Το έντυπο W-9 της Υπηρεσίας Εσωτερικών Εσόδων (IRS) χρησιμοποιείται συνήθως για τη συλλογή σχετικών πληροφοριών σχετικά με έναν ανεξάρτητο εργολάβο ή ελεύθερο επαγγελματία των Ηνωμένων Πολιτειών. Αυτή η φόρμα παρέχει έναν επίσημο τρόπο για τις εταιρείες και τους επιχειρηματίες να εξασφαλίσουν πληροφορίες ταυτοποίησης σχετικά με τα άτομα που πληρώνουν. Οι εταιρείες χρησιμοποιούν τις πληροφορίες που συλλέγουν κατά την υποβολή των απαιτούμενων εντύπων στην IRS και την παροχή ενημερωτικών εντύπων στον ανάδοχο. Μια εταιρεία που προσλαμβάνει ανεξάρτητους εργολάβους διατηρεί ένα από αυτά τα έντυπα σε αρχείο για κάθε εργολάβο. Μερικές φορές τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα που πληρώνουν τόκους και μερίσματα χρησιμοποιούν επίσης το έντυπο W-9.
Ο σωστός τρόπος χρήσης μιας φόρμας W-9 εξαρτάται από τον ρόλο του ατόμου που τη χρησιμοποιεί. Εάν μια εταιρεία προσλαμβάνει ανεξάρτητους εργολάβους ή ελεύθερους επαγγελματίες, δίνει ένα λευκό αντίγραφο του εντύπου σε κάθε εργολάβο που προσλαμβάνει. Μόλις το συμπληρώσει ο ανάδοχος και το επιστρέψει στην εταιρεία, διατηρείται στο σύστημα αρχείων της εταιρείας. Εάν ο ανάδοχος μετακομίσει ή αντιμετωπίσει άλλες αλλαγές, συμπεριλαμβανομένης της αλλαγής της επωνυμίας της επιχείρησης, υποτίθεται ότι θα ολοκληρώσει ένα νέο W-9.
Εάν το άτομο που χρησιμοποιεί το έντυπο W-9 είναι ανεξάρτητος εργολάβος ή ελεύθερος επαγγελματίας, η δουλειά του είναι να συμπληρώσει το έντυπο, να το υπογράψει και να το χρονολογήσει και να το επιστρέψει στην εταιρεία που το ζήτησε. Αυτό περιλαμβάνει την παροχή του πλήρους ονόματός του όπως αναγράφεται στη φορολογική του δήλωση και της επίσημης επωνυμίας του, εάν το χρησιμοποιεί. Ο ανεξάρτητος ανάδοχος πρέπει επίσης να επιλέξει τον τύπο της επιχείρησής του. Για παράδειγμα, ένα άτομο που είναι ο μοναδικός ιδιοκτήτης της επιχείρησής του ή ένας μοναχικός ελεύθερος επαγγελματίας συνήθως τσεκάρει το κουτί ιδιώτη/ατομικού επαγγελματία. Υπάρχουν επίσης πλαίσια ελέγχου για εταιρείες, συνεταιρισμούς και εταιρείες περιορισμένης ευθύνης.
Στη συνέχεια, ο ανάδοχος παρέχει την πλήρη διεύθυνση και τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισής του. Εάν έχει Αριθμό Αναγνώρισης Εργοδότη (EIN), μπορεί να τον δώσει αντί για αριθμό κοινωνικής ασφάλισης. Εάν το άτομο εξαιρείται από την εφεδρική παρακράτηση, θα επιλέξει επίσης το πλαίσιο με την ένδειξη “Εξαιρούμενος Δικαιούχος πληρωμής”.
Το επόμενο βήμα για τη συμπλήρωση της φόρμας W-9 είναι η υπογραφή της. Όταν ένα άτομο υπογράφει αυτό το έντυπο, πιστοποιεί ότι δεν υπόκειται σε εφεδρική παρακράτηση. Εάν ένα άτομο υπόκειται σε εφεδρική παρακράτηση, η εταιρεία που του καταβάλλει χρήματα παρακρατεί το 28 τοις εκατό των χρημάτων του για λογαριασμό της IRS. Αυτό μπορεί να συμβεί εάν υπάρχει ασυμφωνία μεταξύ των πληροφοριών που παρέχονται στη φόρμα και των αρχείων που έχει η IRS. Ένα άτομο μπορεί επίσης να έχει παρακράτηση χρημάτων εάν οφείλει αναδρομικούς φόρους και έχει ειδοποιηθεί ότι υπόκειται σε εφεδρική παρακράτηση.