωματική ασυλία ή ταξίδια χωρίς βίζα. Η διπλωματική ασυλία ή η ελευθερία από δίωξη σύμφωνα με τους νόμους του κράτους υποδοχής δεν χορηγείται από τη χώρα καταγωγής του κατόχου, αλλά από τη χώρα υποδοχής. Αυτό το προνόμιο χορηγείται με την κατανόηση ότι η ασυλία θα παρασχεθεί στους διπλωμάτες της χώρας υποδοχής αμοιβαίως. Η Σύμβαση της Βιέννης για τις Διπλωματικές Σχέσεις παρέχει το νομικό πλαίσιο για τις διπλωματικές σχέσεις και έχει επικυρωθεί από 187 κράτη από το 2011. Ορισμένα έθνη δεν έχουν ακόμη επικυρώσει τη συνθήκη, ενώ άλλα αναγνωρίζουν μόνο ορισμένες διατάξεις.
Τα άτομα που φέρουν διπλωματικό διαβατήριο καθώς και τα εξουσιοδοτημένα εξαρτώμενα μέλη τους συνήθως πρέπει να λάβουν διπλωματική βίζα εάν ταξιδεύουν για επίσημες κρατικές εργασίες. Όσοι ταξιδεύουν ως τουρίστες, για παράδειγμα, δεν χρειάζονται διπλωματικές βίζες. Οι διπλωματικές θεωρήσεις προορίζονται συνήθως για εκείνους που εκπροσωπούν τις εθνικές τους κυβερνήσεις και όχι για κρατικούς, επαρχιακούς ή τοπικούς φορείς.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, η διπλωματική βίζα πρέπει να ληφθεί πριν από το ταξίδι και απαιτείται συνέντευξη με προξενικό υπάλληλο. Τυχόν εξουσιοδοτημένοι εξαρτώμενοι, συνοδοί ή υπάλληλοι που θα ταξιδέψουν με τον κυβερνητικό εκπρόσωπο λαμβάνουν συχνά επίσης συνεντεύξεις. Το στρατιωτικό προσωπικό μπορεί επίσης να πληροί τις προϋποθέσεις για διπλωματική βίζα υπό ορισμένες συνθήκες, όπως η παρακολούθηση στρατιωτικής εκπαίδευσης.
Υπάρχουν διαδικτυακές εταιρείες που ισχυρίζονται ότι μπορούν να εξασφαλίσουν διπλωματικά διαβατήρια και διπλωματικά ραντεβού έναντι μεγάλης αμοιβής. Γενικά προσφέρουν θέσεις και διαβατήρια από αφρικανικά και ωκεάνια έθνη. Κάποιοι υπόσχονται να εξασφαλίσουν πρεσβείες ή άλλες θέσεις όπως υπουργός, πρόξενος ή ακόλουθος.
Αυτές οι υπηρεσίες είναι συνήθως δόλιες, επειδή η διπλωματική τεκμηρίωση και τα ραντεβού με πρακτορείο διαβατηρίων δεν απαιτούν αμοιβή για ειδικευμένα άτομα. Εκτός εάν ο κάτοχος είναι επίσημος δημόσιος υπάλληλος που απαιτεί έγγραφα για ταξίδια κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του, τα άτομα δεν χρειάζονται και δεν πρέπει να τους εκδοθούν διπλωματικά διαβατήρια ή βίζες. Το ταξίδι με διπλωματικά διαπιστευτήρια που αποκτήθηκαν με δόλια μπορεί να επισύρει σοβαρές νομικές κυρώσεις.