Η μέθοδος εξασφάλισης ενός επίσημου διαβατηρίου εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τους νόμους της δικαιοδοσίας έκδοσης. Διαφορετικές χώρες και κράτη έχουν τις δικές τους διαδικασίες για την αίτηση διαβατηρίου. Ωστόσο, υπάρχουν αρκετές απαιτήσεις που παραμένουν αρκετά συνεπείς ανεξάρτητα από την τρέχουσα τοποθεσία του αιτούντος. Στις περισσότερες χώρες, τα άτομα θα πρέπει να ετοιμάσουν πολλά επικυρωμένα επίσημα έγγραφα για να επιβεβαιώσουν την ταυτότητά τους, καθώς και επιβεβαίωση για τον επίσημο χαρακτήρα των ταξιδιών τους. Οι περισσότεροι, αν όχι όλοι, οι υποψήφιοι θα πρέπει επίσης να κάνουν προσωπικές εμφανίσεις στα καθορισμένα τμήματα εξωτερικών υποθέσεων ή ταξιδιών της χώρας τους. Τα άτομα που εργάζονται σε κυβερνητικές και στρατιωτικές θέσεις θα λάβουν συχνά βοήθεια για την εξασφάλιση ενός επίσημου διαβατηρίου από τα αντίστοιχα τμήματα τους.
Ένα επίσημο διαβατήριο εκδίδεται σε άτομα που πρέπει να ταξιδέψουν για να εκπληρώσουν ορισμένες υπηρεσίες προς το κράτος. Ως εκ τούτου, αυτά τα έγγραφα εκδίδονται συχνά χωρίς κόστος για τον αιτούντα, σε αντίθεση με τα κανονικά τουριστικά διαβατήρια. Για να υποβάλουν αίτηση για ένα, τα άτομα θα πρέπει πρώτα να υποβάλουν αίτηση για μια εργασία που ελέγχεται από την κυβέρνηση που απαιτεί ταξίδια στο εξωτερικό. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει ιατρικές αποστολές, διπλωματικές επιχειρήσεις ή στρατιωτική θητεία, μεταξύ άλλων αρμοδιοτήτων. Αν και ορισμένα από αυτά τα καθήκοντα είναι ανοιχτά σε εθελοντές από το κοινό, τα περισσότερα από αυτά απαιτούν προσωπική σχέση με μια κρατική υπηρεσία.
Οι υποψήφιοι θα χρειαστούν επιβεβαίωση ότι τα ταξίδια τους είναι για επίσημες επιχειρήσεις. Αυτό έρχεται συχνά με τη μορφή επικυρωμένων εγγράφων που εκδίδονται από κυβερνητικό αξιωματούχο. Σε ορισμένες περιπτώσεις, αρκεί ένα δελτίο ταυτότητας που έχει εκδοθεί από την κυβέρνηση. Σε άλλες, αρκεί μια απευθείας τηλεφωνική κλήση από το γραφείο στον φορέα έκδοσης για την εκκαθάριση ενός ατόμου για αίτηση. Αυτές οι περιπτώσεις είναι σχετικά σπάνιες, ωστόσο, καθιστώντας την επίσημη τεκμηρίωση το καλύτερο μέσο επιβεβαίωσης.
Η υπόλοιπη διαδικασία είναι συνήθως η ίδια με τη διαδικασία για την απόκτηση κανονικού τουριστικού διαβατηρίου. Οι αιτούντες για επίσημο διαβατήριο θα πρέπει να προετοιμάσουν έναν αριθμό εγγράφων που έχουν εκδοθεί από την κυβέρνηση, συμπεριλαμβανομένων, ενδεικτικά, πιστοποιητικού γέννησης, κρατικής άδειας οδήγησης και φορολογικής βεβαίωσης. Οι ταξιδιωτικοί πράκτορες συνιστούν στους αιτούντες να προετοιμάσουν πολλά αντίγραφα αυτών των εγγράφων, καθώς ορισμένα ταξιδιωτικά τμήματα διατηρούν τα υποβληθέντα αρχεία.
Οι υποψήφιοι θα πρέπει επίσης να προγραμματίσουν ένα ραντεβού για τυχόν προσωπικές εμφανίσεις που μπορεί να απαιτηθούν. Ορισμένα τμήματα μπορεί να απαιτήσουν την εμφάνιση για συνέντευξη ή απλώς να υπογράψουν το διαβατήριο και να ποζάρουν για μια φωτογραφία ταυτότητας. Οι χρόνοι επεξεργασίας και παράδοσης διαφέρουν ανάλογα με τη χώρα και την τοποθεσία του αιτούντος. Επίσημο διαβατήριο μπορεί επίσης να εκδοθεί στη σύζυγο του αιτούντος και σε τυχόν συντηρούμενα πρόσωπα που το συνοδεύουν, εάν υπάρχει. Τα άτομα με επίσημο διαβατήριο θα πρέπει επίσης να διασφαλίσουν ότι διαθέτουν την αντίστοιχη βίζα για τους προορισμούς τους, καθώς και τα δύο έγγραφα απαιτούνται για το ταξίδι.