Η συνολική απόδοση του προμηθευτή μπορεί να αξιολογηθεί βαθμολογώντας τον πωλητή ως προς την ποιότητα, την τιμή, την παράδοση και την εξυπηρέτηση. Σε μεγαλύτερους οργανισμούς, το τμήμα αγορών μπορεί να διανείμει ένα ερωτηματολόγιο σε οποιονδήποτε υπάλληλο που χρησιμοποιεί εγκεκριμένο εξωτερικό προμηθευτή, ζητώντας από τον υπάλληλο να σχολιάσει την εμπειρία. Η ανατροφοδότηση συνήθως εισάγεται στο σύστημα διαχείρισης προμηθευτή και αποτελεί τη βάση για περιοδικό έλεγχο των προμηθευτών και έλεγχο ποιότητας. Οι μικρότερες εταιρείες ενδέχεται να χρησιμοποιήσουν μια γραπτή έρευνα ή ένα άτυπο σύστημα ελέγχου και ισορροπίας. Ούτως ή άλλως, ένας πωλητής υπόκειται γενικά σε περιοδική αξιολόγηση με τον ίδιο τρόπο όπως και ένας υπάλληλος για να εξασφαλίσει τη συνέχιση της εργασίας σύμφωνα με τα πρότυπα.
Η διαχείριση των προμηθευτών πραγματοποιείται σε μια συνέχεια που ξεκινά με μια συμφωνία σχετικά με τα παραδοτέα, η οποία περιλαμβάνει μια σαφή μεταφορά κατευθυντήριων γραμμών και προτύπων. Πριν εφαρμόσετε μια επίσημη αναθεώρηση απόδοσης προμηθευτή, βεβαιωθείτε ότι έχετε δεσμευτεί τις οδηγίες σας για τη συγγραφή και ότι οι προμηθευτές σας γνωρίζουν τις προσδοκίες σας. Εάν έχετε υπαλλήλους που ασχολούνται άμεσα με προμηθευτές και θα συμμετέχουν στη διαδικασία αξιολόγησης, βεβαιωθείτε ότι γνωρίζουν επίσης τις οδηγίες. Ο καθορισμός ενός προτύπου απόδοσης εκ των προτέρων επιτρέπει πιο συνεπή αξιολόγηση στο πίσω μέρος και αφαιρεί μέρος της υποκειμενικότητας από τη διαδικασία που μπορεί να ανατρέψει άδικα τα αποτελέσματα.
Θα πρέπει να συνταχθεί ένα εργαλείο αξιολόγησης. Αυτό μπορεί να είναι μια γραπτή έρευνα ή ένα ερωτηματολόγιο ή μια σειρά ερωτήσεων που υποβάλλονται μέσω προφορικής συνέντευξης. Μέρος του σχεδιασμού του εργαλείου είναι ο προσδιορισμός του τρόπου με τον οποίο θα χρησιμοποιηθεί. Τα σχόλια για την απόδοση των προμηθευτών μπορούν να συλλέγονται μετά από κάθε επαφή ή να συλλέγονται περιοδικά. Ένα ερωτηματολόγιο που παρουσιάζεται μετά από κάθε επαφή μπορεί να είναι συντομότερο, ενώ ένα ερωτηματολόγιο που εξετάζει την εμπειρία ενός εργαζομένου με έναν προμηθευτή για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα μπορεί να χρειάζεται περισσότερες λεπτομέρειες.
Το εργαλείο αξιολόγησης πρέπει να ζητά ανατροφοδότηση στην ποιότητα, την τιμή, την παράδοση και την εξυπηρέτηση. Η ποιότητα θα πρέπει να καλύπτει την ικανοποίηση του αξιολογητή με τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες του πωλητή. Η τιμή πρέπει να αφορά το συνολικό κόστος αγαθών ή υπηρεσιών σε σύγκριση με την εγγενή αξία και σε σύγκριση με το κόστος χρήσης άλλων προμηθευτών. Η παράδοση πρέπει να λαμβάνει υπόψη τη διαθεσιμότητα, τον χρόνο παράδοσης και την αξιοπιστία. Η υπηρεσία θα πρέπει να βαθμολογεί την ανταπόκριση του πωλητή, τον επαγγελματισμό, την εξυπηρέτηση πελατών και την τήρηση των προτύπων.
Perhapsσως το πιο σημαντικό μέρος της διαδικασίας αξιολόγησης της απόδοσης του προμηθευτή είναι η δημιουργία ενός συστήματος για τη συλλογή, σύνοψη και διατήρηση των δεδομένων από το εργαλείο αξιολόγησης. Είτε ζητάτε σχόλια για αλληλεπιδράσεις προμηθευτών από δύο υπαλλήλους είτε από διακόσιους, τα αποτελέσματα πρέπει να συντεθούν και να αποσταχθούν σε κάποιο βαθμό ή βαθμολογία σε μια κλίμακα αποδεκτή έως απαράδεκτη απόδοση. Υπάρχουν πακέτα λογισμικού και συστήματα περιεχομένου που βασίζονται στο Διαδίκτυο που μπορούν να διευκολύνουν ολόκληρη τη διαδικασία διαχείρισης προμηθευτών, αλλά μπορείτε επίσης να κάνετε τη δουλειά με το χέρι δημιουργώντας ένα αρχείο για τον προμηθευτή, συλλέγοντας τις έρευνες, αναθεωρώντας τα αποτελέσματα και εκχωρώντας μια βαθμολογία θα καθορίσει εάν ο προμηθευτής παραμένει ή όχι στη λίστα εγκεκριμένων προμηθευτών σας.
SmartAsset.